Dieser Artikel ist nur relevant, wenn das Land, in dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge zahlt (Heimatland/Payroll-Land), Portugal ist.
WorkFlex für A1-Anträge in Portugal autorisieren
Dieser Artikel erklärt, wie Arbeitgeber WorkFlex autorisieren können, im Namen der Mitarbeiter Anträge auf portable A1-Bescheinigungen über das portugiesische Sozialversicherungssystem (Segurança Social Direta – SEG) einzureichen. Dies ist relevant, wenn der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge in Portugal zahlt und eine A1-Bescheinigung für grenzüberschreitende Arbeit benötigt wird.
Überblick
In Portugal werden A1-Anträge online über Segurança Social Direta (SEG), das offizielle Portal des portugiesischen Sozialversicherungssystems, eingereicht. Da das System derzeit keine offizielle Delegierungsfunktion oder API für die Einreichung durch Dritte bietet, erfolgt die Vorgehensweise für WorkFlex, im Auftrag der Arbeitgeber zu handeln, über eine formelle Vollmacht und begrenzten Zugriff auf das SEG-Konto.
Wichtig: Da Portugal derzeit keine technische oder rechtliche Delegierungsfunktion für A1-Anträge über Segurança Social Direta bereitstellt, ist der zugriffsbasierte Zugang der einzige operative Weg, A1-Anträge im Auftrag von Arbeitgebern einzureichen. Dies stellt eine strukturelle Einschränkung des portugiesischen Systems dar und ist keine Designwahl von WorkFlex.
✅ Was Sie tun müssen
Vollmacht (PoA) unterzeichnen
Sie müssen eine Vollmacht unterzeichnen, die WorkFlex autorisiert, im Namen des Arbeitgebers bei Segurança Social speziell für A1-Anträge zu handeln.
Wir stellen Ihnen eine PoA-Vorlage zur Verfügung und erklären Ihnen, wie Sie diese ausfüllen und an uns zurücksenden können.Zugangsdaten oder NISS-Details bereitstellen
Um A1-Anträge in Portugal einzureichen, benötigt WorkFlex eines der folgenden:
Die Zugangsdaten des SEG-Kontos Ihrer portugiesischen Entität,
oderIhre portugiesische Sozialversicherungsnummer (NISS) sowie die entsprechenden Zugangsdaten (Name der verantwortlichen Person), die es uns ermöglichen, ein Konto zu erstellen, falls Sie noch keines haben.
Sie können unser neues WorkFlex File Share verwenden: https://storage.getworkflex.com/ um diese Details sicher per verschlüsselter E-Mail an [email protected] zu senden.
Es ist sicher und erfüllt alle Anforderungen. Sie können einfach eine Datei hochladen und uns einen Link zur Datei per E-Mail senden.
⚠️ Wichtige Hinweise
Zweckgebundener Zugang
Der Zugang für WorkFlex ist streng auf das Einreichen, Verwalten und Verfolgen von A1-Anträgen im Namen des Arbeitgebers begrenzt.
Wir werden nicht:
Unternehmens- oder Mitarbeiterstammdaten ändern;
Sozialversicherungsabgaben außerhalb der A1-Anforderungen einreichen;
Leistungen beantragen oder unzusammenhängende Meldungen vornehmen.
Dies ist Teil unseres Engagements für Zweckbindung und Datenminimierung.
Risiko, Kontrolle & Verantwortung
Wir erkennen an, dass die Weitergabe von SEG-Zugangsdaten sensibel ist. Da das portugiesische System derzeit keine formelle Delegierungsfunktion für A1-Anträge bietet, ist der zugriffsbasierte Zugang eine notwendige operative Lösung, um die Einhaltung der Vorschriften und eine rechtzeitige Einreichung sicherzustellen.
Um Ihnen Sicherheit zu geben:
Sicherheits- & Governance-Kontrollen
Zugangsdaten werden sicher in einem verschlüsselten Tresor mit strengen Zugriffskontrollen gespeichert.
Nur autorisierte, namentlich benannte WorkFlex-Mitarbeiter dürfen auf die Zugangsdaten zugreifen.
Jeder Zugriff und jede Einreichung wird mit Datum, Uhrzeit und Zweck protokolliert.Vertragliche Schutzmaßnahmen
Der Nutzungsumfang wird vertraglich definiert und auf A1-Aktivitäten begrenzt.
WorkFlex übernimmt die vertragliche Haftung für Missbrauch oder unbefugte Handlungen.
Sie behalten das Recht, den Zugang jederzeit zu widerrufen.Transparenz
Sie erhalten eine Bestätigung für jede A1-Einreichung.
Kopien aller Einreichungen und offiziellen Bestätigungen werden mit Ihnen geteilt.
Diese Schutzmaßnahmen wurden entwickelt, um starke Governance-, Datenschutz- und Verantwortlichkeitsstandards sicherzustellen.
Bearbeitungszeitraum
Die Bearbeitungszeiten über Segurança Social Direta variieren je nach Komplexität des Falls und der Arbeitsbelastung der Sozialversicherung. Sobald der Antrag korrekt eingereicht wurde, wird er in der Regel innerhalb weniger Wochen bearbeitet.
Was passiert nach der Autorisierung?
Sobald wir erhalten haben:
Eine unterzeichnete Vollmacht (PoA) und
Ihre SEG-Zugangsdaten oder NISS-Details,
kann WorkFlex den gesamten A1-Antragsprozess im Auftrag des Arbeitgebers verwalten und für eine reibungslose und rechtskonforme Erfahrung von der Einreichung bis zur Zertifizierung sorgen.
Warum dieser Ansatz?
Da das portugiesische Sozialversicherungssystem derzeit keine echte Delegierungszugriffsmechanismus bietet, müssen Arbeitgeber, die einen Dritten mit der Einreichung von A1-Anträgen beauftragen möchten, entsprechend begrenzten Zugang gewähren. WorkFlex sorgt für einen ausgewogenen Ansatz, indem es starke vertragliche, technische und operative Schutzmaßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass der Zugang nur für A1-Zwecke verwendet wird und volle Transparenz sowie Verantwortung gewährleistet ist.