Die Integration von WorkFlex mit Ihrem Buchungstool vereinfacht Ihren Buchungsprozess, indem Buchungsbestätigungen automatisch von Ihrem Reisewerkzeug empfangen und verarbeitet werden. Keine manuellen Eingaben mehr! Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden Ihre Buchungen nahtlos von Ihrem Buchungstool zu WorkFlex übertragen, ohne dass zusätzliche Schritte von Ihrer Seite erforderlich sind.
Warum ist diese Integration nützlich?
Durch die Verbindung Ihres Buchungstools mit WorkFlex sparen Sie Zeit und vermeiden den Aufwand, Anfragen manuell einzureichen. Mit dieser Integration wird jede Buchungsbestätigung automatisch an WorkFlex gesendet, und wir kümmern uns um den Rest. Das bedeutet weniger Arbeit für Sie und weniger Fehlerquellen – lehnen Sie sich einfach zurück und lassen Sie die Plattform die schwere Arbeit übernehmen!
So verbinden Sie Ihr Buchungstool
Als HR-Admin können Sie die Verbindungen zu Ihren Reisetools direkt über die Plattform verwalten.
Melden Sie sich in Ihrem HR-Admin-Profil an
Gehen Sie zu Einstellungen
Wählen Sie Integrationen
Öffnen Sie den Tab Travel Tools
Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt:
Direkte Integrationen
Eine native Verbindung zu Ihrem Buchungstool. Sobald die Verbindung aktiv ist, werden Reisen automatisch an WorkFlex übertragen.
Perk — diese Verbindung können Sie selbst aktivieren. Klicken Sie auf Verbinden, und Ihre Reisen werden übertragen. Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, einschließlich der Einrichtung auf Perk-Seite, finden Sie hier: Integration von Business Travel mit Perk.
Egencia — wir aktivieren die Verbindung, sobald Sie und Egencia zugestimmt haben. Hinweis: Egencia erhebt zusätzliche Gebühren.
BCD Travel — wir aktivieren die Verbindung, sobald Sie und BCD zugestimmt haben.
Für Egencia und BCD Travel klicken Sie einfach auf „Kontaktieren Sie uns“. Unser Team wird über Ihre Anfrage informiert, und Ihr WorkFlex Customer Success Manager übernimmt anschließend alle weiteren Schritte.
E-Mail-Integration
Jedes Buchungstool kann bereits heute über unsere E-Mail-Integration angebunden werden – darunter SAP Concur, Cytric, Navan, CWT, Lanes & Planes und Onesto. Die Einrichtung erfolgt in einem kurzen Schritt gemeinsam mit Ihrem CSM.
Wählen Sie Ihr Tool aus und klicken Sie auf Contact us. Falls Ihr Tool nicht aufgeführt ist, tragen Sie es im Feld Using another tool? ein. In beiden Fällen wird unser Team sofort benachrichtigt und meldet sich bei Ihnen, um gemeinsam die CC-E-Mail-Integration einzurichten – die vier Schritte unten.
Wenn Sie SAP Concur nutzen, finden Sie hier die spezielle Anleitung: Integration von Business Travel mit SAP Concur.
Schritt 1: WorkFlex generiert eine einzigartige E-Mail-Adresse
WorkFlex erstellt eine dedizierte E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen, um Buchungsbestätigungen zu empfangen. Zum Beispiel: [email protected]
Diese E-Mail-Adresse ist ausschließlich für den Empfang von Buchungsbestätigungs-E-Mails von Ihrem Reisewerkzeuganbieter vorgesehen.
Schritt 2: Fügen Sie die E-Mail-Adresse zu Ihrem Buchungstool hinzu
Um den automatischen Transfer der Buchungsbestätigungen sicherzustellen, fügen Sie einfach die von WorkFlex generierte E-Mail-Adresse in das CC-Feld innerhalb der Einstellungen Ihres Reisewerkzeugs hinzu.
Tipp: Möglicherweise müssen Sie sich an den Support Ihres Reiseanbieters wenden oder das Admin-Panel verwenden, um dies einzurichten.
Schritt 3: Testphase (ca. 5 Werktage)
Nach der Einrichtung beginnt WorkFlex, eingehende Buchungsbestätigungen zu überwachen, um die Kompatibilität und Datenrichtigkeit zu prüfen.
Wir empfehlen, einige Testbuchungen (Flüge, Hotels, etc.) durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
Schritt 4: Live-Schaltung!
Sobald das Testen abgeschlossen ist und alles in Ordnung ist, wird Ihre Integration live geschaltet!
Von nun an wird WorkFlex Buchungen automatisch verarbeiten und auf der Plattform anzeigen – keine manuelle Arbeit erforderlich!
Reise Stornierung
So funktioniert es:
Wenn eine Stornierung eingeht, die mit einer bestehenden Reise übereinstimmt (gleicher Benutzer, Zielort, Startdatum und Rückreisedatum), wird die Reise auch in WorkFlex storniert.
→ Beispiel: Reise gebucht von Deutschland nach Spanien, 1. Aug. bis 5. Aug. Stornierung mit denselben Details erhalten → die Reise wird storniert.Wenn die Reise kein Rückreisedatum hat und die Stornierung für diese einseitige Reise ohne Rückreisedatum erfolgt, wird sie storniert, jedoch nur, wenn die Reise noch aussteht.
→ Beispiel: Einwegreise von Deutschland ins Vereinigte Königreich, Startdatum 1. Aug., kein Rückreisedatum, noch ausstehend. Stornierung mit denselben Details erhalten → die Reise wird storniert.
Was nicht berücksichtigt wird:
Die folgenden Fälle werden übersprungen:
Wenn die Reise ein Rückreisedatum hat, aber die Stornierung keins enthält (Teilstornierungen werden nicht unterstützt).
→ Beispiel: Reise gebucht von Deutschland nach Spanien, 1. Aug. bis 5. Aug. Stornierung mit nur dem 1. Aug. und ohne Rückreisedatum → diese wird übersprungen.Wenn mehrere übereinstimmende Reisen erkannt werden (z. B. Duplikate mit überschneidenden Daten und identischen Details), wird die Stornierung übersprungen, um zu vermeiden, dass die falsche Reise storniert wird.
→ Beispiel: Benutzer erstellt versehentlich zwei Reisen nach Spanien mit denselben Daten. Stornierung erhalten → diese wird übersprungen, um Verwirrung zu vermeiden.
Brauchen Sie Hilfe?
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung während eines Schrittes der Integration benötigen, können Sie sich jederzeit über die Chat-Funktion auf der Plattform oder per E-Mail an [email protected] an unser Team wenden.