Als HR-Admin erhalten Sie jedes Mal eine Compliance-Zusammenfassung per E-Mail, wenn ein Mitarbeitender eine Geschäftsreise über WorkFlex einreicht. Diese Benachrichtigungen sind zwar wichtig, können jedoch – insbesondere in größeren Organisationen – Ihren Posteingang schnell füllen.
Damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt und Sie keine Reisen übersehen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, empfehlen wir Ihnen, in Outlook Regeln einzurichten, die diese E-Mails automatisch in einen dedizierten Ordner verschieben.
Regeln in Outlook erstellen
In Outlook können Sie automatische Regeln basierend auf Betreffzeilen, Absendern, Schlüsselwörtern und mehr einrichten. Microsoft stellt hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit:
🔗 Regeln in Outlook einrichten
Nach Reisestatus filtern
WorkFlex-Reisebenachrichtigungs-E-Mails enthalten Schlüsselwörter in der Betreffzeile, die den Status einer Anfrage angeben. Anhand dieser können Sie die E-Mails entsprechend filtern:
Um Reisen zu filtern, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, achten Sie auf das Wort „Action" in der Betreffzeile.
Um normale Fälle zu filtern, achten Sie auf das Wort „Completion".
So können Sie risikoreiche oder zeitkritische Fälle priorisieren, während alle anderen Benachrichtigungen übersichtlich gespeichert bleiben.
E-Mails in einen dedizierten Ordner verschieben
Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie Sie alle WorkFlex-Benachrichtigungen aus Ihrem Posteingang in einen Ordner Ihrer Wahl verschieben können:
Nachdem Sie Ihre Regel erstellt haben, fordert Outlook Sie auf, die Regel sofort auszuführen. Wir empfehlen, dieses Kästchen zu aktivieren, damit alle bereits vorhandenen E-Mails, die der Regel entsprechen, sofort verschoben werden.
Behalten Sie einen übersichtlichen und fokussierten Posteingang
Mit diesen Regeln bleibt Ihr Posteingang strukturiert und überschaubar. Vor allem aber verpassen Sie nie eine Reise, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Hinweis: Die Standard-Betreffzeile von WorkFlex-E-Mails enthält „Action" oder „Completion". Wenn Ihre Organisation WorkFlex-E-Mails anpasst – einschließlich der Betreffzeile –, müssen Sie Ihre Regeln entsprechend anpassen.