Mit dem neuen Workflow Builder ermöglicht WorkFlex HR-Teams, individuelle Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisen zu erstellen.
Neben der Definition von Genehmigungsschritten können Sie im Builder auch Bedingungen konfigurieren, die bestimmen, wann eine Genehmigung erforderlich ist. Dadurch lassen sich Reisegenehmigungen optimal an die internen Richtlinien Ihres Unternehmens anpassen.
Auslöser für Genehmigungen
Für Geschäftsreisen-Anfragen können Genehmigungsprozesse über sogenannte Approval Triggers gesteuert werden.
Triggers definieren die Bedingungen, unter denen ein Genehmigungsworkflow gestartet wird.
Beim Konfigurieren eines Workflows können Sie einen oder mehrere Trigger aus der Toolbox auswählen. Das System bewertet anschließend jede Reiseanfrage anhand von zwei möglichen Szenarien:
Trigger erfüllt → die Anfrage wird in den konfigurierten Genehmigungsworkflow geleitet
Trigger nicht erfüllt → die Anfrage wird ohne zusätzliche Genehmigungen weiterbearbeitet
Trigger-Logik: Bedingungen kombinieren
Wenn mehrere Trigger ausgewählt werden, können Sie festlegen, wie das System diese Bedingungen auswertet.
Mindestens ein Trigger erfüllt (ODER-Logik)
Der Genehmigungsworkflow startet, wenn mindestens eine der ausgewählten Bedingungen erfüllt ist.
Alle Trigger erfüllt (UND-Logik)
Der Genehmigungsworkflow startet nur dann, wenn alle ausgewählten Bedingungen erfüllt sind.
Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, auch komplexere Reiserichtlinien innerhalb des Workflows abzubilden.
Szenario ohne Trigger
Es ist auch möglich, einen Workflow ohne Trigger zu konfigurieren.
In diesem Fall geht das System davon aus, dass jede Geschäftsreise-Anfrage genehmigt werden muss.
Das bedeutet: Alle Anfragen durchlaufen automatisch den konfigurierten Genehmigungsworkflow.
Was passiert nach dem Einreichen eines Workflows?
Sobald ein Workflow eingereicht wird:
Die Anfrage wird an das WorkFlex Product- und Customer-Success-Team weitergeleitet
Für das IT-Team wird ein Ticket erstellt
Die gewünschte Workflow-Konfiguration wird überprüft
Das Team koordiniert die technische Implementierung
Nach Abschluss der Prüfung nimmt das WorkFlex-Team Kontakt mit Ihnen auf, um die finale Konfiguration abzustimmen.