1. Übersicht

Der Reisekalender ist ein Compliance- und Erfassungstool, mit dem Mitarbeitende folgende Informationen eintragen können:

Aufenthaltsort pro Tag
Ob gearbeitet wurde oder nicht
Ob es ein Reisetag war
Ob der Tag auf mehrere Standorte aufgeteilt war
Weitere unternehmensspezifische Angaben (über benutzerdefinierte Felder)

Die erfassten Daten fließen außerdem in die Risikoauswertung ein und geben HR- und Compliance-Teams einen vollständigen Überblick über die Mobilität der Mitarbeitenden und die damit verbundenen Risiken.

⚠️ Der Reisekalender ist aktuell nur für Kund:innen mit aktivierter Assignment Solution verfügbar.

2. Was Kund:innen sehen (HR-Ansicht)

Nach der Aktivierung stehen HR zwei neue Tabs zur Verfügung:

Mein Kalender
Reisekalenderübersicht

2.1 Reisekalenderübersicht

In der Reisekalenderübersicht ist eine Liste aller Mitarbeitenden zu sehen – basierend auf Zugriffsrechten, Virtual-Tenant-Setup und Rollenberechtigungen:

Für jede Person werden folgende Informationen angezeigt:

Vollständiger Name
Abteilung
Abschlussquote (wie viele Tage des Monats bereits eingetragen wurden – z. B. 15T/30T = 50 %)
Letzter Eintrag im Reisekalender
Exportoption (inkl. Abschlussdaten)
Option zum Öffnen des Kalenders

Ein Klick auf den Namen einer Person öffnet die detaillierte Kalenderansicht. Dort können Einträge eingesehen, hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden – mit folgenden Details:

Deklarierter Aufenthaltsort pro Tag
Arbeitstag oder arbeitsfreier Tag
Grund für Nicht-Arbeiten
Arbeitsort
Reisedetails:
- Abgangsland
- Zielland
- Ob an den jeweiligen Orten gearbeitet wurde

2.1.1 Verfügbare Aktionen in der Reisekalenderübersicht

Abschlussquote prüfen

Auf der rechten Seite ist der monatliche Abschlussstand (in Prozent) auf einen Blick sichtbar.

Daten exportieren

Auf „Exportieren" (oben rechts) klicken, Datumsbereich auswählen und dann auf „Liste exportieren" klicken, um die Datei herunterzuladen.

Die exportierte Datei wird per E-Mail zugestellt.

Mitarbeitende wechseln

Über das Dropdown-Menü oben rechts kann schnell zwischen einzelnen Mitarbeitenden gewechselt werden.

Erinnerungen senden

✉️ Auf „Erinnerung senden" (oben rechts) klicken, um Mitarbeitende daran zu erinnern, den Reisekalender auszufüllen. Sie erhalten dann automatisch eine Erinnerungsmail.

3. Mein Kalender (Mitarbeitendenansicht)

Diese Ansicht ist identisch mit der Einzelansicht, die HR für Mitarbeitende sieht.

Sowohl Mitarbeitende als auch HR können Einträge hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Das stellt sicher, dass alle Daten für Steuererklärungen und die internationale Compliance korrekt dokumentiert sind.

3.1 Kalender aufrufen

Im linken Menü der WorkFlex-Plattform auf „Mein Kalender" klicken.

3.2 Eintrag hinzufügen

Nach dem Klicken auf eine Kalenderzelle öffnet sich ein Pop-up mit folgenden Feldern:

Startdatum
Enddatum
Standort
Arbeitstag oder arbeitsfreier Tag
Bei arbeitsfreiem Tag: Grund angeben; bei Arbeitstag: Arbeitsort angeben

3.3 Reisetag erfassen

Bei einem Reisetag müssen folgende Angaben gemacht werden:

Abgangsland
Zielland
Ob in Abgangs- und/oder Zielland gearbeitet wurde

Schritt für Schritt:

Schalter „Ich war an diesem Tag auf Reisen" aktivieren.
"Von", "Nach" und Ankunftszeit ausfüllen.
Angeben, ob an diesem Tag gearbeitet wurde.
- Wenn nein: Grund auswählen (z. B. Urlaub, Feiertag).
- Wenn ja: Arbeitsort angeben.

