Die Verwaltung von Reisen ist ein flexibler Prozess, der Umbuchungen und Änderungen von Reiseplänen ermöglicht. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie Änderungen an Ihrer Reise vornehmen können, abhängig vom Status der Reise.
1. Ausstehende Reisen
Wer kann Änderungen vornehmen: Sowohl Mitarbeitende als auch HR-Administratoren können ausstehende Reisen umbuchen, bearbeiten, duplizieren oder stornieren.
Um eine Reise zu stornieren, wählen Sie die Schaltfläche Anfrage stornieren und bestätigen Sie Ihre Auswahl:
Auswirkungen der Bearbeitung: Wenn eine ausstehende Reise bearbeitet wird, wird eine neue Reise-ID erstellt, und der Genehmigungsprozess wird neu gestartet. Der Nutzer wird zurück zum Formular für die Reiseanfrage geleitet, wobei alle zuvor eingegebenen Informationen zur Bequemlichkeit bereits vorausgefüllt sind.
Umbuchung von ausstehenden Reisen: Sowohl Mitarbeitende als auch HR-Administratoren können die Daten oder die Anzahl der Arbeitstage einer ausstehenden Reise ändern. Ähnlich wie bei der Bearbeitung wird eine neue Reise-ID erstellt, und der Genehmigungsprozess wird neu gestartet.
2. Vollständig genehmigte Reisen
Stornierung: Sowohl Mitarbeitende als auch HR-Administratoren können eine vollständig genehmigte Reise stornieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen in der oberen rechten Ecke der Seite mit den Reisedetails, wählen Sie Anfrage stornieren und bestätigen Sie Ihre Auswahl:
Nur für HR-Administratoren: Vollständig genehmigte Reisen können nur von HR-Administratoren bearbeitet oder umgebucht werden; Mitarbeitende haben diese Option nicht. Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen an genehmigten Reiseplänen zentral verwaltet und kontrolliert werden.
Auswirkungen auf den Genehmigungszyklus: Für genehmigte Reisen führt die Bearbeitung oder Umbuchung nicht zu einem Neustart des Genehmigungszyklus. Die Reise behält ihren genehmigten Status, während die erforderlichen Änderungen angewendet werden.
Bearbeitungsansicht für HR-Administratoren:
Ansicht für HR-Administratoren zur Umbuchung:
3. Anzeige von bearbeiteten Reisen
Aktualisierung der Reisedetailseite: Sobald eine Reise bearbeitet wurde, wird auf der Seite mit den Reisedetails angezeigt, dass die Reise geändert wurde, zusammen mit der alten Anfrage-ID als Referenz. Dies hilft, Änderungen an der ursprünglichen Anfrage nachzuverfolgen.
Hinweis: Das Bearbeiten/Umplanen vollständig genehmigter Reisen führt dazu, dass die Kosten zweimal anfallen – einmal für die ursprüngliche Reise und einmal für die aktualisierte Version. Dies liegt daran, dass WorkFlex alle erforderlichen Dokumentationen nach der endgültigen Genehmigung der Reise bearbeitet. Änderungen an der Reise erfordern eine Aktualisierung dieser Dokumentation, was zusätzliche Kosten verursacht.
(Ausnahme: Bei einer Reduzierung der Arbeitstage fallen keine zusätzlichen Kosten an, und die bestehende Anfragen-ID bleibt erhalten, ohne dass eine neue erstellt wird.)
Erneutes Einreichen einer Reise
Für Kunden, die häufig die gleichen Geschäftsreisen oder Workations unternehmen, bietet WorkFlex eine einfache Möglichkeit, den Prozess durch das Duplizieren von Reisen zu vereinfachen.
Klicken Sie auf die Reiseanfrage, die Sie erneut einreichen möchten.
Klicken Sie im Dropdown-Menü unter Aktionen auf Duplizieren.
Sie werden zur Seite für die Reiseeinreichung weitergeleitet, auf der alle Reiseinformationen bereits vorab ausgefüllt sind.
Sie können das Datum oder andere Details nach Bedarf ändern.
Diese Option macht das Einreichen einer Reise schneller und einfacher. Sie ist sowohl für die HR- als auch für die Mitarbeiteroberfläche verfügbar, unabhängig vom Status der Reise.