1. Buchungsbestätigungen per E-Mail an WorkFlex weiterleiten (empfohlen) 📩
Hier gibt es zwei Wege, wie Du Bestätigungsmails automatisch an WorkFlex weiterleiten kannst:
Option 1: Wir stellen Dir eine eigene WorkFlex-Mailadresse zur Verfügung (z. B. [email protected]), die Du einfach ins CC-Feld der Buchungsbestätigung einfügst. Die Daten werden dann automatisch an unsere Plattform weitergeleitet und dort verarbeitet. So können wir die Reise prüfen und gegebenenfalls die notwendigen Compliance-Checks auslösen.
Die Einrichtung erfolgt über Deine Customer Success Managerin bzw. Deinen Customer Success Manager bei SAP Concur, da diese Funktion nicht direkt in den Concur-Einstellungen verfügbar ist.
Option 2: Da SAP Concur technisch limitiert ist, was die Anzahl der E-Mail-Adressen im CC-Feld angeht, kann es sein, dass Du dieses Feld bereits anderweitig nutzt.
In dem Fall kannst Du eine automatische Weiterleitung einrichten: Die Bestätigung wird zunächst an Deine bestehende Adresse geschickt und von dort automatisch an die WorkFlex-Adresse weitergeleitet.
Alternativ kannst Du auch den Ablauf umdrehen – d. h. die WorkFlex-Adresse in SAP Concur hinterlegen und von dort aus die E-Mails an Deine interne Mailbox weiterleiten.
2. SAP Concur Web Services Modul 🔗
Falls Du das Web Services Modul bei SAP Concur bereits nutzt, kann unser Entwicklerteam gemeinsam mit Dir eine kleine Middleware aufsetzen, die alle relevanten Reisedaten extrahiert und über unsere Open API an WorkFlex sendet.
Da diese Option etwas technisches Setup auf Deiner Seite erfordert, ist es wichtig, dass wir das frühzeitig im Onboarding besprechen, damit alles rechtzeitig einsatzbereit ist.
Weitere Informationen zur Open API findest Du in unserer Dokumentation.
3. Drittanbieter-Reisebüros
Viele Unternehmen nutzen bei SAP Concur zusätzlich externe Reisebüros wie z. B. AMEX GBT für die Buchungen. In diesem Fall ist es sinnvoll, direkt auf das jeweilige Reisebüro zuzugehen und die Details zu besprechen – insbesondere Option 1. Das Reisebüro kann dann die spezielle WorkFlex-Mailadresse in das Buchungstool integrieren, sodass die Daten direkt an uns weitergeleitet werden können.
4. Weiterleitung der Buchungsbestätigungen aus dem Posteingang der Mitarbeitenden 📧
Wenn keine der oben genannten Optionen für Dich infrage kommt, ist auch eine automatische oder manuelle Weiterleitung aus dem Posteingang der Mitarbeitenden möglich.
Du kannst beispielsweise eine interne Regelung treffen, dass Mitarbeitende jede SAP-Concur-Buchungsbestätigung manuell an die WorkFlex-Mailadresse weiterleiten.
Alternativ kannst Du auch festlegen, dass alle Mitarbeitenden eine automatische Weiterleitung einrichten. Das dauert nur wenige Minuten, erfordert aber einen kleinen initialen Aufwand je Person.
Für einige E-Mail-Dienste (z. B. Microsoft Exchange) ist es auch möglich, eine zentrale Weiterleitungsregel zu erstellen. Damit würden alle Buchungsbestätigungen automatisch an WorkFlex weitergeleitet – ganz ohne Zutun der Mitarbeitenden.
So richtest Du eine automatische E-Mail-Weiterleitung ein 📨
Stell Dir die Weiterleitung wie einen Postboten vor, der Briefe direkt an eine andere Adresse zustellt – ohne dass Du selbst etwas tun musst. Genau so funktioniert E-Mail-Weiterleitung.
Da jeder E-Mail-Dienst (Gmail, Outlook, Yahoo usw.) etwas anders funktioniert, hier ein allgemeiner Ablauf:
Einstellungen öffnen
Geh in Dein E-Mail-Postfach (z. B. Gmail oder Outlook)
Klicke auf „Einstellungen“ (meistens ein kleines Zahnrad ⚙️)Regeln oder Filter suchen
Schau nach Bereichen wie „Regeln“, „Filter“ oder „Weiterleitung“Neue Regel erstellen
Klicke auf „Neue Regel erstellen“ oder „Neuen Filter“
Lege fest, welche E-Mails weitergeleitet werden sollen – z. B. mit einem bestimmten Absender oder Stichwort im BetreffWeiterleitungsadresse eintragen
Gib die Zieladresse ein – also z. B. [email protected]
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