In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Workation-Reiseanfragen in WorkFlex verwalten kannst, einschließlich der Optionen zum Umplanen, Bearbeiten, Duplizieren und Stornieren deiner Anfrage.
Für ausstehende Reisen
Solange sich deine Reise im Status „Ausstehend“ befindet (noch nicht vollständig genehmigt), kannst du Änderungen an deiner Anfrage vornehmen, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Du kannst folgende Änderungen vornehmen:
Reise umplanen:
Gehe auf die Seite mit den Reisedetails und klicke auf die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte oben rechts).
Wähle Umplanen aus.
Wähle die neuen Reisedaten aus (das Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen, nicht in der Vergangenheit).
Nach der Auswahl der Daten siehst du einen Vergleich zwischen den aktuellen und den neuen Reisedaten.
Klicke auf Anfrage aktualisieren, um zu bestätigen.
Die aktuelle Reise wird gelöscht und eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID wird erstellt. Der Genehmigungsprozess beginnt erneut, aber es fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Anfrage bearbeiten:
Gehe auf die Seite mit den Reisedetails und klicke auf die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte oben rechts).
Wähle Anfrage bearbeiten.
Nimm alle notwendigen Änderungen an der Anfrage vor.
Klicke nach den Änderungen auf Absenden.
Die aktuelle Reise wird gelöscht und eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID wird erstellt. Der Genehmigungsprozess startet neu, aber es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Anfrage stornieren:
Gehe auf die Seite mit den Reisedetails und klicke auf die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte oben rechts).
Wähle Anfrage stornieren.
Bestätige deine Auswahl.
Die Reise wird storniert, und es werden keine Kosten für ausstehende Reisen berechnet.
Reise duplizieren (unabhängig vom Status)
Für Mitarbeitende, die häufig dieselbe Workation unternehmen, ermöglicht WorkFlex eine vereinfachte Abwicklung durch Duplizieren von Reisen. So funktioniert’s:
Klicke auf die Reiseanfrage, die du duplizieren möchtest.
Klicke im Menü „Aktionen“ auf „Duplizieren“.
Du wirst zur Seite zur Reiseeinreichung weitergeleitet.
Gib deine neuen Reisedaten ein und folge dem Prozess, um die Anfrage einzureichen.
Alle Informationen der vorherigen Reise werden vorausgefüllt, du kannst jedoch Änderungen vor dem Absenden vornehmen.
Die neue Anfrage erstellt eine neue Reise, während die alte Reise unverändert bleibt. Wenn beide Reisen genehmigt werden, werden auch beide berechnet.
Für vollständig genehmigte Reisen
Sobald deine Reise vollständig genehmigt ist, sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich.
Umplanen oder Bearbeiten: Du kannst die Anfrage nicht mehr umplanen oder bearbeiten. In diesem Fall musst du dich an deine HR-Admin wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.
Anfrage stornieren:
Wenn die Reise noch in der Zukunft liegt, hast du die Möglichkeit, die Anfrage zu stornieren.
Bitte beachte, dass auch bei einer Stornierung Kosten für vollständig genehmigte Reisen anfallen.
Reise liegt in der Vergangenheit oder hat bereits begonnen: Du kannst die Anfrage nicht mehr stornieren oder Änderungen vornehmen. In diesen Fällen musst du dich an deine HR-Admin wenden, um Unterstützung zu erhalten.