In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Workation-Reiseanfragen deiner Mitarbeitenden in WorkFlex verwalten kannst, einschließlich des Umplanens, Reduzierens der Arbeitstage, Bearbeitens, Stornierens oder Duplizierens von Anfragen.
Verwaltung ausstehender Reiseanfragen
Mitarbeitende können ihre Reise selbstständig bearbeiten, umplanen, duplizieren oder stornieren, solange sie sich im ausstehenden Status befindet.
Als HR-Admin kannst du dieselben Aktionen im Namen der Mitarbeitenden ausführen, indem du dem Mitarbeitenden-Leitfaden folgst (Link zum entsprechenden Helpcenter-Artikel).
Verwaltung genehmigter Reiseanfragen
Sobald eine Reise vollständig genehmigt wurde, stehen die folgenden Aktionen ausschließlich HR-Admins zur Verfügung:
1. Reise umplanen
Um das Start- oder Enddatum einer Reise zu ändern:
Gehe zur Detailseite der Reise.
Klicke auf das Aktionsmenü (drei Punkte oben rechts).
Wähle „Reise umplanen oder Anzahl der Arbeitstage reduzieren“.
Wähle die neuen Reisedaten aus (Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen).
Du siehst eine Vergleichsansicht der alten und neuen Daten.
Klicke auf „Anfrage aktualisieren“, um zu bestätigen.
Hinweis: Bereits begonnene Reisen können nicht umgeplant werden. Bitte kontaktiere unser Support-Team, wenn du in solchen Fällen Hilfe benötigst.
Ein Umplanen storniert die aktuelle Reise und erstellt eine neue Reiseanfrage mit einer neuen Anfragen-ID. Der Genehmigungsstatus bleibt erhalten, und neue Credits werden abgerechnet. Ein Hinweis zur ursprünglichen Reise wird angezeigt.
2. 2. Reduzieren der Anzahl der Arbeitstage
Wenn der/die Mitarbeitende früher zurückkehrt oder nicht so viele Tage arbeitet:
Gehe zur Detailseite der Reise.
Klicke auf das Aktionsmenü (drei Punkte oben rechts).
Wähle „Reise umplanen oder Anzahl der Arbeitstage reduzieren“.
Gib eine reduzierte Anzahl an Arbeitstagen ein (muss weniger als ursprünglich genehmigt sein).
Klicke auf „Anfrage aktualisieren“.
Es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Reduzierung der Arbeitstage an.
Pro Tipp: Nutze dies, wenn ein/e Mitarbeitende:r die Workation früher beendet, keine Notwendigkeit, die gesamte Reise neu zu planen.
3. Edit the request
If other trip details need adjusting:
Gehe zur Detailseite der Reise.
Klicke auf „Aktionen“ und dann auf „Anfrage bearbeiten“.
Nimm die notwendigen Änderungen vor und folge dem Prozess bis zum Ende.
Klicke auf „Einreichen“.
Dies storniert die aktuelle Reise und erstellt eine neue Anfrage mit neuer Anfragen-ID. Der Genehmigungsstatus bleibt erhalten, jedoch werden neue Credits abgerechnet. Ein Verweis auf die ursprüngliche Anfrage wird hinzugefügt.
4. Anfrage stornieren
Um eine genehmigte Reise zu stornieren:
Gehe zur Detailseite der Reise.
Klicke auf das Aktionsmenü.
Wähle „Anfrage stornieren“.
Bestätige die Stornierung.
Bitte beachten: Die Stornierung einer genehmigten Reise führt nicht zur Rückerstattung von Credits, da WorkFlex bereits die erforderlichen Compliance-Dokumente ausgestellt hat.
5. Reise duplizieren
Für Mitarbeitende, die regelmäßig vom selben Ort aus arbeiten:
Gehe zur vorherigen Reise in der WorkFlex-Plattform.
Öffne das Aktionsmenü und wähle „Duplizieren“.
Du wirst auf eine neue Seite zur Reiseeinreichung weitergeleitet.
Die Datenfelder sind leer, aber alle anderen Felder sind zur Wiederverwendung vorausgefüllt.
Du kannst Details vor dem Einreichen anpassen.
Die neue Anfrage wird unabhängig von der ursprünglichen erstellt. Wenn beide Reisen genehmigt werden, werden beide abgerechnet.