Das Aktualisieren Ihrer Profildaten ist entscheidend für eine reibungslose Kommunikation und die korrekte Bearbeitung von Dokumenten innerhalb von WorkFlex. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Profileinstellungen zu navigieren und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
Alle Mitarbeitenden, die grenzüberschreitend reisen, benötigen ein WorkFlex-Profil. Wenn eine Integration mit einem Human Resources Information System (HRIS) wie Personio, Workday, SAP Success Factors oder Ähnlichem besteht, wurde das Profil bereits erstellt und ein Großteil der Daten wurde übertragen. Sobald der erste Antrag eingereicht oder die nächste Reise über das Travel Management System (TMS) gebucht wird, können weitere Profildaten angefordert werden.
Zugriff auf Ihre Profildaten
Um auf Ihre Profildaten zuzugreifen, melden Sie sich in Ihrem WorkFlex-Konto an. Nach der Anmeldung klicken Sie unten links auf Ihren Profilnamen und wählen dann Profil aus. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der Sie alle Ihre Profildaten finden können.
Übersicht über die Profilabschnitte
Ihre Profilseite ist in fünf Hauptabschnitte unterteilt:
1. Persönliche Angaben
In diesem Abschnitt können Sie wichtige Informationen wie Ihren Namen, Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Geschlecht und Ihr Geburtsdatum bearbeiten.
2. Wohnadresse
Hier können Sie Ihre Wohnadresse aktualisieren.
Falls Ihre Staatsangehörigkeit nicht aus der EU stammt, Sie jedoch innerhalb der EU wohnen, müssen Sie auch Ihre Berechtigungsgrundlage für die Arbeit aus dem Dropdown-Menü auswählen. Diese unterscheidet sich je nach EU-Land.
3. Offizielle Informationen
In diesem Abschnitt können Sie wichtige offizielle Daten eingeben, einschließlich Ihres Gehaltslandes und Ihrer Sozialversicherungsnummer. Genaue Angaben in diesem Abschnitt sind entscheidend für die Compliance.
Nur für C-Level-Führungskräfte in Deutschland:
Wenn Sie eine C-Level-Führungskraft mit Gehaltsabrechnung in Deutschland sind und keine Sozialversicherungsnummer haben, geben Sie bitte „00 000000 X 000“ in das Feld für die Sozialversicherungsnummer ein, damit wir die Sozialversicherungszertifikate entsprechend für Sie beantragen können.
4. Jobinformationen
Im Abschnitt Jobinformationen können Sie Angaben zu Ihrer Beschäftigung anpassen, wie z. B. Ihre Stellenbezeichnung, Ihr Eintrittsdatum, Ihre Abteilung, die E-Mail-Adresse Ihres Managers und Ihre Beschäftigungsentität.
Hier können Sie Ihre Beschäftigungsentität aus den verfügbaren Optionen auswählen. Wenn die Option auf „Freitext“ eingestellt ist, können Sie den Namen Ihrer Entität manuell eingeben. Diese Option wird normalerweise von Ihrem HR-Admin vordefiniert.
5.Speicherung von Visa-Informationen
Wir ermöglichen es, Visa-Informationen direkt in Ihrem Profil zu speichern, um die Nachverfolgung und Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Sie können wichtige Visa-Details wie Visumtyp, Ausstellungsland und Ablaufdatum hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass das System genaue Informationen für laufende Risikobewertungen und Compliance-Zusammenfassungen enthält. Beachten Sie, dass dieses Feld optional ist, sodass Sie es basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens verwenden können.
So fügen Sie Ihre Visa-Informationen hinzu:
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rechtliche und Reiseunterlagen“, der Felder für Ihre Visa-Details enthält.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, um Ihre Visa-Details einzugeben.
Geben Sie Ihre Visa-Details ein.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, einschließlich Visumtyp, Ausstellungsland und Visa-Gültigkeitsdaten (Start- und Enddatum) und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
Hinweis: Wenn Sie mehr als ein gültiges Visum haben, können Sie erneut auf + Neu klicken, um weitere Visa-Details hinzuzufügen.
6. Genehmigte Arbeitstage im Ausland
In diesem letzten Abschnitt können Sie Ihren verbrauchten Kontingentstand für genehmigte Arbeitstage im Ausland für das vorherige, aktuelle und nächste Jahr einsehen. Diese Informationen sind wichtig für die Planung Ihrer Abwesenheit vom Büro.
Ändern Ihrer E-Mail-Adresse und der Plattform-Sprache
Um Ihre E-Mail-Adresse in WorkFlex zu aktualisieren, folgen Sie einfach diesen Schritten:
Zugriff auf Ihre Einstellungen: Klicken Sie auf Ihren Namen in der unteren rechten Ecke der Plattform. Ein Menü erscheint – wählen Sie „Meine Einstellungen“.
E-Mail bearbeiten: Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Anmeldedaten ändern können. Um Ihre E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie auf den kleinen Bearbeiten-Button neben Ihrer aktuellen E-Mail-Adresse. Geben Sie Ihre neue E-Mail-Adresse ein und speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Das Ändern Ihrer E-Mail-Adresse wird Sie automatisch von der Plattform abmelden. Sie müssen sich anschließend mit der neuen E-Mail-Adresse wieder einloggen.
Unter den Kontoeinstellungen können Sie außerdem die Sprache der Plattform auf Englisch, Spanisch oder Deutsch einstellen. Diese Spracheinstellung ändert nicht nur die Benutzeroberfläche der Plattform, sondern beeinflusst auch die Sprache der E-Mails, die Sie von uns erhalten.
Vergessen Sie nicht, nach der Änderung auf „Änderungen speichern“ zu klicken, damit Ihre Anpassungen übernommen werden.
Fazit
Das Aktualisieren Ihrer Profildaten in WorkFlex ist wichtig, um korrekte Aufzeichnungen und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Überprüfen Sie regelmäßig jeden Abschnitt, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell und korrekt sind.
Wenn Ihre Daten über eine HRIS-Integration wie Personio, Workday, SAP Success Factors, HiBob oder Ähnliches übertragen werden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihre Daten nur in Ihrem HRIS aktualisieren. Die Integration überträgt die Änderungen automatisch alle drei Stunden an die WorkFlex-Plattform.
Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte immer zuerst an Ihre HR-Administratoren.