Bei WorkFlex möchten wir globale Mobilität für Arbeitgeber und Mitarbeitende so reibungslos und regelkonform wie möglich gestalten. Dafür haben wir das Dokumentencenter eingeführt: einen sicheren Bereich im WorkFlex-Profil, in dem wichtige Dokumente – einschließlich des Arbeitsvertrags – hochgeladen, geordnet und verwaltet werden können. Uns ist bewusst, dass dieses Dokument sensible Informationen enthält. Deshalb legen wir transparent dar, warum wir danach fragen, wann er benötigt wird und wie die Daten sicher verarbeitet werden.
Warum wird der Arbeitsvertrag benötigt?
Ein Arbeitsvertrag dient als offizieller Nachweis der Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Position, Gehalt, Zusatzleistungen und Arbeitsbedingungen. Wenn Mitarbeitende vorübergehend aus dem Ausland arbeiten, können Behörden im Heimat- und im Zielland einen Nachweis der Beschäftigungsbedingungen verlangen, um die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften zu prüfen.
Besonders relevant ist dies für:
A1-Bescheinigung / Certificate of Coverage (CoC): Die A1/CoC bestätigt, dass die Sozialversicherung im Heimatland während des Auslandsaufenthalts fortbesteht. Behörden können den Arbeitsvertrag anfordern, um Arbeitgeber, Position und Gehaltsangaben zu prüfen.
Meldungen nach der Entsenderichtlinie (PWD): Die Entsenderichtlinie stellt sicher, dass Mitarbeitende, die in einem anderen EU-Land arbeiten, dieselben Arbeitsbedingungen erhalten wie lokale Beschäftigte. Behörden im Zielland können den Arbeitsvertrag verlangen, um die Entsendung ordnungsgemäß zu melden und die Einhaltung lokaler Vorgaben zu Gehalt, Zusatzleistungen und Arbeitszeiten zu bestätigen.
Wie die Angaben aus dem Arbeitsvertrag verwendet werden
Für Compliance: Der Arbeitsvertrag wird ausschließlich verwendet, um gesetzliche Anforderungen für grenzüberschreitendes Arbeiten zu erfüllen, wenn lokale Behörden dies verlangen (im Beschäftigungsland oder im Zielland). Dazu gehören A1-Anträge, PWD-Meldungen sowie die Beantwortung von Auskunftsersuchen der Behörden im Heimat- oder Zielland.
Datensicherheit: Alle Dokumente werden sicher im Dokumentencenter gespeichert und sind ausschließlich für autorisierte WorkFlex-Mitarbeitende zugänglich, die mit dem jeweiligen Fall befasst sind. Das Dokumentencenter verfügt über umfassende Sicherheitsmaßnahmen und erfüllt die geltenden Datenschutzvorschriften, einschließlich der DSGVO.
Transparenz: Informationen dazu, welche Vertragsabschnitte benötigt werden und wie sie verwendet werden, stellen wir jederzeit auf Anfrage bereit.
Kann der Arbeitsvertrag durch ein anderes Dokument ersetzt werden?
Nein. Wo der Arbeitsvertrag Voraussetzung für die Einreichung ist, kann er nicht durch eine Arbeitgeberbescheinigung, eine Beschäftigungsbestätigung, eine Entsendevereinbarung oder einen Vertragsauszug ersetzt werden.
Die Behörden weisen ausdrücklich darauf hin. In der Tschechischen Republik bestätigt zum Beispiel die offizielle FAQ zur Registrierung, dass das Hochladen einer Kopie des Arbeitsvertrags samt tschechischer Übersetzung gesetzlich vorgeschrieben ist und diese Dokumente nicht durch andere ersetzt werden können.
Welche Länder den Arbeitsvertrag bei der Einreichung verlangen und für welche Mitarbeitenden, ist pro Land im Artikel „WorkFlex PWD-Meldungen – Geltungsbereich und aktuelle Herausforderungen“ aufgeführt. Wo eine Übersetzung erforderlich ist, übernimmt WorkFlex den Übersetzungsprozess.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Arbeitsverträge enthalten häufig personenbezogene und sensible Informationen. Das Dokumentencenter ist gezielt darauf ausgelegt, Daten zu schützen, den Zugriff zu begrenzen und die Einhaltung aller relevanten Datenschutzvorschriften sicherzustellen.
Bei weiteren Fragen oder Anliegen zum Hochladen des Arbeitsvertrags steht Ihnen das WorkFlex-Support-Team gerne zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass WorkFlex diese und alle Ihre Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.