HR-Teams können den Status der Entities (Pending oder Completed) eigenständig einsehen, erforderliche Details ausfüllen und bestehende Entity-Informationen jederzeit aktualisieren. Die Plattform passt sich dynamisch an und zeigt genau die Informationen an, die basierend auf dem Land der Entity und Ihrem spezifischen Setup für die Reiseabwicklung benötigt werden.
Wer hat Zugriff: HR-Admins
Bevor Sie beginnen
Erforderliche Berechtigungen: Sie benötigen HR-Admin-Zugriff (oder eine gleichwertige Rolle mit Berechtigungen zur Verwaltung der Company Settings).
Voraussetzungen: Die Entities Ihres Unternehmens müssen bereits im WorkFlex-System angelegt sein.
Einschränkung bei Virtual Tenants: Wenn Ihr Unternehmen Virtual Tenants nutzt, wird Ihre Ansicht automatisch gefiltert. Sie sehen nur die Entities, die Ihrem spezifischen User zugewiesen sind.
Wie es funktioniert
Die Entity Management-Seite listet alle registrierten Entities für Ihr Unternehmen sowie deren aktuellen Status auf. Wenn Sie eine Entity auswählen, wird automatisch ein individuell angepasster Fragebogen angezeigt. Die Pflichtfelder ändern sich je nachdem, in welchem Land sich die Entity befindet und wie die Reiseabwicklung für diese Region konfiguriert ist. Für komplexere Regionen sind hilfreiche Artikel direkt im Fragebogen verlinkt, die Sie durch die nächsten Schritte führen.
Schritte zur Verwaltung von Entity-Details
Loggen Sie sich in Ihr WorkFlex-Konto ein.
Navigieren Sie im Hauptmenü zu den Einstellungen.
Wählen Sie den Reiter Entitätenverwaltung.
Überprüfen Sie die Liste Ihrer Entitäten und kontrollieren Sie ihren aktuellen Status (Pending oder Completed).
Klicken Sie auf eine bestimmte Entität, um deren Details und den Fragebogen zu öffnen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. (Hinweis: Die angezeigten Fragen sind speziell auf das Land und das Setup dieser Entität zugeschnitten).
Falls verfügbar, lesen Sie sich die unten auf der Seite verlinkten Help Center-Artikel durch, um länderspezifische Anleitungen oder die nächsten Schritte zu erfahren.
Klicken Sie auf Save (Speichern), um die Entity-Details zu übermitteln.
Erwartetes Ergebnis
Sobald Sie alle Pflichtfelder erfolgreich ausgefüllt und Ihre Änderungen gespeichert haben, aktualisiert sich der Status der Entität auf der Hauptseite des Entitätenverwaltung sofort von Pending auf Completed. Dies zeigt an, dass die Entität vollständig konfiguriert und bereit für die rechtskonforme Reiseabwicklung ist.
Bestehende Entity-Details bearbeiten
Entity-Details sind nach dem Speichern nicht gesperrt. Wenn sich die Adresse oder ein anderes Feld einer Entität ändert, können Sie diese Angaben selbst direkt in der Plattform aktualisieren – eine Kontaktaufnahme mit Ihrem Customer Success Manager ist nicht erforderlich.
Navigieren Sie zu den Einstellungen und wählen Sie den Reiter Entitätenverwaltung.
Klicken Sie auf die Entität, die Sie aktualisieren möchten. Dies funktioniert sowohl bei Entitäten mit dem Status Pending als auch Completed.
Ändern Sie ein beliebiges Feld im Fragebogen.
Klicken Sie auf Save (Speichern).
Ihre Änderungen werden sofort übernommen und für alle künftigen Reiseprüfungen dieser Entität verwendet.
Filtern und Exportieren
Um Ihnen die Verwaltung einer großen Anzahl von Entities zu erleichtern, können Sie Ihre Liste nach bestimmten Kriterien (Name, Land oder Status) filtern und die Daten für Ihre bestehenden Mitarbeiter-Entitäten in ein herunterladbares Format exportieren.
