Schritt 1A: Bereite dein Intranet vor – Geschäftsreisen, Workations & rechtliche Compliance mit WorkFlex
Stelle sicher, dass alle Informationen, die deine Mitarbeitenden benötigen, an einem zentralen Ort gesammelt und für alle leicht zugänglich sind. Dazu gehören:
Definitionen
Was ist eine Workation?
Erkläre unbedingt, was WorkFlex bzw. eine Workation ist. Hier ist eine kurze Beschreibung:
WorkFlexing bedeutet, dass du für deinen Arbeitgeber aus dem Ausland arbeitest – oft wird das auch als Workation bezeichnet. Wichtig: Das gilt nicht für Geschäftsreisen oder dauerhafte Auslandsumzüge. Während einer Workation ist deine Reise rein privat und nicht geschäftlich motiviert.
Während du im Ausland bist, arbeitest du weiterhin für deinen Arbeitgeber im Heimatland – also in deinem Beschäftigungsland. Du solltest dort steuer- und sozialversicherungspflichtig bleiben, und auch die Arbeitsgesetze deines Heimatlands gelten weiterhin für deinen Arbeitsvertrag.
Was ist Geschäftsreisen?
Erkläre auch, wann eine Reise als Geschäftsreise gilt. Hier ist eine kurze Beschreibung:
Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn du von deinem Arbeitgeber ins Ausland geschickt wirst, um:
einen Kunden zu besuchen
Arbeiten an einem anderen Unternehmensstandort durchzuführen
Arbeiten direkt beim Kunden vor Ort zu erledigen
an einer Konferenz, Messe, einem Workshop oder Training teilzunehmen
an einem Offsite-Event deines Unternehmens teilzunehmen
Wenn du aus einem dieser Gründe außerhalb deines Beschäftigungslandes reist, können Compliance-Risiken entstehen, die beachtet werden müssen. Genau hier unterstützt uns WorkFlex.
Warum WorkFlex?
WorkFlex vereinfacht die Verwaltung von vorübergehender Arbeit im Ausland oder Geschäftsreisen. Unsere Plattform stellt die Einhaltung der folgenden zentralen Bereiche sicher:
Risiken einer festen Betriebsstätte
Steuerpflichten aus Beschäftigung
Sozialversicherungsabdeckung
Anforderungen des Arbeitsrechts
Arbeitserlaubnis im Zielland
Mit WorkFlex können Mitarbeiter Workations oder Geschäftsreisen sicher durchführen, während Arbeitgeber Compliance-Risiken minimieren.
Warum sollte WorkFlex ein fester Bestandteil Ihres Prozesses sein?
Um Mitarbeiter und das Unternehmen zu schützen, sollte WorkFlex verpflichtend genutzt werden, um:
Nichteinhaltung von Beschäftigungs- und Unternehmensrichtlinien zu vermeiden, die zu Abmahnungen oder Kündigung führen könnten.
Finanzielle Haftungen für Unternehmens- oder Beschäftigungssteuerprobleme zu verhindern.
Strafen oder Bußgelder wegen Nichteinhaltung der Sozialversicherungsvorschriften zu vermeiden, die langwierige Prozesse und Ressourcenverluste verursachen könnten.
Zu verhindern, dass ein Land wegen illegaler Arbeit eine Einreisesperre verhängt, die zu mehrjährigen Verboten oder sogar Haft führen könnte.
PWD: No-Risk-Abdeckung und Vorlaufzeiten
Das gilt für alle EU-Geschäftsreisen und Workations nach Belgien.
Schritt 1B: Bereite dein Intranet vor – die WorkFlex-Plattform verstehen
Workation-Genehmigung-Workflow und Risikobewertung
Um mehr Transparenz beim Genehmigungsprozess von Workation-Anträgen zu schaffen, kannst du das Workflow-Diagramm unten verwenden.
Risikobewertungen sind Teil des Workation-Genehmigungsprozesses und dienen dazu, das Compliance-Risiko einer bestimmten Workation-Anfrage zu bewerten. Das Ergebnis einer Risikobewertung wird durch verschiedene Risikodimensionen beeinflusst, die wir bei der Analyse berücksichtigen. Mehr über Risikobewertungen, ihre Ergebnisse und deren Auswirkungen erfährst du in folgendem Artikel:
Geschäftsreise-Workflow und Compliance Status
Um die Transparenz im Geschäftsreiseprozess zu erhöhen, können Sie dieses Workflow-Diagramm verwenden.
Geschäftsreiseanträge werden nach dem Absenden von der WorkFlex-Engine verarbeitet. Anschließend werden unterschiedliche Compliance-Status angezeigt, die möglicherweise deine Aufmerksamkeit erfordern oder das Hochladen zusätzlicher Dokumente notwendig machen.
Es ist wichtig, die Bedeutung der einzelnen Status zu verstehen, um eine rechtzeitige Bearbeitung deines Antrags sicherzustellen.
Mehr über die verschiedenen Status deiner Geschäftsreiseanfrage findest du im folgenden Artikel:
Nützliche Click-Guides und Video-Tutorials
Um WorkFlex optimal zu nutzen, sehen Sie sich unsere hilfreichen Artikel und Tutorials im Help Center an. Wichtige Ressourcen umfassen:
Wie Sie eine Workation oder Geschäftsreise beantragen
Diese Ressourcen ermöglichen es Mitarbeitern, die Plattform effektiv zu nutzen und wiederkehrende Fragen zu reduzieren.
Datenschutz und Sicherheit – Checkliste für Arbeitgeber
HR-Administratoren sollten die Checkliste für Datenschutz und Sicherheit überprüfen, um bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten die Einhaltung sicherzustellen.
Schritt 2: Vorbereitung für den Start von WorkFlex
Manager vor dem Start informieren
Wenn Manager als Genehmiger auf der WorkFlex-Plattform fungieren, informieren Sie sie mindestens 3 Tage vor dem Start. Verwenden Sie unsere E-Mail-Vorlage, um sicherzustellen, dass Manager ihre Rollen im Prozess verstehen.
Q&A-Meeting für Manager abhalten (optional)
Für Manager, die stark in Genehmigungen eingebunden sind, ziehen Sie ein Q&A-Meeting in Betracht. Stellen Sie die Plattform vor, erklären Sie die Richtlinien für das Arbeiten aus dem Ausland und beantworten Sie Fragen. Ihr dedizierter WorkFlex Customer Success Manager kann dieses Meeting unterstützen.
WorkFlex in einem All-Hands-Meeting anteasern
Nutzen Sie ein All-Hands-Meeting, um WorkFlex kurz vorzustellen. Bereiten Sie die Mitarbeiter auf kommende Einladungen zur Plattform und eine Infoveranstaltung vor.
WorkFlex in einem unternehmensweiten Meeting ankündigen
Teilen Sie die großartige Neuigkeit mit der gesamten Firma in einem eigenen Meeting. Best Practices umfassen:
Die Einführung des Vorteils und der Richtlinien durch das Top-Management.
Eine Live-Präsentation der Plattform durch einen WorkFlex-Berater.
Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter in Echtzeit Fragen stellen.
Profi-Tipp: Nehmen Sie die Sitzung auf und laden Sie sie anschließend in Ihr Intranet hoch. Verwenden Sie unsere Präsentations- und E-Mail-Vorlagen zur Vorbereitung.
WorkFlex optimiert die Einhaltung von Vorschriften, vereinfacht Prozesse und ermöglicht sichere und flexible Arbeitsmöglichkeiten im Ausland für Ihre Mitarbeiter. Für weitere Unterstützung sehen Sie sich unser Help Center an oder kontaktieren Sie unser Team!