Jede Geschäftsreise in WorkFlex hat zwei Status:
Gesamtstatus
Compliance-Status
Dieser Artikel erklärt, wie der „Pending“-Compliance-Status funktioniert, warum Reiseanfragen in diesem Status verbleiben können und wie HR-Administratoren die fehlenden Informationen aktualisieren können, um die Reise voranzutreiben.
Was bedeutet der Status "Ausstehend"?
Eine Reiseanfrage wird in den ausstehenden Compliance-Status versetzt, wenn sie in WorkFlex erstellt wurde, aber noch nicht alle notwendigen Informationen für eine Compliance-Prüfung vorliegen.
Dies tritt häufig bei Reisen auf, die über Reise-Tool-Integrationen importiert wurden.
Folgende Informationen könnten fehlen:
Mitarbeiterprofil-Daten
Reisezweck
Antworten auf Fragen zum wirtschaftlichen Arbeitgeber
Zusätzliche Antworten auf Fragen zu Posted Worker Directive (PWD) oder Visa
Solange diese Informationen nicht bereitgestellt werden, kann die Reise nicht in die Compliance-Phase übergehen.
Auf der Plattform werden ausstehende Reisen in Gelb hervorgehoben und zeigen das Label „Ausstehend“ unter der Spalte „Compliance Status“.
Wie aktualisiere ich eine ausstehende Reise?
Die folgenden Schritte können sowohl von der reisenden Person, deren Assistent:in oder einem HR-Admin durchgeführt werden:
1. Öffnen Sie den Reiseantrag. Dort sehen Sie eine Liste der fehlenden Informationen. Klicken Sie auf Reise aktualisieren, um die Angaben zu ergänzen.
2. Nach dem Klick auf Reise aktualisieren führt Sie die Plattform Schritt für Schritt durch den Prozess. Mit Weiter gelangen Sie jeweils zum nächsten Schritt.
Beispiel: Wenn Profildaten fehlen, werden Sie direkt zur Profilseite weitergeleitet.
3. Fehlen mehrere Angaben (z. B. Profildaten, Reisezweck und Rückreisedatum), führt das System Sie automatisch von einem fehlenden Feld zum nächsten.
Zweck der Reise:
4. Sobald alle Angaben ergänzt sind, klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Absenden, um den Antrag zu aktualisieren.
Der Status der Reise ändert sich dann zu In Bearbeitung oder direkt zu Abgeschlossen, je nach Fall.
Wie können HR-Admins ausstehende Reisen verfolgen?
HR-Admins stehen mehrere Werkzeuge zur Verfügung, um ausstehende Reisen zu identifizieren und zu lösen:
1. Wöchentlicher Bericht zu ausstehenden Reisen
Jeden Montag erhalten HR-Admins einen Excel-Bericht, der alle ausstehenden Reiseanfragen auflistet.
Dieser Bericht bietet vollständige Transparenz, damit Administratoren mit den Mitarbeitern nachfassen und fehlende Informationen anfordern können.
Die Berichte sind nach zugewiesenen Entitäten personalisiert, sodass nur Reisen angezeigt werden, die für Ihr Team relevant sind.
Wichtig: Um diesen Bericht zu erhalten, gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“ → „Admin-Benutzer“ und stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungen für Ihr Profil aktiviert sind.
✅ Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre ausstehenden Reisen über den wöchentlichen Excel-Bericht und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass keine Reise feststeckt und so Compliance- und Haftungsrisiken zu vermeiden.
2. Übersicht der Mitarbeiteranfragen – Bannerbenachrichtigung
Wenn Ihr Unternehmen mindestens eine ausstehende Reise hat, erscheint oben auf der Seite „Mitarbeiteranfragen“ ein Banner:
Ein „Erinnerung senden“-Button wird angezeigt. Beim Klicken wird eine Erinnerungsemail automatisch an die Mitarbeiter mit ausstehenden Reisen gesendet.
Es erscheint ein Bestätigungs-Pop-up, sobald die Erinnerungen gesendet wurden.
Wenn Sie auf „Vorerst überspringen“ klicken, verschwindet das Banner vorübergehend, erscheint jedoch nach erneutem Anmelden wieder.
3. E-Mail-Benachrichtigungen zu ausstehenden Reisen
Wenn eine Reise im ausstehenden Status erstellt wird (z. B. aufgrund fehlender Profilinformationen):
Mitarbeiter, HR-Administratoren und Assistenten erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
HR-Administratoren werden ermutigt, Mitarbeiterprofile mit der Bulk-Upload-Funktion zu aktualisieren.
Was passiert, wenn die Reise nicht aktualisiert wurde?
Ausstehende Anfragen bleiben im ausstehenden Compliance-Status, wenn der Reisende oder der HR-Administrator die fehlenden Informationen nicht bereitstellt.
Dies führt zu mehreren Risiken:
Compliance-Prüfungen werden blockiert
Das Unternehmen könnte regulatorischen Strafen ausgesetzt sein
Potenzielle Versicherungs- und Haftungsprobleme
Mitarbeiter könnten ohne die richtigen Registrierungen oder Dokumente reisen
⚠️ Hinweis: Entwurf-Anfragen sind von diesem Prozess nicht betroffen und lösen keine Erinnerungen aus.