Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess zur Einrichtung Ihrer Unternehmensrichtlinie für Workations in WorkFlex. Sie können Folgendes festlegen:
Work-from-anywhere-Arbeitstage: Definieren Sie die Anzahl der Arbeitstage (keine Kalendertage), die Mitarbeitenden erlaubt sind. Das Guthaben an Work-from-anywhere-Tagen ist bei jeder Reiseanfrage und im Profil der Mitarbeitenden sichtbar.
Frist für Reiseanträge: Legen Sie die erforderliche Anzahl an Kalendertagen vor Reisebeginn fest, die für die Einreichung eines Antrags benötigt wird, um genügend Zeit für die Genehmigung und Vorbereitung zu lassen.
Liste der erlaubten Länder: Bestimmen Sie, welche Länder Mitarbeitende für Reiseanfragen auswählen können.
Aktivieren/deaktivieren von inländischen Workations: Kontrollieren Sie, ob Sie die Bewegungen der Mitarbeitenden im Gehaltsland über WorkFlex verfolgen möchten.
Einrichten der Unternehmensrichtlinie für Workations
Zu den Richtlinieneinstellungen des Unternehmens navigieren
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen > Workation-Richtlinie, um die entsprechenden Einstellungen aufzurufen.
Work-from-anywhere-Tage und Einreichungsfrist für Reisen bearbeiten
Klicken Sie neben den Feldern, die Sie ändern möchten, auf Bearbeiten.
Im sich öffnenden Fenster geben Sie zunächst die Anzahl der erlaubten Work-from-anywhere-Arbeitstage und anschließend die Anzahl der Kalendertage für die Einreichungsfrist von Reisen ein.
Hinweis:
Die Felder zur Einreichungsfrist beziehen sich auf Kalendertage, während sich das Feld Kontingent für Vollzeitbeschäftigte ausschließlich auf Arbeitstage bezieht. Die Einreichungsfrist kann nicht auf 0 Tage gesetzt werden.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Zusätzliche Einstellungen: Limits und Reisehäufigkeit durchsetzen
Einreichung von Reisen verhindern, die die Einreichungsfrist unterschreiten
Aktivieren Sie unter Einreichungsfrist die Option „Einreichung von Reiseanfragen verhindern, wenn die Frist nicht eingehalten wird“.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende keine Reiseanfrage einreichen, wenn die erforderliche Vorlaufzeit nicht eingehalten wird. Ist die Option deaktiviert, dient die Vorlaufzeit lediglich als Empfehlung bzw. Warnhinweis.
Einreichung von Reisen verhindern, die das Workation-Kontingent überschreiten
Dieselbe Option steht auch unter Kontingent für Vollzeitbeschäftigte zur Verfügung.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende keine neuen Reiseanfragen mehr einreichen, sobald ihr verfügbares Workation-Kontingent vollständig ausgeschöpft ist.
Anzahl der Workation-Reisen pro Jahr
HR-Administratoren können jetzt die maximale Anzahl an Workation-Reisen festlegen, die ein Mitarbeiter pro Kalenderjahr einreichen darf.
Funktionsweise der Begrenzung:
Berechnung: Das Limit basiert auf der Gesamtzahl der ausstehenden und genehmigten Reisen.
Automatische Anpassungen: Stornierte oder abgelehnte Anfragen zählen nicht auf das Limit an, wodurch sofort ein Platz für neue Anfragen frei wird.
Einreichungssperre: Sobald die maximale Schwelle erreicht ist, werden Mitarbeiter automatisch daran gehindert, weitere Reiseanfragen einzureichen.
Beispiel: Wenn das jährliche Limit auf 4 Reisen festgelegt ist und ein Mitarbeiter 2 ausstehende und 2 genehmigte Anfragen hat, hat er sein Limit erreicht und kann keine weiteren Reisen mehr anfragen. Wird jedoch eine dieser Reisen abgelehnt, erhält der Mitarbeiter einen Platz zurück und kann eine weitere Reise anfragen.
Ausnahmen:
HR-Flexibilität: HR-Administratoren unterliegen diesen Einschränkungen nicht. Sollte ein Ausnahmefall auftreten, kann HR weiterhin Reisen im Namen von Mitarbeitern anfragen, auch wenn diese ihr jährliches Limit erreicht haben.
Unbegrenzte Option: Das Festlegen des Limits auf 0 ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl an Workation-Reisen für Mitarbeiter.
Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter anpassen
Wenn Sie Teilzeitmitarbeiter haben, die eine andere Workation-Balance als Vollzeitmitarbeiter erhalten sollen, können Sie dies in Ihren Einstellungen wie folgt anpassen:
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche neben Work from abroad guidelines.
Aktivieren Sie den Schalter neben Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter einrichten.
Sobald aktiviert, sehen Sie eine Liste der Teilzeitpläne:
4 Tage pro Woche
3 Tage pro Woche
2 Tage pro Woche
1 Tag pro Woche
Standardmäßig berechnet WorkFlex die Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter automatisch basierend auf der Vollzeit-Balance und der Anzahl der Arbeitstage pro Woche.
Beispiel:
Vollzeit (5 Tage/Woche) → 20 Workation-Tage pro Jahr
Teilzeit (4 Tage/Woche) → (4/5) × 20 = 16 Workation-Tage pro Jahr
Die Workation-Balance für Teilzeitmitarbeiter wird automatisch aus der oben definierten Vollzeit-Balance abgeleitet. Sie können jedoch bei Bedarf jede Balance manuell anpassen.
Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Teilzeitplan und geben Sie die Anzahl der Workation-Tage ein, die für diesen Plan gelten sollen.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.
Sobald die Teilzeiteinstellung aktiviert ist, erscheint ein neues Profilfeld im Profil jedes Mitarbeiters, in dem sie ihren Arbeitsplan auswählen können. Basierend auf dieser Auswahl wird die Anzahl der Workation-Tage pro Jahr automatisch zugewiesen.
Liste der erlaubten Länder einrichten
Unter den Ländereinstellungen haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:
Ganze Welt
EU-Länder
EU-Länder und Ursprungsland
Klicken Sie auf Auswählen, um Ihre Wahl anzuwenden.
Anpassen der Liste der erlaubten Länder
Nachdem Sie eine der Länderoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Länder anpassen, um die Liste weiter anzupassen.
Einige Länder sind standardmäßig aufgrund von Risikofaktoren, Sanktionen oder Sicherheitsbedenken ausgeschlossen. Diese Länder sind rot markiert und werden regelmäßig aktualisiert.
Um ein ausgeschlossenes Land einzubeziehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben.
Sie können Länder auch manuell zur Liste „Eingeschlossen“ oder „Ausgeschlossen“ verschieben.
Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie die Liste nach Ihren Anforderungen angepasst haben.
Aktivieren/deaktivieren von inländischen Workations:
Scrollen Sie nach unten und aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter für das Gehaltsland.
Wenn deaktiviert: Wenn diese Funktion deaktiviert ist, sehen Mitarbeitende ihr Gehaltsland nicht als verfügbares Ziel, wenn sie einen Reiseort auswählen.
Wenn aktiviert: Wenn die Funktion aktiviert ist, können Mitarbeitende ihr Gehaltsland als Ziel für Workation-Anfragen auswählen. Das System zeigt eine Erinnerung an, dass die Auswahl des Gehaltslandes als inländische Workation zählt.
