Das Dokumentencenter in WorkFlex ist Ihre sichere, zentrale Anlaufstelle zum Speichern sowohl persönlicher als auch arbeitsbezogener Dokumente. Ob Reisepass, Visum, A1-Bescheinigung oder Arbeitsvertrag – laden Sie es einfach einmal hoch und greifen Sie jederzeit darauf zu.
Sobald ein Dokument hochgeladen wurde, wird es sicher gespeichert, und wir werden Sie nicht erneut auffordern, ein Dokument hochzuladen, wenn es bereits im Dokumentencenter gespeichert ist.
Wie greife ich auf das Dokumentencenter zu?
Klicken Sie auf der WorkFlex-Startseite auf Ihren Namen in der linken unteren Ecke.
Wählen Sie im Menü „Profil“.
Klicken Sie oben auf der Profilseite auf „Dokumentencenter“.
Dokumente hochladen
A1-Bescheinigung
Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie „A1-Bescheinigung“ aus dem Dropdown-Menü.
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus:
Land (Sie können mehrere Länder für A1-Bescheinigungen mit mehreren Staaten auswählen)
Gültigkeit (Start- und Enddatum)
Laden Sie das Zertifikat hoch.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Reisepass
Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie „Reisepass“ aus dem Menü.
Füllen Sie das Gültigkeitsdatum aus.
Laden Sie ein Foto Ihres Reisepasses hoch.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Personalphoto
Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie „Personalphoto“ aus.
Laden Sie Ihr Foto hoch.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Visum
Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie „Visum“ aus.
Wählen Sie das Land und den Visumtyp aus.
Geben Sie die Gültigkeitsdaten ein.
Laden Sie ein Foto Ihres Visums hoch.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Hinweis: Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Visum, das Sie für verschiedene Länder besitzen.
Arbeitsvertrag
Klicken Sie auf „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie „Arbeitsvertrag“ aus.
Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus.
Laden Sie Ihren Vertrag hoch.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Dokumentenstatus & Bearbeitung
Alle Dokumente werden je nach den eingegebenen Daten als „Gültig“ oder „Ungültig“ gekennzeichnet.
Beispiel: Sobald ein Visum das Ablaufdatum erreicht, wird es vom System automatisch als „Ungültig“ markiert.
Sie können ein Dokument aktualisieren oder korrigieren, indem Sie auf den „Bearbeiten“-Button auf der jeweiligen Karte klicken.
Sie können jedes Dokument anzeigen und herunterladen, indem Sie auf den „Herunterladen“-Button auf der entsprechenden Karte klicken.
Zugriffsregeln
Mitarbeiter: Können alle ihre eigenen Dokumente anzeigen und verwalten.
HR / Assistenten:
Können nur A1-Bescheinigungen und Arbeitsverträge ihrer Mitarbeitenden einsehen.
Können alle Dokumente für Mitarbeitende mit verwalteten Profilen einsehen.
Diese Struktur stellt die Privatsphäre der persönlichen Daten sicher und unterstützt gleichzeitig effiziente Compliance-Arbeitsabläufe.
Wie Ihre Dokumente gesichert werden
Alle Dokumente, die im Dokumentencenter hochgeladen werden, sind End-to-End verschlüsselt, um sicherzustellen, dass nur Sie und autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Die Dokumente werden auf sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und entsprechen der DSGVO sowie den geltenden Datenschutzvorschriften.
Unsere Speicherarchitektur gewährleistet eine Datenisolierung auf Mandantenebene, was bedeutet, dass Ihre Dokumente niemals zusammen mit den Daten anderer Kunden gespeichert werden.