Die Creditübersicht ist eine wichtige Funktion für HR-Administratoren, um die Credits ihrer Organisation innerhalb von WorkFlex zu verfolgen und zu verwalten. Diese Anleitung erklärt, wie man auf diese Seite zugreift und sie effektiv nutzt.
Zugriff auf die Creditübersicht-Seite
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Credit-Nutzungsinformationen zu überprüfen:
Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen: Melden Sie sich in Ihrem WorkFlex HR-Admin-Konto an und gehen Sie zum Abschnitt „Unternehmenseinstellungen“.
Klicken Sie auf „Creditübersicht“: Suchen Sie die Schaltfläche „Creditübersicht“ im Menü der Unternehmenseinstellungen und klicken Sie darauf.
Anzeige der Credit-Nutzungsinformationen: Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, die die Creditübersicht-Daten anzeigt.
Verstehen der Credit-Nutzungsinformationen
Die Creditübersicht bietet umfassende Einblicke in die Credit-Nutzung Ihrer Organisation. Folgende Informationen sind verfügbar:
Gesamte zugewiesene Credits: Der Gesamtbetrag der dem Unternehmen zugewiesenen Credits.
Gesamtverbrauch: Der Betrag der genutzten Credits.
Available credit balance: Der Betrag des nicht genutzten Credits.
Detaillierte Credit-Nutzung: Detaillierte Informationen darüber, wie die Credits genutzt wurden, einschließlich:
Business travel credits
Workation inside EU, UK, CH credits
Workation outside EU, UK, CH credits
Domestic trip credits
Other: Credits die auf Dienstleistungen wie Visa-Bearbeitung und andere verschiedene Kategorien angewendet werden.
Welche Reisen werden bei der Nutzung gezählt?
Geschäftsreise (BT):
Credits werden für jede Reise berechnet, deren Status nicht "ausstehend" oder "in Bearbeitung" ist.
Wenn eine Reise als "Abgeschlossen", "Achtung", oder "Visum erforderlich" markiert und später storniert wird, werden dennoch Credits abgezogen. Wenn eine Reise jedoch während des Status "ausstehend" oder "in Bearbeitung" storniert wird, fallen keine Gebühren an.
Das Bearbeiten oder Umplanen einer Geschäftsreise führt zu doppelten Credit-Charge, es sei denn, die ursprüngliche Reise hatte den Status „pending“ oder „in progress“. Erfahren Sie hier mehr darüber.
Workation:
Für jede vollständig genehmigte Reise wird Credits berechnet.
Wenn eine Reise vollständig genehmigt und anschließend umgeplant wird, werden Credits sowohl für die ursprüngliche als auch für die neue umgeplante Reise berechnet. Die einzige Ausnahme ist, wenn die Bearbeitung lediglich die Reduzierung der Anzahl der Arbeitstage betrifft. Erfahren Sie hier mehr darüber.
Usage breakdown
Im unteren Abschnitt dieser Seite finden Sie eine detaillierte Übersicht über den Credit-Verbrauch. Diese Übersicht bietet einen umfassenden Überblick über die Credit-Aktivitäten und hilft Ihnen dabei, die über die Zeit belasteten oder erstatteten Credits zu verfolgen und zu verwalten.
Der Abschnitt „Nutzungsübersicht“ zeigt alle Credit-Transaktionen zusammen mit wichtigen Details an.
Hier ist eine Übersicht der Informationen, die Sie erwarten können:
Anfrage-ID: Die eindeutige Kennung für die Anfrage. Wenn Credits für eine Reise belastet wurden, hilft diese ID dabei, die zugehörige Aktion nachzuvollziehen.
Usage: Der Betrag an Credits, der entweder belastet oder erstattet wurde.
Requester: Die E-Mail-Adresse der Person, die die Aktion eingereicht hat (z. B. die Person, die die Anfrage gestellt oder die Aktion vorgenommen hat).
Reason: Die Art der Aktivität, die die Credit-Nutzung ausgelöst hat, wie Geschäftsreisen, Workation außerhalb der EU, UK, CH oder andere Aktivitäten.
Credit Package Name: Der Name deines aktuellen Pakets (zugewiesen vom CSM).
Credit-Nutzungsdatum: Das Datum, an dem die Credits verwendet oder erstattet wurden.
Comment: Zusätzliche Anmerkungen zur Transaktion, falls vorhanden.
Kostenstelle: Die Kostenstelle, die mit der Credit-Nutzung verbunden ist, falls zutreffend.
Firmenname: Der Entität, der mit der Anfrage oder dem Benutzer verknüpft ist, falls zutreffend.
Abteilung: Die Abteilung, die mit der Credit-Nutzung verbunden ist, falls zutreffend.
Filtern und Anpassen der Ansicht
Um die Navigation durch die Credit-Nutzungsdaten zu erleichtern, können Sie die Filteroption verwenden.
Diese ermöglicht es Ihnen, die Credit-Historie anhand der folgenden Parameter zu filtern:
Reason: Filtern nach der Art der Aktion, die die Credit-Nutzung ausgelöst hat (z. B. Business travel request, Inländische Workation).
Credits usage date: Eingrenzen der Ergebnisse auf einen bestimmten Zeitraum.
Kostenstelle: Wählen Sie bestimmte Kostenstellen aus, um die zugehörige Credit-Aktivität anzuzeigen.
Firmenname: Filtern nach der Entität, um die relevanten Credit-Nutzungen anzuzeigen.
Abteilung: Wählen Sie eine Abteilung aus, um die mit dieser Gruppe verbundenen Credits anzuzeigen.
Mit diesen Filtern können Sie sich auf bestimmte Transaktionen oder Kategorien konzentrieren, was die Verwaltung und Überprüfung Ihrer Credit-Aktivitäten erleichtert.
Herunterladen eines Excel-Berichts
Für Ihre Bequemlichkeit haben Sie auch die Möglichkeit, einen Excel-Bericht über die Credit-Nutzung herunterzuladen. Dieser Bericht bietet Ihnen eine detaillierte, organisierte Übersicht der Credit-Aktivitäten, die Sie speichern, teilen oder weiter offline analysieren können.
Vorteile der Creditübersicht-Seite
Transparenz: Erhalten Sie klare Einblicke, wie Ihre Credits zugewiesen und verwendet werden.
Effizienz: Überwachen Sie die Trends der Credit-Nutzung, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Kontrolle: Bleiben Sie über verbleibende Credits informiert, um zukünftige Aktivitäten effektiv zu planen.