Jede Geschäftsreise hat zwei Status:
Gesamtstatus
Compliance-Status
Dieser Artikel erklärt, wie der Status Ausstehend im Compliance-Bereich funktioniert, warum Anträge in diesem Status bleiben können und wie fehlende Informationen in einem ausstehenden Reiseantrag ergänzt werden können.
Was bedeutet der Status „Ausstehend“?
Ein Reiseantrag erhält den Compliance-Status Ausstehend, wenn er in WorkFlex erstellt wurde, aber noch notwendige Informationen für die Compliance-Prüfung fehlen. Dies tritt häufig bei Reisen auf, die über eine Integration mit einem Reisetool importiert wurden.
Folgende Informationen können fehlen:
Profildaten der Mitarbeitenden
Reisezweck
Antworten zur Frage nach dem wirtschaftlichen Arbeitgeber
Zusätzliche Fragen im Rahmen der Entsenderichtlinie (Posted Worker Directive, PWD) oder Visa
Solange diese Angaben nicht ergänzt werden, kann die Reise nicht in die Compliance-Prüfung übergehen.
Wie man fehlende Reiseinformationen aktualisiert
Wenn ein Antrag aufgrund fehlender Informationen ausstehend ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Der Link in der E-Mail führt Sie direkt zur Plattform, wo Sie die fehlenden Angaben nachtragen können.
Zusätzlich sehen Sie auf der Plattform ein rotes Banner, das auf die fehlenden Informationen hinweist.
Die folgenden Schritte können sowohl von der reisenden Person, deren Assistent:in oder einem HR-Admin durchgeführt werden:
1. Öffnen Sie den Reiseantrag. Dort sehen Sie eine Liste der fehlenden Informationen. Klicken Sie auf Reise aktualisieren, um die Angaben zu ergänzen.
2. Nach dem Klick auf Reise aktualisieren führt Sie die Plattform Schritt für Schritt durch den Prozess. Mit Weiter gelangen Sie jeweils zum nächsten Schritt.
Beispiel: Wenn Profildaten fehlen, werden Sie direkt zur Profilseite weitergeleitet.
3. Fehlen mehrere Angaben (z. B. Profildaten, Reisezweck und Rückreisedatum), führt das System Sie automatisch von einem fehlenden Feld zum nächsten.
Zweck der Reise:
4. Sobald alle Angaben ergänzt sind, klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Absenden, um den Antrag zu aktualisieren.
Der Status der Reise ändert sich dann zu In Bearbeitung oder direkt zu Abgeschlossen, je nach Fall.
Wie Mitarbeitende benachrichtigt werden
Sobald eine ausstehende Reise erstellt wird, benachrichtigt WorkFlex den Reisenden automatisch:
Erste E-Mail: direkt nach Erstellung des Antrags
Zweite E-Mail: nach 24 Stunden
Dritte E-Mail: nach 48 Stunden
Follow-up-E-Mail: falls das Profil aktualisiert, aber weiterhin unvollständig ist (nur, wenn in den letzten 24 Stunden keine Erinnerung verschickt wurde)
Jede E-Mail enthält einen Call-to-Action (CTA)-Button:
Ist das Profil des Mitarbeitenden unvollständig: Weiterleitung zum Onboarding-Flow, um das Profil zu vervollständigen.
Ist das Profil vollständig: Weiterleitung direkt zum ausstehenden Antrag, um die fehlenden Angaben (z. B. Reisezweck, PWD-Antworten) nachzutragen.
Sobald alle erforderlichen Informationen ergänzt sind, wechselt der Antrag automatisch in die Compliance-Prüfung.
⚠️ Hinweis: Entwürfe sind von diesem Prozess nicht betroffen und lösen keine Erinnerungen aus.
Was passiert, wenn die Reise nicht aktualisiert wird
Aktuell bleiben ausstehende Anträge unbegrenzt im Status Ausstehend, solange Reisende oder HR-Admins die fehlenden Angaben nicht ergänzen. Dadurch kann die Compliance-Bearbeitung blockiert sein, bis das Problem behoben ist.