Das Dokumentencenter in WorkFlex ist Ihre sichere, zentrale Anlaufstelle zum Speichern sowohl persönlicher als auch arbeitsbezogener Dokumente. Ob Reisepass, Visum, A1-Bescheinigung, Aufenthaltstitel oder Arbeitsvertrag – laden Sie es einfach einmal hoch und greifen Sie jederzeit darauf zu.
Sobald ein Dokument hochgeladen wurde, wird es sicher gespeichert, und wir werden Sie nicht erneut auffordern, ein Dokument hochzuladen, wenn es bereits im Dokumentencenter gespeichert ist.
Wie greife ich auf das Dokumentencenter zu?
Es gibt zwei Wege:
Klicken Sie auf Ihren Namen in der linken unteren Ecke, wählen Sie Profil und öffnen Sie oben auf der Profilseite den Reiter Dokumentencenter.
Oder klicken Sie auf Ihren Namen in der linken unteren Ecke und wählen Sie im Menü direkt Dokumentencenter aus.
Dokumente hochladen
Klicken Sie im Dokumentencenter oben rechts auf Dokumente hochladen und wählen Sie die Art des Dokuments aus, das Sie hinzufügen möchten. Jede Dokumentart öffnet ein eigenes Formular und fragt nur die Angaben ab, die für dieses Dokument relevant sind.
Überall dort, wo das Feld Gültigkeit erscheint, handelt es sich um einen Zeitraum: Öffnen Sie den Kalender und wählen Sie Start- und Enddatum in einem Schritt aus — Sie müssen den Kalender dazwischen nicht schließen und erneut öffnen.
Unterstützte Dateiformate sind PDF, JPG, JPEG und PNG. Das PoA-Formular wird ausschließlich als PDF akzeptiert.
A1-Bescheinigung
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie A1-Bescheinigung aus dem Menü.
Wählen Sie das Land aus, für das die Bescheinigung gilt. Für eine A1-Bescheinigung mit mehreren Staaten können Sie mehrere Länder auswählen.
Legen Sie die Gültigkeit fest, indem Sie Start- und Enddatum der Bescheinigung im Kalender auswählen.
Laden Sie die Bescheinigung hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Reisepass/Ausweis
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Reisepass/Ausweis aus dem Menü.
Legen Sie die Gültigkeit fest, indem Sie den ersten und den letzten Gültigkeitstag im Kalender auswählen.
Geben Sie die Reisepass-ID ein.
Laden Sie eine Kopie Ihres Reisepasses hoch. Falls Sie keinen Reisepass haben, können Sie stattdessen eine Kopie Ihres Personalausweises hochladen.
Klicken Sie auf Hochladen.
Personalphoto
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Personalphoto aus dem Menü.
Laden Sie ein Foto von sich hoch. Für diese Dokumentart sind keine Datumsangaben erforderlich.
Klicken Sie auf Hochladen.
Visum
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Visum aus dem Menü.
Wählen Sie das Land und den Visumtyp aus.
Legen Sie die Gültigkeit fest, indem Sie Start- und Enddatum des Visums im Kalender auswählen.
Laden Sie eine Kopie Ihres Visums hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Hinweis: Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Visum, das Sie für verschiedene Länder besitzen.
Sie können Ihr Visum auch direkt über die Reiseaktionen hochladen – es wird automatisch in Ihrem Dokumentencenter gespeichert. Weitere Informationen finden Sie hier.
Arbeitsvertrag
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Arbeitsvertrag aus dem Menü.
Wählen Sie die Art des Arbeitsvertrags aus:
Befristet — legen Sie die Gültigkeit fest, indem Sie Start- und Enddatum des Vertrags im Kalender auswählen.
Unbefristet — es wird nur das Startdatum benötigt. Der Vertrag wird anschließend mit Kein Ablaufdatum angezeigt.
Laden Sie Ihren Vertrag hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Kantonales Befreiungsschreiben
Ihr Nachweis über die Befreiung, ausgestellt von der zuständigen kantonalen Institution in der Schweiz.
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Kantonales Befreiungsschreiben aus dem Menü.
