Für Geschäftsreiseanträge ist standardmäßig kein Genehmigungs-Workflow eingerichtet. Sie können einen individuellen Genehmigungs-Workflow für Geschäftsreisen selbst erstellen, und zwar im Tab Genehmigungsablauf des Ablaufplaners. Wie bei unseren Workation-Genehmigungs-Workflows, bei denen Manager und HR-Admins Anträge genehmigen, steht dieser Prozess auch für Geschäftsreisen zur Verfügung. So optimieren Sie den Genehmigungsprozess und stellen sicher, dass jede Reise den Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen entspricht.
Beispielhafte Genehmigungs-Workflows
Hier sind einige Beispiel-Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflows, die Sie implementieren können:
Visum erforderlich:
Wenn eine Reise ein Visum erfordert, werden die HR-Admins benachrichtigt, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.Reisen in die USA:
Für alle Geschäftsreisen in die USA kann der Genehmigungs-Workflow so angepasst werden, dass zuerst z.B. IT zur Genehmigung benachrichtigt wird und dann HR-Admins zur endgültigen Genehmigung benachrichtigt werden.PWD-erforderlich:
Wenn die Reise eine PWD-Benachrichtigung erfordert, wird das System zunächst den Manager zur Prüfung benachrichtigen. Nach der Genehmigung durch den Manager werden die HR-Admins benachrichtigt, um den Genehmigungsprozess abzuschließen.
Ansicht des Genehmigungs-Workflows aus verschiedenen Perspektiven
Nachdem Ihr Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflow eingerichtet wurde, sieht der Prozess aus verschiedenen Perspektiven wie folgt aus:
Genehmigungs-E-Mail
Sobald eine Geschäftsreise zur Genehmigung eingereicht wird, erhalten die relevanten Genehmigenden (z. B. Manager, HR-Admins) eine E-Mail-Benachrichtigung, um Maßnahmen zu ergreifen. Die E-Mail enthält:
Reisedetails: Eine Zusammenfassung der Reiseanfrage und eine Schaltfläche, um die Anfrage zu überprüfen:
Genehmigungsaktion: Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Anfrage überprüfen“ geklickt haben, werden Sie zur Genehmigung oder Ablehnung der Anfrage weitergeleitet, zusammen mit einem Kommentarfeld, um den Kommunikationsprozess zu optimieren:
Perspektive des Mitarbeiters
Beim Einreichen einer Geschäftsreiseanfrage werden die Mitarbeiter aufgefordert, die erforderlichen Reisedetails auszufüllen. Der Genehmigungs-Workflow wird aktiviert, sobald die Anfrage eingereicht wurde. Mitarbeiter sehen Folgendes:
Reisestatus: Der Mitarbeiter kann den Status seiner Anfrage verfolgen (z. B. Ausstehend, abgeschlossen oder abgelehnt).
Genehmigungsupdates: Der Mitarbeiter erhält E-Mail-Benachrichtigungen, wenn bestimmte Personen (z. B. Manager, HR-Admin) die Reise genehmigt haben.
Perspektive des HR-Admins
HR-Admins erhalten Genehmigungs-E-Mails, ähnlich wie Manager, wenn dies im Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist.
HR-Admin-Perspektive auf der Plattform:
Genehmigungs-Workflow einrichten
Um Ihren Geschäftsreise-Genehmigungs-Workflow zu erstellen oder zu ändern, öffnen Sie den Tab Genehmigungsablauf im Ablaufplaner, fügen Sie Ihre Genehmigungszweige hinzu oder bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf Änderungen anfordern. Unser Team setzt die Änderung um und benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald sie aktiv ist – in der Regel innerhalb von 2–3 Werktagen. Mit einem Genehmigungs-Workflow für Geschäftsreisen behält Ihre Organisation die Kontrolle über das Reisemanagement und hält interne Richtlinien und gesetzliche Anforderungen ein.Anfragen für Geschäftsreisen haben standardmäßig keinen Genehmigungs-Workflow. Wenn Sie einen maßgeschneiderten Genehmigungs-Workflow für Geschäftsreisen implementieren möchten, müssen Sie dies bei Ihrem Customer Success Manager (CSM) anfordern. Nach der Anfrage kann unser Engineering-Team mit Ihnen zusammenarbeiten, um den Genehmigungs-Workflow entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen einzurichten.