Schritt 1: Neue Entsendung anfragen
Klicken Sie oben rechts auf den Button „Reise beantragen“ und wählen Sie die Option „Neues Assignment“.
Schritt 2: Start mit dem Assignment Assistant
In diesem Schritt können Sie auswählen, welche Services WorkFlex für Sie übernehmen soll:
Compliance Assessment – umfasst Visa, Arbeitserlaubnis, Steuern, Sozialversicherung, Permanent Establishment, Health & Safety etc.
Beispiel: WorkFlex_ACA_DEMO_Max Mustermann_DE-CN_A-000002 – Kopie (4).pdf
Balance Sheet – enthält Brutto-Netto-Berechnung, Zulagen, Abzüge, Tax Equalizations und Benefits.
Beispiel: DEMO_Max Mustermann_ Balance Sheet_GER-CHINA - 100K.pdf
Cost Projection – zeigt die Gesamtkosten einer internationalen Entsendung (Gehalt, COLA, Wohnen, Steuern, etc.).
Beispiel: DEMO_Max Mustermann_ Cost Projection_GER-CHINA - 100K – Kopie (1) (1).pdf
To-Do-Liste – überführt die Aufgaben aus dem Compliance Assessment in eine umsetzbare HR-Checkliste mit klaren Fristen.
Beispiel: WorkFlex To-Do-List_DEMO_Max Mustermann_DE-CN_A-000002 – Kopie (1).pdf
Wenn Sie sich unsicher sind, wählen Sie rechts die Option „Allgemeine Recherche“.
Es ist möglich, mehrere Optionen gleichzeitig auszuwählen.
Schritt 3: Allgemeine Angaben
Im nächsten Schritt geben Sie die allgemeinen Daten der Entsendung an. Dazu gehören: Zielland, Entität vor Ort, Beginn und Ende der Entsendung, Zweck, Kostenverantwortung, ob die/der Entsandte eine andere Person ersetzt, sowie das Land der Gehaltszahlung.
Am Ende der Seite haben Sie die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen, falls Sie sich bei einer Angabe unsicher sind.
Klicken Sie anschließend unten rechts auf „Weiter“.
Schritt 4: Persönliche Daten
Nun tragen Sie die Daten der/des Entsandten ein. Dazu gehören: Name, Jobtitel im Zielland, Familienstand, ob Kinder unter 25 vorhanden sind, ob Haustiere mitreisen, sowie ob der Hauptwohnsitz beibehalten wird.
Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie unten rechts auf „Weiter“.
Schritt 5: Entsendepaket
In diesem Schritt geben Sie die finanziellen Details zur Entsendung an. Dazu gehören die Vergütung sowie Zulagen und Unterstützungsleistungen wie Visa- und Immigrationsservices, internationale Krankenversicherung oder steuerliche Beratung.
Hinweise:
Ein Index muss nicht angegeben werden.
Sie können WorkFlex die Beträge automatisch berechnen lassen oder diese manuell selbst eintragen (z. B. die COLA-Anpassung basierend auf den vorgegebenen Optionen).
Mit Hilfe von switches können Sie leicht zwischen Optionen wechseln und Ihre Auswahl anpassen.
Klicken Sie anschließend unten rechts auf „Weiter“.
Schritt 6: Zusammenfassung und finale Bestätigung
Sobald alle Angaben eingetragen sind, erhalten Sie eine Zusammenfassung der Anfrage.
Prüfen Sie die Informationen sorgfältig. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf „Absenden“, um die Anfrage abzuschließen.
Falls Sie Eingaben ändern möchten, können Sie über „Zurück“ jederzeit Anpassungen vornehmen.
Nach dem Absenden beginnt unser Team sofort mit der Vorbereitung Ihrer Dokumente.
Bei Fragen können Sie jederzeit den Chat nutzen, um unsere Compliance-Experten zu kontaktieren.
Hinweis: Das Einreichen einer Entsendungsanfrage zieht Credits ab und beinhaltet unbegrenzte Iterationen mit unseren Compliance-Experten.
Entsendungsanfrage als Entwurf speichern
Während der Erstellung einer Entsendungsanfrage können Sie Ihren Fortschritt jederzeit speichern, indem Sie auf „Als Entwurf speichern“ klicken.
So können Sie die Anfrage pausieren und später weiterbearbeiten.
Das Speichern als Entwurf verhindert Datenverlust und bietet Ihnen Flexibilität, falls bestimmte Informationen noch nicht vorliegen.
Der Button „Als Entwurf speichern“ ist auf jeder Seite des Assignment-Einreichungsprozesses verfügbar. Unabhängig davon, an welcher Stelle Sie sich befinden, können Sie Ihren aktuellen Stand jederzeit sichern.
Arbeiten mit Entwürfen
Alle HR-Nutzer:innen mit Zugriff auf einen Entwurf können:
den Entwurf weiter bearbeiten,
ihn erneut als Entwurf speichern oder
die Anfrage einreichen, sobald alle Angaben vollständig sind.
Dadurch wird die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer:innen ermöglicht und die Vervollständigung der Informationen über Teams hinweg erleichtert.
Um einen Entwurf weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Entsendungsanfrage und wählen „Anfrage aktualisieren“.
Anschließend können Sie die Anfrage entweder einreichen oder erneut als Entwurf speichern.
Entwürfe bleiben so lange im Status „Entwurf“, bis sie ausdrücklich eingereicht werden.
Auch vollständig ausgefüllte Entwürfe werden nicht verarbeitet, solange sie nicht eingereicht wurden. Dies stellt sicher, dass keine Anfrage versehentlich ohne finale Prüfung bearbeitet wird.
Datenspeicherung und Versionskontrolle
Änderungen werden nur gespeichert, wenn Sie auf „Als Entwurf speichern“ klicken.
Wenn Sie die Seite schließen, ohne zu speichern, gehen nicht gespeicherte Änderungen verloren. Dies trägt zur Datenintegrität bei und vermeidet Unklarheiten.
Wenn Sie in mehreren Browser-Tabs oder Fenstern arbeiten, überschreibt die jeweils letzte Aktion „Als Entwurf speichern“ automatisch vorherige Versionen des Entwurfs. So wird sichergestellt, dass stets mit der aktuellsten Version gearbeitet wird.
Bei jedem Speichern eines Entwurfs protokolliert das System:
wer den Entwurf gespeichert hat,
wann er gespeichert wurde und
welche Änderungen vorgenommen wurden.
Diese Protokollierung schafft Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung von Fortschritt und Verantwortlichkeiten über den gesamten Anfrageprozess hinweg.