IIm Gegensatz zu Workations erfordern Geschäftsreisen keinen Genehmigungsprozess. Während der Bearbeitungsphase können sowohl Mitarbeitende als auch Assistierende die Reise bei Bedarf bearbeiten, stornieren oder neu planen.
Grundsätzlich kann eine Geschäftsreise bearbeitet, neu geplant oder storniert werden, solange sie noch nicht begonnen hat. Sobald die Reise gestartet ist, wende dich bitte an dein HR Admin oder an das WorkFlex Support-Team, um Änderungen vorzunehmen.
Wie man eine Geschäftsreise neuplant
Um eine Geschäftsreise neuzuplanen:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Seite mit den Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Neuplanen“ aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie die neuen Daten aus; sowohl die ursprünglichen als auch die neuen Daten werden als Referenz angezeigt. Sie können nur ein Startdatum auswählen, das heute oder in der Zukunft liegt.
Bestätigen Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf „Anfrage aktualisieren“ klicken, um die Neuplanung abzuschließen.
Hinweis!
Das Bearbeiten oder Neuplanen einer Geschäftsreise wird eine neue Anfrage-ID generieren, was bedeutet, dass ein neues Credit/eine neue Reise entsprechend berechnet wird.
Wie man eine Geschäftsreise bearbeitet
Um Änderungen an einer Geschäftsreise vorzunehmen:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Seite mit den Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Anfrage bearbeiten“ aus dem Dropdown-Menü.
Nehmen Sie Änderungen an den Reisedaten oder den damit verbundenen Fragen vor.
Speichern Sie Ihre Änderungen, um die Bearbeitung abzuschließen.
Hinweis:
Wenn Sie eine Reise bearbeiten, werden alle vorherigen Informationen zu Ihrer Bequemlichkeit bereits vorausgefüllt.
Erneutes Einreichen einer Reise
Für Kund:innen, die häufig dieselben Geschäftsreisen oder Workations unternehmen, bietet WorkFlex eine einfache Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, indem bestehende Reisen erneut eingereicht werden. Diese Funktion erstellt eine neue Reise auf Basis einer bestehenden, ohne dabei Änderungen an der ursprünglichen Reiseanfrage vorzunehmen.
Klicken Sie auf die Reiseanfrage, die Sie erneut einreichen möchten.
Klicken Sie im Dropdown-Menü unter Aktionen auf Duplizieren.
Sie werden zur Seite für die Reiseeinreichung weitergeleitet, auf der alle Reiseinformationen bereits vorab ausgefüllt sind.
Sie können das Datum oder andere Details nach Bedarf ändern.
Diese Option ermöglicht es, eine Reise schneller und einfacher einzureichen. Sie ist sowohl in der Assistant- als auch in der Mitarbeitendenansicht verfügbar – unabhängig vom aktuellen Reisestatus.
Wie man eine Geschäftsreise storniert
Um eine Geschäftsreise zu stornieren:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Seite mit den Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Anfrage stornieren“ aus dem Dropdown-Menü.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, um die Stornierung abzuschließen.
Bitte beachten: Das Stornieren einer vollständig verarbeiteten Geschäftsreise führt nicht zu einer Rückerstattung, da WorkFlex die erforderliche Dokumentenbearbeitung für die Reise bereits abgeschlossen hat.