3.4 Nicht-Reisetag erfassen

War es kein Reisetag, den Schalter einfach deaktiviert lassen und zwischen folgenden Optionen wählen:

3.4.1 Ganztag oder geteilter Tag

Ganztag → gleicher Status für den gesamten Tag
Geteilter Tag → zwei verschiedene Status an einem Tag

(z. B. Vormittag in Land A gearbeitet, Nachmittag in Land B)

4. Kalenderübersicht und Fortschritt

Auf der rechten Seite sind zwei nützliche Elemente zu finden:

Abschlussstand:
Zeigt die Kalenderabschlüsse pro Monat in Prozent an. Mit den Pfeilen über dem Kalender kann zwischen Monaten gewechselt werden.
Legende:
Erklärt, was die einzelnen Eintragstypen im Kalender bedeuten.

5. Automatische Synchronisierung

Der Reisekalender synchronisiert automatisch vier Arten von Einträgen:

Wochenenden
Feiertage
Geschäftsreisen
Workation

5.1 Wochenend- & Feiertagssynchronisierung

Die Synchronisierung richtet sich danach, ob Mitarbeitende gerade auf Assignment, Geschäftsreise oder Workation sind:

Wenn nicht auf Assignment / Geschäftsreise / Workation: 👉 Es gelten die Wochenenden und Feiertage des Payroll-Landes
Wenn auf Assignment / Geschäftsreise / Workation: 👉 Es gelten die Wochenenden und Feiertage des Ziellandes

So ist eine korrekte Compliance-Behandlung sichergestellt.

5.2 Geschäftsreisen Auto-Sync

Sobald eine Geschäftsreise vollständig genehmigt wurde, wird automatisch ein Reisekalendereintrag mit folgenden Angaben erstellt:

Datum der Geschäftsreise
Zielland
Status: Vollzeit arbeitend

Mitarbeitende können den Eintrag danach manuell bearbeiten. Wird die Geschäftsreise storniert, wird der Eintrag automatisch gelöscht.

5.3 Workation

Workations sind etwas komplexer, da sie sowohl Arbeits- als auch Nicht-Arbeitstage umfassen können:

Arbeitstage
Nicht-Arbeitstage

Wenn Mitarbeitende angeben: „Ich werde X Tage während dieser Workation arbeiten"

Werden automatisch zwei Einträge erstellt:

Eintrag 1 → Erste X Tage = Arbeitstage
Eintrag 2 → Verbleibende Tage = Nicht-Arbeitstage

Beispiel:

15-tägige Workation
5 Arbeitstage deklariert

Ergebnis:

Tage 1–5 → Arbeitstage
Tage 6–15 → Nicht-Arbeitstage

All das ist in der Exportdatei klar ersichtlich. Wird die Workation storniert, wird der Eintrag einfach gelöscht.

6. Daten exportieren

Der Kalender kann jederzeit exportiert werden. Der Export enthält:

Aufschlüsselung nach Arbeits- und Nicht-Arbeitstagen
Reisedetails und Zielorte
Benutzerdefinierte Felder
Alle automatisch synchronisierten Einträge

So haben Steuer- und Compliance-Teams immer alle relevanten Informationen zur Hand.

Die Exportfunktion ist für Mitarbeitende und HR identisch – die genauen Schritte sind im Abschnitt „HR-Ansicht" weiter oben beschrieben.

✅ Tipp: Den Kalender regelmäßig aktuell halten – das sorgt dafür, dass die Daten Compliance-konform sind und für die Steuerberichterstattung bereitstehen.

6.1 Benutzerdefinierte Felder im Reisekalender

In den Einstellungen können benutzerdefinierte Felder für den Reisekalender angelegt werden:

Zu „Einstellungen" navigieren.
Benutzerdefinierte Felder für den Reisekalender erstellen.

6.2 Anzeige für Mitarbeitende

Beim Ausfüllen des Reisekalenders sehen Mitarbeitende zwei Tabs: einen für die Standardfelder und einen für die neu angelegten benutzerdefinierten Felder. Welche Felder ausgefüllt werden müssen, hängt von der HR-Konfiguration ab.

Alle Angaben in den benutzerdefinierten Feldern werden im Export mitgeliefert.