Wie Assignment-Phasen in WorkFlex funktionieren
WorkFlex unterstützt internationale Assignments ganzheitlich – vom ersten Entwurf über Exploration und Vorbereitung, die aktive Entsendung und Repatriierung bis hin zum Abschluss aller offenen Aufgaben.
Jedes Assignment durchläuft automatisch eine festgelegte Abfolge von Phasen. Jede Phase bildet den aktuellen Status des Assignments ab und legt fest,
welche Workflows aktiv sind,
welche Aufgaben und Dokumente zur Verfügung stehen und
welche Aktionen innerhalb der Plattform möglich sind.
Auch nach dem Ende eines Assignments bleiben diese in WorkFlex sichtbar und bearbeitbar. Zusätzlich ist eine Filterung nach Phasen möglich.
Überblick über die Assignment-Phasen
WorkFlex Assignments durchlaufen die folgenden Phasen:
Draft
Information
Bestätigung ausstehend
Vorbereitung
Auf Assignment
Repatriierung starten
Rückkehrvorbereitung
Post-Assignment
Assignment-Phasen im Überblick
Draft
= Eine Assignment-Anfrage wurde erstellt, aber noch nicht eingereicht.
Zweck
HR-Teams können eine Assignment-Anfrage erstellen, ohne alle Details sofort vollständig angeben zu müssen.
In dieser Phase
Das Assignment wird als Entwurf gespeichert und kann jederzeit über die Schaltfläche „Anfrage aktualisieren“ aufgerufen und bearbeitet werden.
Es werden keine Workflows, Aufgaben, Dokumente oder Services ausgelöst.
Das Assignment ist für Expatriates nicht sichtbar.
Verfügbare Aktionen
Assignment-Informationen schrittweise eingeben und überprüfen.
Fortschritt speichern und fehlende Daten vor der Einreichung klären.
Assignment zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, auch nach der Einreichung (siehe Artikel „Verwaltung bereits eingereichter Assignments“).
Wichtig zu wissen
In WorkFlex passiert nichts, solange die Assignment-Anfrage nicht eingereicht wurde.
Information
Zweck
Die Informationsphase dient der internen Entscheidungsfindung. Die in dieser Phase erstellten Informationen können geprüft werden, bevor etwas mit der entsandten Person oder externen Stakeholdern geteilt wird.
Auslöser
Die Assignment-Anfrage wird eingereicht.
Das Assignment verbleibt in dieser Phase, bis es über die Schaltfläche „Assignment bestätigen“ in der Plattform bestätigt wird.
Wenn das Startdatum des Assignments erreicht wird, ohne dass eine Bestätigung erfolgt ist, ändert sich der Status zu „Bestätigung ausstehend“.
In dieser Phase
Das Assignment wird für interne Bewertung und Planung genutzt.
HR kann verschiedene Assignment-Szenarien prüfen, ohne die entsandte Person einzubeziehen.
Verfügbare Aktionen
Anfordern von:
Assignment Cost Analysis (ACA)
Kostenprojektion
Bilanz
Aufgabenliste
Nutzung des Explorationsmodus zum Vergleichen von Optionen und zur Bewertung der Umsetzbarkeit.
Prüfung der von WorkFlex bereitgestellten Dokumente.
Bearbeitung der Anfrage über die Schaltfläche „Anfrage aktualisieren“.
Bestätigung ausstehend
= Das Startdatum des Assignments ist überschritten, das Assignment wurde jedoch noch nicht bestätigt.
Zweck
HR soll daran erinnert werden, Assignments zu bestätigen, deren Startdatum bereits erreicht ist, die aber noch nicht bestätigt wurden.
Wichtig zu wissen
Ohne Bestätigung startet WorkFlex keine compliance-relevanten Dokumente wie z. B. A1, PWD oder Assignment Letter. Dadurch kann die Entsendung nicht regelkonform sein.
In dieser Phase
WorkFlex geht davon aus, dass das Assignment noch in Abstimmung ist oder möglicherweise nicht stattfindet.
Es werden keine Dokumente (z. B. A1, Assignment Letter) verarbeitet.