Laden Sie das Befreiungsschreiben hoch. Für diese Dokumentart sind keine Datumsangaben erforderlich.
Klicken Sie auf Hochladen.
E AIA/G35
Die arbeitsmedizinische Untersuchung „Eignung Arbeitsaufenthalt im Ausland" – eine medizinische Untersuchung und reisemedizinische Beratung, die vor Einsätzen in tropischen, subtropischen oder klimatisch extremen Regionen sowie in Gebieten mit hohem Infektionsrisiko durchgeführt wird.
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie E AIA/G35 aus dem Menü.
Legen Sie die Gültigkeit fest, indem Sie Start- und Enddatum der Bescheinigung im Kalender auswählen.
Laden Sie die Bescheinigung hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Krankenversicherungskarte
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Krankenversicherungskarte aus dem Menü.
Laden Sie eine Kopie Ihrer Krankenversicherungskarte hoch. Für diese Dokumentart sind keine Datumsangaben erforderlich.
Klicken Sie auf Hochladen.
PoA-Dokument
Eine Vollmacht, mit der WorkFlex A1- und sozialversicherungsrechtliche Angelegenheiten mit den schwedischen oder norwegischen Behörden (Försäkringskassan) bearbeitet.
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie PoA-Dokument aus dem Menü.
Laden Sie das PoA-Formular herunter, füllen Sie es aus und unterschreiben Sie es.
Wählen Sie das Land aus, für das die Vollmacht gilt – Schweden oder Norwegen.
Laden Sie das unterschriebene Formular als PDF hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Aufenthaltstitel
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Aufenthaltstitel aus dem Menü.
Schreiben Sie die Art des Aufenthaltstitels, zum Beispiel EU Blue Card.
Laden Sie den Aufenthaltstitel hoch. Bitte laden Sie sowohl die Vorder- als auch die Rückseite hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Dokumentenstatus & Bearbeitung
Ihre hochgeladenen Dokumente werden in einer Tabelle mit Typ, Ländern, Gültigkeit, Status und der Datei selbst angezeigt.
Jedes Dokument wird je nach den eingegebenen Daten als Gültig oder Ungültig gekennzeichnet. Sobald ein Visum zum Beispiel sein Ablaufdatum erreicht, wird es automatisch als Ungültig markiert und die Spalte Gültigkeit zeigt an, wann es abgelaufen ist.
Dokumente ohne Ablaufdatum – etwa ein unbefristeter Arbeitsvertrag – werden mit Kein Ablaufdatum angezeigt; Dokumentarten ohne Gültigkeitsdatum zeigen einen Bindestrich.
Nutzen Sie die Filter Typ und Status oberhalb der Tabelle, um die Liste einzugrenzen.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um ein Dokument zu aktualisieren oder zu korrigieren. Es öffnet sich dasselbe Formular, diesmal mit den Schaltflächen Speichern und Löschen.
Klicken Sie in der Spalte Dokument auf den Dateinamen oder auf das Download-Symbol daneben, um die Datei anzusehen oder herunterzuladen.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um ein Dokument zu entfernen.
Zugriffsregeln
Mitarbeiter: Können alle ihre eigenen Dokumente anzeigen und verwalten.
HR / Assistenten:
Können nur A1-Bescheinigungen, Visa, und Arbeitsverträge ihrer aktiven Mitarbeitenden hochladen.
Können alle Dokumente für Mitarbeitende mit verwalteten Profilen hochladen.
Diese Struktur stellt die Privatsphäre der persönlichen Daten sicher und unterstützt gleichzeitig effiziente Compliance-Arbeitsabläufe.
Wie Ihre Dokumente gesichert werden
Alle Dokumente, die im Dokumentencenter hochgeladen werden, sind End-to-End verschlüsselt, um sicherzustellen, dass nur Sie und autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Die Dokumente werden auf sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und entsprechen der DSGVO sowie den geltenden Datenschutzvorschriften.
Unsere Speicherarchitektur gewährleistet eine Datenisolierung auf Mandantenebene, was bedeutet, dass Ihre Dokumente niemals zusammen mit den Daten anderer Kunden gespeichert werden.