Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess zur Einrichtung Ihrer Unternehmensrichtlinie für Workations in WorkFlex. Sie können Folgendes festlegen:
Work-from-anywhere-Arbeitstage: Definieren Sie die Anzahl der Arbeitstage (keine Kalendertage), die Mitarbeitenden erlaubt sind. Das Guthaben an Work-from-anywhere-Tagen ist bei jeder Reiseanfrage und im Profil der Mitarbeitenden sichtbar.
Frist für Reiseanträge: Legen Sie die erforderliche Anzahl an Kalendertagen vor Reisebeginn fest, die für die Einreichung eines Antrags benötigt wird, um genügend Zeit für die Genehmigung und Vorbereitung zu lassen.
Liste der erlaubten Länder: Bestimmen Sie, welche Länder Mitarbeitende für Reiseanfragen auswählen können.
Aktivieren/deaktivieren von inländischen Workations: Kontrollieren Sie, ob Sie die Bewegungen der Mitarbeitenden im Gehaltsland über WorkFlex verfolgen möchten.
Einrichten der Unternehmensrichtlinie für Workations
Navigieren Sie zu den Unternehmensrichtlinieneinstellungen
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen > Workation-Richtlinie, um auf die relevanten Einstellungen zuzugreifen.
Arbeitstage für Work-from-anywhere und Frist für Reiseanträge bearbeiten
Klicken Sie auf „Bearbeiten“ neben den Feldern, die Sie ändern möchten.
Im erscheinenden Fenster geben Sie zuerst die Anzahl der erlaubten Arbeitstage für Work-from-anywhere und anschließend die Kalendertage für die Frist für Reiseanträge ein.
Hinweis: Das erste Feld steht für Arbeitstage, das zweite für Kalendertage. Die Frist für Reiseanträge kann nicht auf 0 Tage gesetzt werden.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter anpassen
Wenn Sie Teilzeitmitarbeiter haben, die eine andere Workation-Balance als Vollzeitmitarbeiter erhalten sollen, können Sie dies in Ihren Einstellungen wie folgt anpassen:
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche neben Work from abroad guidelines.
Aktivieren Sie den Schalter neben Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter einrichten.
Sobald aktiviert, sehen Sie eine Liste der Teilzeitpläne:
4 Tage pro Woche
3 Tage pro Woche
2 Tage pro Woche
1 Tag pro Woche
Standardmäßig berechnet WorkFlex die Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter automatisch basierend auf der Vollzeit-Balance und der Anzahl der Arbeitstage pro Woche.
Beispiel:
Vollzeit (5 Tage/Woche) → 20 Workation-Tage pro Jahr
Teilzeit (4 Tage/Woche) → (4/5) × 20 = 16 Workation-Tage pro Jahr
Die Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter wird automatisch aus der oben definierten Vollzeit-Balance abgeleitet. Sie können jedoch bei Bedarf jede Balance manuell anpassen.
Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Teilzeitplan und geben Sie die Anzahl der Workation-Tage ein, die für diesen Plan gelten sollen.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.
Sobald die Teilzeiteinstellung aktiviert ist, erscheint ein neues Profilfeld im Profil jedes Mitarbeiters, in dem sie ihren Arbeitsplan auswählen können. Basierend auf dieser Auswahl wird die Anzahl der Workation-Tage pro Jahr automatisch zugewiesen.
Liste der erlaubten Länder einrichten
Unter den Ländereinstellungen haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:
Ganze Welt
EU-Länder
EU-Länder und Ursprungsland
Klicken Sie auf Auswählen, um Ihre Wahl anzuwenden.
Anpassen der Liste der erlaubten Länder
Nachdem Sie eine der Länderoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Länder anpassen, um die Liste weiter anzupassen.
Einige Länder sind standardmäßig aufgrund von Risikofaktoren, Sanktionen oder Sicherheitsbedenken ausgeschlossen. Diese Länder sind rot markiert und werden regelmäßig aktualisiert.
Um ein ausgeschlossenes Land einzubeziehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben.
Sie können Länder auch manuell zur Liste „Eingeschlossen“ oder „Ausgeschlossen“ verschieben.
Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie die Liste nach Ihren Anforderungen angepasst haben.
Aktivieren/deaktivieren von inländischen Workations:
Scrollen Sie nach unten und aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter für das Gehaltsland.
Wenn deaktiviert: Wenn diese Funktion deaktiviert ist, sehen Mitarbeitende ihr Gehaltsland nicht als verfügbares Ziel, wenn sie einen Reiseort auswählen.
Wenn aktiviert: Wenn die Funktion aktiviert ist, können Mitarbeitende ihr Gehaltsland als Ziel für Workation-Anfragen auswählen. Das System zeigt eine Erinnerung an, dass die Auswahl des Gehaltslandes als inländische Workation zählt.
