1. Warum ist für einen A1-Antrag eine RED-Autorisierung erforderlich und warum reicht eine Vollmacht (PoA) nicht aus?
Zunächst ist es wichtig, zwischen A1-Bescheinigungen und Certificates of Coverage (CoC) zu unterscheiden, da es sich um zwei unterschiedliche Verfahren handelt.
A1-Anträge müssen ausschließlich über die spanische Sozialversicherungsplattform RED eingereicht werden. Früher konnten A1- und CoC-Anträge im Rahmen eines anderen Verfahrens gemeinsam bearbeitet werden - dies ist jedoch nicht mehr möglich.
Heute ist für die Einreichung von A1-Anträgen zwingend ein Zugang zur RED-Plattform als autorisierter Nutzer (sekundäre RED-Autorisierung) erforderlich.
Eine Vollmacht (Power of Attorney, PoA) allein ist für die Bearbeitung von A1-Anträgen nicht mehr ausreichend.
Anders verhält es sich, wenn das Zielland ein Drittstaat ist, mit dem ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen besteht. In diesen Fällen können Certificates of Coverage weiterhin ohne RED-Zugang gemäß dem geltenden Verfahren beantragt werden.
2. Unser aktueller Haupt-RED-Inhaber möchte keine sekundäre RED-Autorisierung an WorkFlex erteilen. Welche Optionen gibt es?
Falls Ihr derzeitiger Haupt-RED-Inhaber keine sekundäre Autorisierung erteilt, gilt Folgendes:
Certificates of Coverage (CoC) können weiterhin beantragt werden.
A1-Anträge können jedoch ohne RED-Zugang nicht bearbeitet werden.
Es bestehen verschiedene Lösungsansätze. Wir empfehlen, gemeinsam mit Ihrem aktuellen Dienstleister sowie intern alle Optionen sorgfältig zu prüfen. Dazu zählen beispielsweise:
Ihr bisheriger Dienstleister behält die Verantwortung für die A1-Bearbeitung.
Ihr Unternehmen übernimmt die Funktion des Haupt-RED-Autorisierten und erteilt anschließend eine sekundäre RED-Autorisierung für die Verwaltung der A1-Anträge.
Bitte beachten Sie: Die Rolle des Haupt-RED-Autorisierten umfasst umfassende Verantwortlichkeiten, darunter:
An- und Abmeldungen bei der Sozialversicherung
Verwaltung und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Gerne unterstützen wir Sie bei der Bewertung der für Ihr Unternehmen passenden Struktur.
3. Wir haben WorkFlex eine sekundäre RED-Autorisierung erteilt. Wann wird der Zugang aktiv?
Sobald die Autorisierung korrekt eingereicht wurde, wird der Zugang in der Regel innerhalb von etwa 24 Stunden aktiviert.
4. Wir wurden wegen zusätzlicher Informationen kontaktiert, da der A1-Antrag nicht bearbeitet werden konnte. Woran liegt das?
In einigen Fällen kann ein A1-Antrag nicht eingereicht werden, weil die im System hinterlegte Identifikationsnummer nicht mit der Nummer übereinstimmt, die mit der spanischen Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters verknüpft ist. Betroffen sind hiervon in der Praxis hauptsächlich nicht-spanische Mitarbeitende.
Spanische Staatsangehörige verwenden ihre DNI, die korrekt mit der Sozialversicherungsnummer verknüpft ist. Hier treten in der Regel keine Probleme auf.
Bei nicht-spanischen Mitarbeitenden ist die Sozialversicherungsnummer häufig mit der NIE (Número de Identidad de Extranjero) und nicht mit der Passnummer verknüpft.
Wurde eine Person ursprünglich mit einer NIE registriert, im System ist jedoch nur die Passnummer hinterlegt, kann der A1-Antrag nicht verarbeitet werden. In diesem Fall benötigen wir die entsprechende NIE.
Die NIE sollte im Mitarbeiterprofil im Feld „Pass oder NIE“ hinterlegt werden. Ist dort aktuell die Passnummer eingetragen, kann diese durch die NIE ersetzt werden. Bitte informieren Sie uns nach der Aktualisierung, damit wir den Antrag weiter bearbeiten können.
Für zukünftige Fälle empfehlen wir sicherzustellen, dass die im System verwendete Identifikationsnummer mit der bei der Sozialversicherung hinterlegten Nummer übereinstimmt. In vielen Fällen ist dies die NIE.
Sollten wir bei der Antragstellung auf dieses Problem stoßen, setzen wir uns direkt mit Ihnen in Verbindung.
5. Können A1-Bescheinigungen in Spanien rückwirkend beantragt werden?
Ja, A1-Bescheinigungen können grundsätzlich rückwirkend beantragt werden. Es besteht keine gesetzlich festgelegte, strenge Frist.
Allerdings kann bei Anträgen für Zeiträume, die mehr als drei Monate zurückliegen, eine intensivere Prüfung durch die Behörden erfolgen. In solchen Fällen können zusätzliche Unterlagen angefordert werden, die erklären, warum die Bescheinigung nicht rechtzeitig beantragt wurde.
Beispiele für unterstützende Nachweise sind:
Flugtickets
Einladungsschreiben des aufnehmenden Unternehmens
Dienstreisebestätigungen
Weitere Dokumente, die die geschäftliche Tätigkeit und den Zeitraum belegen
Auch wenn rückwirkende Anträge möglich sind, empfehlen wir dringend, Dienstreisen frühzeitig im System zu erfassen, sodass A1-Anträge - sofern möglich - vor Reisebeginn gestellt werden.
Für weitere Informationen zum A1- und CoC-Verfahren für Spanien klicken Sie hier.