Im Ablaufplaner (Workflow Builder) legen Sie als HR fest, wie eine Geschäftsreise genehmigt wird und was dabei automatisch passiert. Er hat zwei Tabs: Genehmigungsablauf, in dem Sie sehen, wer eine Reise genehmigt, und Änderungen daran anfordern können, und Automatisierungen, in dem Sie die Regeln festlegen, wann eine eigene Reiseaktion oder eine eigene E-Mail ausgelöst wird.
Wo Sie ihn finden
Öffnen Sie im linken Menü Admin-Verwaltung.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Wählen Sie Ablaufplaner aus.
Wählen Sie den Ablauf für Geschäftsreisen und klicken Sie auf Geschäftsreise konfigurieren.
Dadurch öffnet sich der Geschäftsreise-Workflow mit den Tabs Genehmigungsablauf und Automatisierungen oben.
Der Tab Genehmigungsablauf
Dieser Tab zeigt den aktuellen Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens auf einer Arbeitsfläche an und ermöglicht es Ihnen, Änderungen daran anzufordern.
So funktioniert es
Jede Reise beginnt bei Reiseantrag eingereicht.
Von dort aus werden die Zweige von oben nach unten geprüft. Der erste Zweig, dessen Bedingungen zutreffen, wird ausgeführt – eine Reise durchläuft immer nur einen Zweig.
Ein letzter Zweig ganz unten („Alles andere“) erfasst alle Reisen, auf die kein vorheriger Zweig zutrifft.
Nach einem Zweig erreicht die Reise die Compliance-Zusammenfassung, in der die Compliance-Prüfung läuft, und anschließend Reise abgeschlossen, wo die Reise vollständig bearbeitet und die Compliance-Dokumente erstellt werden.
Einen Zweig hinzufügen oder bearbeiten
Klicken Sie auf das +-Symbol auf der Verbindungslinie, an der Sie einen Zweig hinzufügen möchten, oder auf einen Schritt, um einem bestehenden Zweig einen Schritt hinzuzufügen.
Geben Sie dem Zweig einen Zweignamen.
Klicken Sie unter den Bedingungen auf + Bedingung und wählen Sie aus, worauf der Zweig prüfen soll. Vor der Compliance-Prüfung stehen Reisedauer, Reiseziel, Reisezweck, Staatsangehörigkeit, Land der Gehaltsabrechnung, Land der Sozialversicherung, Gesellschaft, Wer die Reise eingereicht hat und Wie die Reise hinzugefügt wurde zur Verfügung. Nach dem Schritt Compliance-Zusammenfassung können Sie auch nach deren Ergebnis verzweigen: Compliance-Ergebnis, Meldung entsandter Arbeitnehmer erforderlich, A1 / CoC, Visum erforderlich, Kumulierte Aufenthaltsdauer im Zielland oder Reiseaktion.
Legen Sie für jede Bedingung Operator und Werte fest und fügen Sie mit + Bedingung weitere hinzu. Mit + ODER WENN geben Sie demselben Zweig eine alternative Gruppe von Bedingungen – eine Reise entspricht dem Zweig, wenn eine der beiden Gruppen zutrifft.
Fügen Sie die Schritte hinzu, die ausgeführt werden sollen, wenn der Zweig zutrifft, zum Beispiel einen Genehmigungsschritt wie Manager-Genehmigung mit Direkter Manager als genehmigende Person.
Mit Duplizieren kopieren Sie einen Zweig, mit Zweig löschen entfernen Sie ihn.
Ihre Änderungen anfordern
Änderungen am Genehmigungsablauf bleiben im Status Entwurf. Solange einem Zweig Bedingungen oder Schritte fehlen, sehen Sie den Hinweis „X einzurichten“.
Klicken Sie auf Änderungen verwerfen, um Änderungen rückgängig zu machen, die Sie noch nicht angefordert haben.
Klicken Sie auf Änderungen anfordern, sobald Sie fertig sind. Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihre Anfrage eingegangen ist: Unser Team setzt die Änderung um und benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald Ihr Ablauf aktiv ist – in der Regel innerhalb von 2–3 Werktagen. Sie müssen nichts weiter tun; Ihr Customer Success Manager meldet sich, falls noch etwas benötigt wird.
Der Tab Automatisierungen
In diesem Tab legen Sie die Auslöser fest, also die genauen WENN/DANN-Regeln dafür, wann eine eigene Reiseaktion oder eine eigene E-Mail ausgelöst werden soll, statt sich auf feste Plattformlogik zu verlassen. Anders als im Tab Genehmigungsablauf werden Änderungen hier mit Änderungen speichern sofort übernommen – ohne Anfrage- oder Prüfschritt.
Links zeigt die Liste Regeln alle Automatisierungsregeln an, filterbar nach Reiseaktionen und Eigene E-Mails. Klicken Sie auf + Neue Regel, um eine Regel zu erstellen, und wählen Sie dann, was sie tun soll: E-Mail senden oder Reiseaktionen anzeigen.
