Anfragen für Geschäftsreisen haben standardmäßig keinen Genehmigungs-Workflow. Wenn Sie einen maßgeschneiderten Genehmigungs-Workflow für Geschäftsreisen implementieren möchten, müssen Sie dies bei Ihrem Customer Success Manager (CSM) anfordern. Nach der Anfrage kann unser Engineering-Team mit Ihnen zusammenarbeiten, um den Genehmigungs-Workflow entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen einzurichten.
Ähnlich wie bei unseren Workation-Genehmigungs-Workflows, die es Managern und HR-Admins ermöglichen, Anfragen zu genehmigen, können wir denselben Prozess auch für Geschäftsreisen anwenden. Dies hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass jede Reise den Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen entspricht.
Anpassen von Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows
Als HR-Admin haben Sie die Möglichkeit, maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows für Geschäftsreisen über Ihren WorkFlex Customer Success Manager anzufordern. Unser Engineering-Team wird dann den Workflow implementieren und bietet dabei Flexibilität, um den einzigartigen Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht zu werden.
Hier sind einige Ideen, wie Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows angepasst werden können:
Erforderliche spezifische Genehmigungen: Geschäftsreisen können so konfiguriert werden, dass sie eine Genehmigung von bestimmten Personen erfordern, z. B. von Managern oder HR-Admins, bevor sie bestätigt werden.
Anpassen von Auslösern: Genehmigungs-Workflows können durch spezifische Bedingungen ausgelöst werden, wie zum Beispiel:
Compliance status
Dauer des Aufenthalts
Visabestimmungen
PWD-Anforderungen
Zielland
Beispielhafte Genehmigungs-Workflows
Hier sind einige Beispiel-Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows, die Sie implementieren können:
Visum erforderlich:
Wenn eine Reise ein Visum erfordert, werden die HR-Admins benachrichtigt, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.Reisen in die USA:
Für alle Geschäftsreisen in die USA kann der Genehmigungs-Workflow so angepasst werden, dass zuerst z.B. IT zur Genehmigung benachrichtigt wird und dann HR-Admins zur endgültigen Genehmigung benachrichtigt werden.PWD-erforderlich:
Wenn die Reise eine PWD-Benachrichtigung erfordert, wird das System zunächst den Manager zur Prüfung benachrichtigen. Nach der Genehmigung durch den Manager werden die HR-Admins benachrichtigt, um den Genehmigungsprozess abzuschließen.
Ansicht des Genehmigungs-Workflows aus verschiedenen Perspektiven
Nachdem Ihr Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflow eingerichtet wurde, sieht der Prozess aus verschiedenen Perspektiven wie folgt aus:
Genehmigungs-E-Mail
Sobald eine Geschäftsreise zur Genehmigung eingereicht wird, erhalten die relevanten Genehmigenden (z. B. Manager, HR-Admins) eine E-Mail-Benachrichtigung, um Maßnahmen zu ergreifen. Die E-Mail enthält:
Reisedetails: Eine Zusammenfassung der Reiseanfrage und eine Schaltfläche, um die Anfrage zu überprüfen:
Genehmigungsaktion: Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Anfrage überprüfen“ geklickt haben, werden Sie zur Genehmigung oder Ablehnung der Anfrage weitergeleitet, zusammen mit einem Kommentarfeld, um den Kommunikationsprozess zu optimieren:
Perspektive des Mitarbeiters
Beim Einreichen einer Geschäftsreiseanfrage werden die Mitarbeiter aufgefordert, die erforderlichen Reisedetails auszufüllen. Der Genehmigungs-Workflow wird aktiviert, sobald die Anfrage eingereicht wurde. Mitarbeiter sehen Folgendes:
Reisestatus: Der Mitarbeiter kann den Status seiner Anfrage verfolgen (z. B. Ausstehend, abgeschlossen oder abgelehnt).
Genehmigungsupdates: Der Mitarbeiter erhält E-Mail-Benachrichtigungen, wenn bestimmte Personen (z. B. Manager, HR-Admin) die Reise genehmigt haben.
Perspektive des HR-Admins
HR-Admins erhalten Genehmigungs-E-Mails, ähnlich wie Manager, wenn dies im Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist.
HR-Admin-Perspektive auf der Plattform:
Anfordern eines maßgeschneiderten Genehmigungs-Workflows
Um den Prozess zur Anpassung Ihres Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows zu starten, kontaktieren Sie bitte Ihren Customer Success Manager (CSM). Ihr CSM führt Sie durch die Schritte zur Definition Ihrer Anforderungen und koordiniert sich mit unserem Engineering-Team, um den Workflow zu implementieren.
Die Implementierung eines Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows hilft sicherzustellen, dass Ihre Organisation die Kontrolle über das Reisemanagement behält und gleichzeitig die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Anforderungen gewährleistet wird.