Das Risiko einer Betriebsstätte wird häufig als Grund genannt, Workations in ausländischen Büros einzuschränken. Auch wenn dieses Risiko möglicherweise nicht erheblich ist, besteht es dennoch (insbesondere abhängig von der Aufenthaltsdauer, der Rolle der Mitarbeitenden und dem Zielland). Hier ist der Grund dafür:

Je nach den örtlichen Vorschriften und den spezifischen Aufgaben der Mitarbeitenden könnten Steuerbehörden dies als Problem betrachten, da das lokale Büro ein fester Geschäftsort ist, von dem aus das Geschäft eines Unternehmens ganz oder teilweise innerhalb verbundener Unternehmen betrieben wird. Die Existenz einer lokalen Gesellschaft eliminiert das Risiko, eine weitere Betriebsstätte zu schaffen, nicht.

Abgesehen vom PE-Risiko besteht das Hauptproblem in der Anwendbarkeit lokaler Arbeitsgesetze.

Beispielsweise könnten örtliche Arbeitsinspektoren, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus Deutschland physisch in einem spanischen Büro arbeitet, hinterfragen, was der geschäftliche Grund für ihre Anwesenheit im Büro ist, und dies eventuell als örtliche Beschäftigung und nicht als temporären Besuch interpretieren. Dieser Status als „lokaler Mitarbeitender“ kann zusätzliche Compliance-Prüfungen auslösen und sogar potenziell zu Bußgeldern führen. Man könnte es mit einem lokalen Freund vergleichen, der dort zu Besuch ist.

Im selben Szenario könnte ein deutscher Mitarbeitender, der in einem Büro in Spanien arbeitet und Tätigkeiten ausführt, die als lokal angesehen werden könnten, von spanischen Arbeitsinspektoren als „Mitarbeitende*r“ gemäß spanischem Arbeitsrecht betrachtet werden. Dies könnte zu folgenden Konsequenzen führen:

Im Falle einer Prüfung oder Inspektion könnte der Mitarbeitende verpflichtet sein, die lokalen Arbeitsbedingungen, Mindestlohngesetze und sogar Sozialversicherungsbeiträge einzuhalten. Diese Regelungen gelten unabhängig davon, ob das Unternehmen vorgesehen hat, dass sie unter spanischen Arbeitsbedingungen arbeiten.

Es besteht außerdem das Risiko, dass Mitarbeitende Rechte gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen geltend machen, was zusätzliche Verpflichtungen für den Arbeitgeber schaffen kann.

Angesichts dieser Risiken ist es verständlich, dass WorkFlex zur Vorsicht rät. Auch wenn das PE-Risiko möglicherweise nicht erheblich ist, kann die Komplexität rund um lokale Arbeitsgesetze Unternehmen Inspektionen und möglichen arbeits- und steuerrechtlichen Sanktionen aussetzen. Mit dem zunehmenden Fokus auf globale Compliance für Remote-Arbeit wird dieses Risiko in Inspektionen immer auffälliger.

Im Wesentlichen mag PE an sich kein großes Risiko darstellen, aber die Überschneidung mit lokalen Arbeitsgesetzen und potenziellen Inspektionen macht es riskant, Workations in Bürosettings ohne geeignete Vorsichtsmaßnahmen zuzulassen. Durch die Nutzung von WorkFlex und die Information Ihrer Mitarbeitenden über potenzielle Compliance-Risiken können Sie unerwarteten Komplikationen proaktiv entgegenwirken.

Wenn Sie sich entscheiden, während einer Workation ein Unternehmensbüro zu besuchen, folgen Sie diesen Schritten, um die Compliance aufrechtzuerhalten:

Co-Working Spaces haben in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen.

Selbst wenn Ihre Reise vollständig compliant ist, könnte dies zu Korrespondenz mit den lokalen Behörden führen, da Co-Working Spaces regelmäßig überprüft werden. Wenn Sie dennoch einen Co-Working Space nutzen möchten, wählen Sie bitte diese Option im Fragebogen zu Ihrem Arbeitsort aus.

Ein Hotel oder Airbnb ist wahrscheinlich der sicherste und ungestörteste Arbeitsplatz während Ihrer Workation. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie über eine stabile Internetverbindung und einen guten Arbeitsplatz verfügen (ausreichend großer Schreibtisch oder Esstisch; Stuhl usw.).

Wir alle kennen die Bilder von Menschen mit Laptops in Cafés – aber bedenken Sie, dass dies nur eine kurzfristige Lösung sein kann. Cafés können laut sein, andere können Ihren Bildschirm einsehen und das Internet kann aufgrund vieler Handys (und möglicherweise anderer arbeitender Personen) instabil sein.