Eine Regel für Reiseaktionen einrichten
Regeln für Reiseaktionen zeigen eine eigene Reiseaktion an, wenn eine Reise Ihren Bedingungen entspricht. Die Aktion selbst – Name, Beschreibung, wer sie sieht und wer sie abschließen kann – wird separat unter Einstellungen → Reiseaktionen erstellt; siehe So passen Sie Reiseaktionen in den Unternehmenseinstellungen an. Nach dem Erstellen führt WorkFlex Sie direkt hierher, um den Auslöser festzulegen. Alternativ können Sie die Regel direkt im Tab Automatisierungen erstellen.
Suchen Sie die Regel in der Liste Regeln unter Reiseaktionen oder klicken Sie auf + Neue Regel → Reiseaktionen anzeigen.
Klicken Sie unter WENN eine Reise übereinstimmt auf + Bedingung und wählen Sie ein Attribut aus.
Legen Sie Operator und Werte fest, zum Beispiel Reiseziel · ist eines von · Schweiz, Luxemburg.
Fügen Sie mit + Bedingung weitere Bedingungen hinzu und wechseln Sie zwischen UND und ODER, um festzulegen, ob alle oder nur eine davon zutreffen müssen. Mit + Gruppe verschachteln Sie Bedingungen, um sie zu kombinieren, zum Beispiel Reiseziel ist eines von Schweiz, Luxemburg UND Reisedauer ist mehr als 3 Tage.
Wählen Sie unter DANN diese Reiseaktion anzeigen die auszulösende(n) Aktion(en) aus. Fügen Sie mit + Neue Aktion weitere Aktionen hinzu oder erstellen Sie mit + Neue Reiseaktion eine weitere eigene Aktion.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Zeile über der Regel fasst sie zusammen, zum Beispiel Wenn 2 Bedingungen, zeige „Kosten einreichen“. Eine Regel ohne Bedingungen lautet Auf jeder Reise, zeige „Kosten einreichen“ und gilt für jede Reise.
Verfügbare Bedingungen
Reisedauer · Reiseziel · Reisezweck · Staatsangehörigkeit · Land der Gehaltsabrechnung · Land der Sozialversicherung · Gesellschaft · Wer die Reise eingereicht hat · Wie die Reise hinzugefügt wurde
Basierend auf der Compliance-Zusammenfassung: Compliance-Ergebnis · Meldung entsandter Arbeitnehmer erforderlich · A1 / CoC · Visum erforderlich · Kumulierte Aufenthaltsdauer im Zielland · Reiseaktion
Eine Regel bearbeiten, pausieren oder löschen
Öffnen Sie die Regel und verwenden Sie den Schalter Ein/Aus, um sie zu pausieren, ohne sie zu löschen, oder Löschen, um sie zu entfernen. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf Änderungen speichern klicken.
Eine Regel für eigene E-Mails einrichten
Regeln für eigene E-Mails versenden eine eigene E-Mail, wenn eine Reise Ihren Bedingungen entspricht. Die E-Mail selbst – Betreff, Inhalt und Empfänger – wird separat unter Einstellungen → E-Mails anpassen erstellt; siehe E-Mail-Anpassung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Erstellen Sie zuerst die E-Mail: Solange keine existiert, zeigt das Vorlagen-Dropdown einer Regel „Keine Vorlagen verfügbar“ an.
Klicken Sie auf + Neue Regel → E-Mail senden oder suchen Sie eine bestehende Regel in der Liste Regeln unter Eigene E-Mails.
Klicken Sie unter WENN eine Reise übereinstimmt auf + Bedingung und wählen Sie ein Attribut aus, zum Beispiel Wie die Reise hinzugefügt wurde · ist · über ein Buchungstool hinzugefügt. Fügen Sie mit + Bedingung weitere Bedingungen hinzu oder verschachteln Sie sie mit + Gruppe. Jede E-Mail-Regel wird einzeln geprüft, eine Reise kann also mehreren Regeln entsprechen.
Wählen Sie unter DANN diese E-Mails senden im Vorlagen-Dropdown die E-Mail aus, die für zutreffende Reisen versendet werden soll.
Legen Sie optional unter Andernfalls eine andere E-Mail für Reisen fest, die nicht zutreffen, oder lassen Sie das Feld leer, damit in diesem Fall nichts versendet wird.
Aktivieren Sie die Regel mit dem Schalter Ein/Aus und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Mit Vorschau sehen Sie vor dem Speichern, wie die E-Mail aussehen wird, und mit Löschen entfernen Sie eine Regel, die Sie nicht mehr benötigen.
Mehr über den Genehmigungsablauf für Geschäftsreisen selbst – einschließlich dessen, was Genehmigende und Mitarbeitende sehen – erfahren Sie hier.