In WorkFlex haben wir Erinnerungs-E-Mails implementiert, um sicherzustellen, dass sowohl Workations als auch Geschäftsreisen reibungslos und effizient bearbeitet werden. Diese automatisierten Erinnerungen helfen sowohl Mitarbeitern als auch Administratoren, den Überblick über Genehmigungsprozesse und notwendige Maßnahmen zu behalten. Hier ist eine detaillierte Übersicht über die Erinnerungs-E-Mails, die Sie für Workations und Geschäftsreisen erwarten können.
Erinnerungs-E-Mails für Workation
Für Workations senden wir zwei Arten von Erinnerungs-E-Mails, um den Prozess auf Kurs zu halten:
Genehmigungserinnerung für Manager oder HR-Admin (24 Stunden und 72 Stunden nach Einreichung der Reiseanfrage)
Wenn ein Mitarbeiter eine Workation-Anfrage eingereicht hat und diese noch nicht genehmigt wurde, wird eine automatische Erinnerung an den zuständigen Manager oder HR-Admin gesendet. Diese Erinnerung wird 24 Stunden und 72 Stunden nach der Einreichung der Reiseanfrage gesendet und dient dazu, den Genehmiger darauf aufmerksam zu machen, die Anfrage zu überprüfen und zu genehmigen.Die E-Mail sieht folgendermaßen aus:
Genehmigungserinnerung für Manager oder HR-Admin (3 Tage vor dem Startdatum)
Eine weitere Erinnerung wird drei Tage vor dem Startdatum der Workation gesendet. Diese E-Mail dient als letzte Benachrichtigung, um sicherzustellen, dass der Genehmigungsprozess rechtzeitig abgeschlossen wird, damit der Mitarbeiter seine Workation ohne Verzögerung beginnen kann.Die E-Mail sieht folgendermaßen aus:
Diese Erinnerungen helfen dabei, den Genehmigungsprozess aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Workations rechtzeitig genehmigt werden.
Erinnerungs-E-Mails für Geschäftsreisen
Für Geschäftsreisen gibt es zwei Hauptszenarien, in denen Erinnerungs-E-Mails ausgelöst werden:
Profilinformationen nach der Buchung einer Reise über das Buchungstool nicht ausgefüllt
Wenn ein Benutzer eine Geschäftsreise über das Buchungstool gebucht hat, aber seine Profilinformationen noch nicht ausgefüllt hat, wird eine automatische Erinnerung gesendet, um ihn darauf hinzuweisen, die notwendigen Details bereitzustellen. Das Ausfüllen des Profils ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Reise ordnungsgemäß dokumentiert wird und der Mitarbeiter auf alle relevanten Funktionen zugreifen kann.
Für detaillierte Anweisungen zur Aktualisierung Ihres Profils klicken Sie bitte hier. Weitere Informationen zum Eintragen des Rückreisedatums für Ihre Reise finden Sie hier.Die E-Mail sieht folgendermaßen aus:
Zusätzliche Fragen für PWD
Nach der Buchung einer Reise müssen einige Benutzer möglicherweise zusätzliche Fragen beantworten, um die PWD-Benachrichtigung für ihre Reise einzureichen. Wenn dieser Schritt noch nicht abgeschlossen wurde, wird eine Erinnerung gesendet, um den Benutzer darauf aufmerksam zu machen, die erforderlichen Informationen bereitzustellen.Die E-Mail sieht folgendermaßen aus:
Beide Erinnerungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter vollständig auf ihre Geschäftsreisen vorbereitet sind, indem sie die erforderlichen Profilinformationen bereitstellen oder zusätzliche Schritte für PWDs abschließen.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, die Erinnerungs-E-Mails zu verstehen, die für Workations und Geschäftsreisen in WorkFlex gesendet werden. Diese automatisierten E-Mails sollen den Prozess optimieren und sicherstellen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Administratoren den Überblick über Genehmigungen und erforderliche Maßnahmen behalten.