Hinweis: Für die Einrichtung von Okta SSO/IDP lesen Sie bitte diesen Artikel.
Voraussetzungen
Sie müssen einen Nutzer finden, der in Ihrem Unternehmen Administrator im Okta-Konto ist, um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
Wenn Sie sich bei Okta anmelden und oben rechts kein „Admin"-Menü sehen, sind Sie kein Administrator:
Ihre Okta-Domain finden
Klicken Sie oben rechts auf der Okta-Startseite Ihres Unternehmens auf Admin.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil oben rechts, wo Ihre E-Mail-Adresse angezeigt wird.
Fahren Sie mit der Maus über your-company.okta.com, um den Wert zu kopieren, und fügen Sie ihn im Verbindungsprozess wieder ein.
Okta API-Key erstellen
Navigieren Sie im linken Menü zu Security > API.
Klicken Sie unter Tokens auf Create token.
Klicken Sie auf Create token und geben Sie einen Namen für Ihren Token ein.
Kopieren Sie den Token Value und fügen Sie ihn im Verbindungsprozess wieder ein.
Es stehen drei Optionen zur Konfiguration der Integration zur Verfügung
1. Mitarbeiter einladen
Mit dieser Option können Sie festlegen, ob Mitarbeiter automatisch zu WorkFlex eingeladen werden, sobald sie im HRIS hinzugefügt werden. Ist die Option aktiviert, werden bestehende und neue Mitarbeiter automatisch zu WorkFlex eingeladen. Ist sie deaktiviert, müssen Sie Mitarbeiter nach Abschluss der Integration manuell importieren.
2. Profildaten der Mitarbeiter synchronisieren
Diese Option stellt sicher, dass die Profilinformationen der Mitarbeiter stets aktuell sind, indem ihre Profilfelder automatisch ausgefüllt und aktualisiert werden.
3. Mitarbeiter deaktivieren
Mit dieser Option können Sie das Profil eines Mitarbeiters auf WorkFlex automatisch deaktivieren, sobald dieser in Ihrem HRIS deaktiviert wird.
So importieren Sie Ihre Mitarbeiter manuell aus Okta und laden sie zu WorkFlex ein
So importieren Sie Mitarbeiter:
Sie können in der Mitarbeiterverwaltung die Schaltfläche „Mitarbeiter einladen" verwenden.
Ein Dropdown-Menü erscheint, in dem Sie die Option „Mitarbeiter von Okta einladen" auswählen können.
Wählen Sie anschließend die Mitarbeiter aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Einladen".
Wichtige Informationen zur Datensynchronisation zwischen Okta und WorkFlex
Die minimale Datenmenge, die aus Okta übernommen wird, umfasst Vorname, Nachname, Status, Beschäftigungsart und E-Mail-Adresse.
Zusätzlich zu den erforderlichen Feldern können Sie auch weitere Daten zwischen Okta und WorkFlex synchronisieren. Dazu gehören folgende Felder:
→ Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
→ Geschlecht
→ Geburtsdatum
→ Wohnadresse
→ Jobtitel
→ Abteilung
→ Einstellungsdatum
→ E-Mail-Adresse des Vorgesetzten
Falls Sie zusätzliche Informationen oder Datenfelder über die Standardfelder hinaus benötigen, können Sie Custom Fields verwenden. Mit diesen Feldern können Sie neue, nicht standardmäßige Datenfelder zu Ihrer HRIS-Plattform hinzufügen. Damit diese neuen Custom Fields über den API-Key verfügbar gemacht werden, folgen Sie bitte den Anweisungen in diesem Leitfaden. Falls Sie sich für die Nutzung von Custom Fields entscheiden, informieren Sie bitte vorab das Customer-Success-Team von WorkFlex.
Um Daten für diese Felder zu synchronisieren, müssen Sie „Sync employee's profile data" aktivieren und die Felder in Ihren Okta-API-Zugangsdaten freigeben. Diese Funktion kann Zeit und Aufwand sparen, indem sie die Mitarbeiterinformationen in beiden Systemen konsistent hält.
Die Datensynchronisation zwischen Okta und WorkFlex erfolgt alle vier bis sechs Stunden. Änderungen in Okta können daher bis zu drei Stunden benötigen, um in WorkFlex übernommen zu werden, und aktualisieren/überschreiben dabei immer die Daten von WorkFlex.
Nachdem Sie die obigen Schritte in Ihrem HRIS abgeschlossen haben, fahren Sie mit Schritt 2 in diesem Leitfaden auf WorkFlex fort.