Es können keine zusätzlichen Services ausgelöst werden.
In der Plattform wird eine Erinnerung zur Bestätigung des Assignments angezeigt.
Verfügbare Aktionen
Bestätigung des Assignments (siehe Artikel „Ein Assignment bestätigen“).
Überprüfung der Assignment-Details vor der Bestätigung.
Vorbereitung
Zweck
Die Pre-Departure-Phase stellt sicher, dass alle administrativen und compliance-relevanten Anforderungen abgeschlossen sind, bevor die Entsendung beginnt.
Auslöser
Das Assignment wird durch HR bestätigt.
Diese Phase umfasst den Zeitraum zwischen der Bestätigung des Assignments und dem Startdatum.
In dieser Phase
WorkFlex initiiert alle Pre-Departure-Workflows, darunter:
Anforderung und Bearbeitung reise- und compliance-relevanter Dokumente (z. B. A1-Bescheinigung, Certificate of Coverage)
Start zusätzlicher Services (z. B. Arbeitserlaubnisverfahren, Destination Services)
Zentrale Koordination aller nächsten Schritte über WorkFlex über Assignment Chat und Task Tracker (sofern aktiviert)
Nach der Bestätigung erhält auch die entsandte Person Zugriff auf ihr Assignment.
Verfügbare Aktionen
Anzeigen und Verwalten der Pre-Departure-Aufgaben
Nachverfolgung der Dokumentenerstellung und -freigaben
Abstimmung mit WorkFlex Operations und externen Partnern
Überwachung des Fortschritts zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft vor dem Startdatum
Auf Assignment
Zweck
Die On-Assignment-Phase dient dazu, entsandte Personen eindeutig als aktiv identifizierbar zu machen und eine fortlaufende Betreuung während des gesamten Entsendungszeitraums zu ermöglichen.
Auslöser
Der Status des Assignments wechselt zu On Assignment, wenn:
das Startdatum der Entsendung erreicht oder überschritten ist und
das Assignment bestätigt wurde
Wird das Startdatum ohne Bestätigung erreicht, wechselt das Assignment zunächst in den Status Bestätigung ausstehend. Nach der Bestätigung ändert sich der Status unmittelbar zu On Assignment.
In dieser Phase
Das Assignment gilt in WorkFlex als aktiv.
Laufende Betreuung und Compliance-Überwachung erfolgen über den Chat.
Die entsandte Person hat Zugriff auf Self-Service-Tools und Support-Funktionen.
Verfügbare Aktionen
Nutzung von Self-Service-Tools für die entsandte Person sowie der 24/7-Hotline (sofern aktiviert)
Empfang und Verwaltung von Compliance-Updates (z. B. Visumsänderungen)
Nutzung des SOS-Supports (sofern ausgewählt)
Anforderung von Dokumentverlängerungen oder zusätzlichen Bilanzen
Assignments filtern
Die On-Assignment-Phase erstreckt sich vom Start der Entsendung bis zum Beginn der Repatriierungs- und Offboarding-Aktivitäten. Durch die Filterung lassen sich die einzelnen aktiven Phasen klar voneinander abgrenzen.
Bei der Filterung nach On Assignment werden ausschließlich Assignments angezeigt, die noch nicht in eine der folgenden Phasen übergegangen sind:
Start Repatriation
Offboarding from Host
Um alle entsandten Personen anzuzeigen, die sich noch im Gastland befinden, sollten folgende Filterwerte ausgewählt werden:
On Assignment
Start Repatriation
Offboarding from Host
Repatriierung starten
Zweck
Die Phase Start Repatriation unterstützt eine rechtzeitige Repatriierungsplanung und stellt sicher, dass Aufgaben zum Ende der Entsendung nicht übersehen werden.
Auslöser
WorkFlex zeigt automatisch eine Repatriierungs-Erinnerung basierend auf der Dauer der Entsendung an:
Entsendungen mit einer Dauer von weniger als 6 Monaten: Erinnerung 1 Monat vor dem Enddatum
Entsendungen mit einer Dauer von mehr als 6 Monaten: Erinnerung 3 Monate vor dem Enddatum
Die Erinnerung wird ausschließlich in der Plattform als Banner in der Assignment-Anfragenliste angezeigt. Es erfolgt keine Benachrichtigung per E-Mail.
