Die Funktion zur E-Mail-Anpassung ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der E-Mails anzupassen, die Ihre Mitarbeiter erhalten. Ob für Workation-Benachrichtigungen, Geschäftsreisen oder andere damit verbundene Auslöser – Sie haben nun die Kontrolle über die Sprache, den Ton und den Stil Ihrer E-Mail-Nachrichten.
Diese Anleitung führt Sie durch die Aktivierung und Verwendung dieser Funktion in WorkFlex.
1. Aktivierung der E-Mail-Anpassungsfunktion
Wenn Sie an dieser Funktion interessiert sind, wenden Sie sich bitte an Ihren WorkFlex Customer Success Manager. Sobald die Funktion für Ihr Konto aktiviert wurde, können Sie auf ein neues Feld in Ihren Unternehmenseinstellungen mit dem Titel „Customize emails“ zugreifen.
2. Zugriff auf die Seite zur E-Mail-Anpassung
Nachdem die Funktion aktiviert wurde, folgen Sie diesen Schritten:
Navigieren Sie zu Ihren Unternehmenseinstellungen.
Sie sehen einen neuen Abschnitt mit dem Titel „Customize emails“. Klicken Sie darauf, um die Seite zur E-Mail-Anpassung zu öffnen.
3. E-Mails nach Typ
Die Seite zur E-Mail-Anpassung ist in Abschnitte für verschiedene E-Mail-Typen unterteilt:
Workation-E-Mails
Geschäftsreise-E-Mails
Beide
Unter jedem Abschnitt finden Sie das Feld „E-Mail-Typ“, in dem Sie aus dem Dropdown-Menü die E-Mail auswählen können, die Sie anpassen möchten:
4. Anpassen des E-Mail-Inhalts
Nachdem Sie eine E-Mail ausgewählt haben, die Sie bearbeiten möchten, können Sie Folgendes anpassen:
Betreffzeile: Bearbeiten Sie die Betreffzeile, um Ihre bevorzugte Formulierung zu verwenden.
E-Mail-Inhalt: Ändern Sie den Text der E-Mail, passen Sie den Ton an, formulieren Sie Sätze um und ändern Sie andere Inhalte, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Sie können den Inhalt auch mithilfe der Leiste oben im Editor formatieren.
Die verfügbaren Tools umfassen:
Rückgängig: Änderungen rückgängig machen.
Wiederholen: Rückgängig gemachte Änderungen erneut anwenden.
Schriftart: Wählen Sie den Schriftstil für die E-Mail.
Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße an.
Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen: Textformatierung anwenden.
Link einfügen: Fügen Sie klickbare Hyperlinks hinzu.
Merge-Tag einfügen: Fügen Sie dynamische Datenfelder wie Benutzernamen, Daten usw. ein.
Textausrichtung: Richten Sie den Text links, rechts oder zentriert aus.
Zeilenhöhe: Passen Sie den Abstand zwischen den Zeilen an.
Nummerierte Liste: Erstellen Sie eine geordnete Liste.
Aufzählungsliste: Erstellen Sie eine ungeordnete Liste.
Einzug vergrößern/verkleinern: Passen Sie den Texteinzug an.
Emojis: Fügen Sie Emojis in Ihre E-Mails ein.
Sonderzeichen: Fügen Sie Symbole und Sonderzeichen ein.
Formatierung entfernen: Entfernen Sie alle benutzerdefinierten Formatierungen und setzen Sie den Text zurück.
6. Speichern Ihrer Änderungen
Nachdem Sie die erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie unten rechts auf der Seite auf „Änderungen speichern“.
Die angepasste E-Mail-Vorlage wird nun für alle Fälle verwendet, in denen die Auslösebedingung für die E-Mail erfüllt ist (z. B. eine Geschäftsreisbenachrichtigung oder Workation-Alert).
7. Sprachspezifische Änderungen
Nachdem Sie Ihre Änderungen gespeichert haben, bemerken Sie möglicherweise ein Aufmerksamkeitszeichen auf der Schaltfläche für die deutsche Sprache. Dies zeigt an, dass Sie Änderungen an der englischen E-Mail-Vorlage vorgenommen haben, aber noch nicht an der deutschen.
Sie können zur deutschen Sprache wechseln, indem Sie auf die Schaltfläche klicken und dann die notwendigen Änderungen an der deutschen Version der E-Mail vornehmen.
Hinweis: Das gleiche visuelle Zeichen wird angezeigt, wenn Sie Änderungen an der deutschen Vorlage vornehmen – die englische Version wird mit dem Aufmerksamkeitszeichen markiert, um Sie darauf hinzuweisen, dass auch in dieser Sprache Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Fazit
Mit der Funktion zur E-Mail-Anpassung haben Sie nun die Flexibilität, E-Mail-Kommunikationen basierend auf dem einzigartigen Ton und Stil Ihres Unternehmens anzupassen. Egal, ob Sie Workation-Benachrichtigungen, Geschäftsreise-Updates oder andere E-Mail-Auslöser verwalten – Sie können sicherstellen, dass Ihre Nachrichten markengerecht und angemessen für Ihr Publikum sind.
Wenn Sie Unterstützung benötigen oder Fragen zum E-Mail-Anpassungsprozess haben, können Sie sich gerne über die Chat-Funktion auf der Plattform an unser Support-Team wenden.