Bei WorkFlex möchten wir den Reise- und Compliance-Prozess für Ihre Mitarbeitenden vereinfachen. Obwohl wir einige Integrationsfunktionen mit Personio anbieten, ist es wichtig, den Umfang der Möglichkeiten zu klären und zusätzlich ein paar weitere Anpassungsoptionen aufzuzeigen.
Verfügbare Integrationsoptionen:
HRIS-Integration:
Wir haben eine Integration mit Personio, die es ermöglicht, Daten von Personio zu WorkFlex zu übertragen. Dies stellt eine reibungslose Kommunikation zwischen beiden Systemen zur nahtlosen Verwaltung von Mitarbeiterdaten sicher (weitere Informationen hier).
OpenAPI-Integration:
Unsere OpenAPI ermöglicht es, Daten von WorkFlex an Personio zu senden. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Integration technische Unterstützung von Ihrer Seite erfordert (fragen Sie Ihren CSM nach weiteren Informationen).
Einrichten einer Verknüpfung innerhalb von Personio:
Wenn Sie es Ihren Mitarbeitenden erleichtern möchten, auf WorkFlex zuzugreifen, können Sie eine Verknüpfung zur Plattform direkt auf der Startseite von Personio einrichten.
Gehen Sie zu Einstellungen in Personio.
Navigieren Sie zu Startseiten-Verknüpfungen.
Fügen Sie eine neue Verknüpfung hinzu und verlinken Sie sie mit WorkFlex. Dadurch erhalten Ihre Mitarbeitenden einen schnellen Zugriff auf WorkFlex von ihrer Personio-Startseite aus.
Einrichten eines benutzerdefinierten Workflows für Reiseanträge:
Sie können auch einen Workflow innerhalb von Personio erstellen, der es Mitarbeitenden ermöglicht, Workations oder Geschäftsreisen zu beantragen. Um jedoch eine ordnungsgemäße Integration mit WorkFlex sicherzustellen, sollte der Workflow eine Folgeaufgabe enthalten, die Mitarbeitende dazu auffordert, ihren Reiseantrag in WorkFlex einzureichen.
Gehen Sie zu Einstellungen in Personio.
Navigieren Sie zu Benutzerdefinierte Workflows.
Erstellen Sie einen neuen Workflow für Geschäftsreisen und Workations.
Stellen Sie im Workflow sicher, dass eine Aufgabe enthalten ist, die Mitarbeitenden die Aktion zuweist, die Reise innerhalb von WorkFlex zu beantragen.
Einschränkungen der Integrationsmöglichkeiten
Auch wenn diese Integrationen einige Prozesse optimieren, ist es wichtig, die Erwartungen richtig zu setzen. Es ist nicht möglich, den gesamten Mitarbeitenden-Workflow innerhalb von Personio zu verwalten. WorkFlex bietet spezifische Funktionalitäten, die nicht vollständig in Personio abgebildet werden können:
Risikobewertung: WorkFlex benötigt zusätzliche Informationen zur Bewertung von Reiserisiken und zur Umsetzung von Minderungsmaßnahmen, was nicht allein in Personio erfolgen kann.
Rückfragen: In einigen Fällen muss WorkFlex Rückfragen an Mitarbeitende zu ihren Reisen senden, was außerhalb des Personio-Funktionsumfangs liegt.
Genehmigungsprozesse: WorkFlex muss Genehmigungsprozesse auf Grundlage von Ergebnissen einrichten (z. B. Einbindung der HR bei Hochrisikofällen). Diese Genehmigungsprozesse sind in Personio nicht konfigurierbar.
Bescheinigungen: WorkFlex übernimmt das Versenden notwendiger Bescheinigungen (wie A1-Bescheinigungen) an Mitarbeitende, was ebenfalls nicht im Funktionsumfang von Personio liegt.