Dieser Artikel ist nur relevant, wenn Sie eine Integration mit Ihrem Reisewerkzeug und WorkFlex für internationale Geschäftsreisen haben.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Geschäftsreise in WorkFlex zu buchen:
Anfrage auf der Plattform einreichen: Sie können Ihre Reiseanfrage direkt innerhalb der WorkFlex-Plattform einreichen und alle notwendigen Reisedetails angeben.
Buchung über das Reisewerkzeug Ihres Unternehmens: Wenn Ihr Unternehmen ein Reisewerkzeug nutzt, werden die Reisedetails automatisch an WorkFlex übertragen, sobald die Buchung vorgenommen wurde.
Wichtige Informationen für One-Way-Geschäftsreisen
Einige Reisewerkzeuge erfordern es nicht, dass Sie ein Rückflugdatum angeben, wenn Sie eine Reise buchen. Während dies in bestimmten Situationen in Ordnung ist, ist es aus Compliance-Gründen entscheidend, dass WorkFlex ein Rückflugdatum erhält, um alle notwendigen Compliance-Validierungen und -Bewertungen abzuschließen.
Wenn eine One-Way-Reise ohne Rückflugdatum aus dem Reisewerkzeug übertragen wird, wird sie in die WorkFlex-Plattform übertragen, bleibt jedoch im Status "Ausstehend", bis das Rückflugdatum angegeben wird. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine One-Way-Reise von Deutschland in das Vereinigte Königreich bucht, erscheint diese Reise auf der Plattform als "Ausstehend", bis das Rückflugdatum manuell angegeben wird, da der gesamte Reisezeitraum für die Compliance-Bewertung wichtig ist.
Wenn der Rückflug (in diesem Fall vom Vereinigten Königreich nach Deutschland) separat gebucht wird, erstellt das System keine neue Reiseeintragung. Der Rückflug wird als Reise ins Heimatland des Mitarbeiters erkannt und daher als für die Compliance-Verarbeitung nicht relevant herausgefiltert. Zu diesem Zeitpunkt wird er jedoch nicht automatisch mit der ursprünglichen Hinreise verknüpft.
Wie Sie Ihre Reise aktualisieren
Wenn eine Reise ohne Rückflugdatum eingereicht wurde, wird eine Warnmeldung mit dem Text „Kein Rückflugdatum“ angezeigt. Außerdem erscheint eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Reise aktualisieren“ in der unteren linken Ecke des Bildschirms.
Klicken Sie auf die ausstehende Anfrage.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Reise aktualisieren.
Sie werden aufgefordert, Ihr Rückflugdatum einzugeben.
Nachdem Sie das Rückflugdatum ausgefüllt haben, klicken Sie auf Absenden.
Sobald das Rückflugdatum gespeichert wurde, fährt WorkFlex mit der Verarbeitung Ihrer Reise fort und stellt sicher, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Warum ist das wichtig?
Das Hinzufügen des Rückflugdatums ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsreisen durch die entsprechenden Compliance-Prüfungen abgedeckt sind. Das Versäumnis, diesen Schritt abzuschließen, könnte zu potenziellen Compliance-Risiken für das Unternehmen und den Mitarbeiter führen.
Bei Fragen oder für zusätzliche Unterstützung wenden Sie sich bitte an das Support-Team von WorkFlex.eam.