In dieser Phase
WorkFlex fordert HR dazu auf, das Enddatum der Entsendung zu bestätigen oder anzupassen.
Repatriierungsbezogene Aufgaben werden im Task Tracker sichtbar.
Das Assignment bereitet sich auf den Übergang in die Offboarding-Aktivitäten vor.
Verfügbare Aktionen
Bestätigung oder Anpassung des Enddatums der Entsendung
Prüfung und Verwaltung der Repatriierungsaufgaben im Task Tracker
Beantwortung zusätzlicher Fragen, um sicherzustellen, dass alle Repatriierungsschritte abgedeckt sind
Frühzeitiger Start der Repatriierungsplanung zur Vermeidung kurzfristiger Probleme
Wichtig zu wissen
Ein frühzeitiger Beginn der Repatriierung unterstützt einen reibungslosen Übergang und reduziert das Risiko, compliance- oder administrativ relevante Aufgaben zu übersehen.
Weitere Informationen sind im Artikel „Repatriierung“ zu finden.
Rückkehrvorbereitung
Zweck
Die Phase Offboarding from Host dient der Verwaltung aller Austrittsaktivitäten im Gastland und der Vorbereitung der Rückkehr der entsandten Person, bevor die Entsendung offiziell endet.
Auslöser
HR bestätigt End Assignment.
Diese Phase bleibt aktiv, bis das Enddatum der Entsendung erreicht oder überschritten ist.
In dieser Phase
Das Assignment befindet sich in der finalen Phase im Gastland.
Austrittsbezogene Schritte im Gastland werden initiiert.
Abschließende Payroll-Anpassungen werden vorbereitet.
Steuerbriefings sowie vorbereitende oder begleitende Rückkehraktivitäten werden gestartet.
Verfügbare Aktionen
Nachverfolgung und Abschluss der Offboarding-Aufgaben im Gastland
Koordination der finalen administrativen und compliance-relevanten Schritte vor Ort
Überwachung des Fortschritts bis zum Enddatum der Entsendung
Wichtig zu wissen
Offboarding from Host konzentriert sich darauf, alle Verpflichtungen im Gastland abzuschließen, bevor die Entsendung formell endet.
Post-Assignment
Zweck
Die Phase Post-Assignment stellt sicher, dass alle verbleibenden administrativen, payroll- und compliance-relevanten Aufgaben nach dem Ende der Entsendung abgeschlossen werden.
Auslöser
Sobald das Enddatum der Entsendung überschritten ist, ändert sich der Status automatisch zu Post-Assignment.
In dieser Phase
Die entsandte Person ist zurückgekehrt oder hat die Entsendung im Ausland abgeschlossen.
Aufgaben werden nicht automatisch mit dem Ende der Entsendung geschlossen.
WorkFlex unterstützt weiterhin alle verbleibenden Aktivitäten nach der Entsendung.
Verfügbare Aktionen
Nachverfolgung und Abschluss von Reintegrationsaufgaben
Wiederaufnahme der Payroll-Prozesse im Heimatland
Verwaltung nachlaufender Steuererklärungen und Erstattungen
Abschluss aller noch offenen administrativen Schritte
Wichtig zu wissen
WorkFlex bleibt aktiv, bis alle Post-Assignment-Aufgaben abgeschlossen sind. Eine Entsendung gilt erst dann als vollständig abgeschlossen, wenn sämtliche offenen Aufgaben erledigt wurden.
End-to-End-Unterstützung für Assignments
WorkFlex unterstützt Assignments über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der initialen Erstellung bis zum Abschluss aller Aufgaben.
Auch nach dem Ende der Entsendung bleibt WorkFlex aktiv, bis sämtliche administrativen und compliance-relevanten Aufgaben abgeschlossen sind. So wird in jeder Phase volle Transparenz und Kontrolle sichergestellt.