Bei der Eingabe einer Geschäftsreise in WorkFlex prüft die Plattform automatisch, ob es zu einer Überschneidung mit bereits bestehenden Reisen auf Ihrem Profil kommt. Diese Prüfung ist ein Hinweismechanismus und keine Sperre: Sie soll verhindern, dass dieselbe Reise versehentlich zweimal eingereicht wird und dadurch eine doppelte Meldung an die Compliance-Behörden entsteht.
Was passiert, wenn eine Geschäftsreise sich überschneidet?
Wenn die Geschäftsreise, die Sie einreichen möchten, mit einer bereits bestehenden Reise auf Ihrem Profil überlappt, erscheint ein Pop-up („Overlap trip“), in dem die überschneidende(n) Reise(n) aufgeführt werden.
Dieses Pop-up ist lediglich ein Hinweis. Es blockiert Ihre Einreichung nicht, und es ist nichts schiefgelaufen. Es soll lediglich sicherstellen, dass die Überschneidung beabsichtigt ist, bevor Sie fortfahren.
Sie haben zwei Optionen:
Mit neuer Reise fortfahren – der grüne Button am unteren Rand des Pop-ups („Proceed with new trip“): Wenn beide Reisen korrekt sind und die Überschneidung beabsichtigt ist, klicken Sie auf diesen Button, um die neue Reise einzureichen. Beide Reisen bleiben bestehen, und es muss nichts geändert oder storniert werden.
Abbrechen – der Link „Cancel“ bei der bestehenden Reise: Wenn die bestehende Reise ein Duplikat ist oder nicht mehr korrekt ist, stornieren Sie sie hier und fahren Sie anschließend mit der neuen Einreichung fort.
Wenn eine Überschneidung zu erwarten ist
Überschneidungen sind häufig völlig legitim – insbesondere bei aufeinanderfolgenden Reisen oder Anschlussreisen. Endet zum Beispiel eine Reise am 7. September und beginnt die nächste Reise ebenfalls am 7. September, teilen sich beide Reisen einen Tag und WorkFlex zeigt den Hinweis an – obwohl beide Reisen korrekt sind und beide auf dem Profil bleiben müssen.
In diesem Fall klicken Sie einfach auf Mit neuer Reise fortfahren. Beide Reisen werden eingereicht und separat geprüft, es entsteht keine doppelte Meldung, und es ist nicht nötig, eine der beiden Reisen zu stornieren oder zu kürzen.
Integration des Buchungstools mit WorkFlex
Wenn Ihr Arbeitgeber sein internes Buchungstool mit WorkFlex integriert hat, werden Ihre internationalen Reisen automatisch in WorkFlex übertragen. In diesem Fall dient das Pop-up als Erinnerung, Ihre Reisedaten vor der Einreichung einer neuen Geschäftsreise noch einmal zu überprüfen. So wird sichergestellt, dass keine Duplikate entstehen und die Geschäftsreiseverwaltung effizient und genau bleibt.
Warum ist das wichtig?
Diese Funktion soll Ihre Reiseverwaltung optimieren, indem sie die versehentliche Duplizierung von Geschäftsreisen verhindert. Durch die frühzeitige Erkennung von Überschneidungen können kostspielige Fehler vermieden werden und Ihre Reisedaten bleiben korrekt und aktuell – während Sie sich tatsächlich überschneidende Reisen jederzeit einreichen können, sofern sie korrekt sind.
Bei Fragen oder wenn Sie weitere Unterstützung bei der Einreichung von Geschäftsreisen benötigen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.