Um sicherzustellen, dass Geschäftsreisen nicht aufgrund eines fehlenden Reisezwecks im Status Ausstehend verbleiben und um die allgemeine Compliance-Abdeckung zu verbessern, bewegt WorkFlex automatisch ausstehende Reisen so weit wie möglich im Compliance-Prozess voran.
Was ist die Regel für den standardmäßigen Reisezweck?
Die Regel für den standardmäßigen Reisezweck stellt sicher, dass Reisen mit fehlendem Reisezweck dennoch im Compliance-Prozess fortgeführt werden können.
Wenn eine Reise im Status Ausstehend bleibt und nur der Reisezweck fehlt, setzt das System den Reisezweck einen Tag vor Reisebeginn automatisch auf „Geschäftsreise“.
Diese Automatisierung verhindert, dass Reisen aufgrund fehlender Angaben blockiert werden, und stellt sicher, dass andere Compliance-Prüfungen weiterhin durchgeführt werden können.
Wie funktioniert die Regel?
Die Automatisierung läuft einen Tag vor dem geplanten Reisebeginn.
Sie überprüft alle ausstehenden Reisen, bei denen ausschließlich der Reisezweck fehlt.
Wenn die Bedingung erfüllt ist, setzt WorkFlex den Reisezweck automatisch auf Geschäftsreise.
Die Reise durchläuft anschließend die Compliance-Prüfungen für A1, Certificate of Coverage (CoC) und Krankenversicherung (HI).
Wichtige Hinweise
PWD-Teilbewertung:
Bei Reisen mit einem standardmäßig gesetzten Reisezweck wird die PWD-Teilbewertung immer mit „Achtung“ markiert.
Da der Reisezweck automatisch gesetzt wurde, ist unklar, ob eine PWD-Anmeldung erforderlich ist – daher kann WorkFlex keine PWD beantragen.Andere Risikodimensionen werden weiterhin bewertet:
WorkFlex führt weiterhin alle anderen Risikoprüfungen durch und stellt sicher, dass A1, CoC und HI wie gewohnt abgeschlossen werden.Auswirkung auf die Compliance-Zusammenfassung:
Da der Reisezweck vor allem die Visa- und PWD-Bewertungen beeinflusst, wird die Compliance-Zusammenfassung dies durch entsprechende Hinweise in beiden Teilbewertungen widerspiegeln.Keine zusätzlichen Fragen ausgelöst:
Standardmäßig gesetzte Reisezwecke lösen keine zusätzlichen Fragen zu PWD oder wirtschaftlichem Arbeitgeber aus.Andere ausstehende Gründe:
Wenn andere ausstehende Gründe vorliegen (z. B. fehlende Reisedaten oder Mitarbeiterinformationen), wird die Regel nicht angewendet.Bearbeitung der Reise:
Wenn die Reise von Mitarbeitenden, HR oder Assistierenden bearbeitet, erneut eingereicht oder neu terminiert wird, wird der automatisch gesetzte Reisezweck gelöscht und muss manuell neu angegeben werden.
Wie können automatisch gesetzte Reisezwecke gefiltert werden?
HR-Admins und Super-Admins können Reisen mit automatisch gesetztem Reisezweck einfach filtern und verwalten, um den Überblick zu behalten.
So geht’s:
Öffne die Seite Übersicht Geschäftsreisen.
Klicke auf den Filter-Button.
Scrolle nach unten zum Attribut Reisezweck.
Wähle den Wert Standardmäßig – Geschäftsreise aus.
Klicke auf Anwenden, um alle automatisch gesetzten Reisen anzuzeigen.
