Einführung des WorkFlex Workflow Builders
Bei WorkFlex arbeiten wir kontinuierlich daran, globale Arbeits- und Reiseprozesse für Unternehmen einfacher und flexibler zu gestalten. Deshalb freuen wir uns, eine neue experimentelle Funktion vorzustellen: den Workflow Builder.
Mit dem Workflow Builder können HR-Teams individuelle Genehmigungsprozesse für Workation- und Business-Travel-Anfragen visuell gestalten - direkt innerhalb der WorkFlex-Plattform.
Dieses Tool ermöglicht es Unternehmen, genau festzulegen, wie Reiseanfragen durch interne Genehmigungsprozesse laufen sollen.
Was ist der Workflow Builder?
Der Workflow Builder ist ein visuelles Tool zur Erstellung von Genehmigungsprozessen, mit dem Sie individuelle Freigabe-Workflows über eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche erstellen können.
Damit können Sie unter anderem festlegen:
Genehmigungsschritte
Bedingte Logik
Automatisierte Entscheidungen
Unterschiedliche Genehmigungswege je nach Risikostufe
So lässt sich der Workflow genau an die internen Prozesse Ihres Unternehmens anpassen.
Wo Sie den Workflow Builder finden
Sie können den Workflow Builder direkt in der WorkFlex-Plattform aufrufen.
Schritte:
Melden Sie sich als HR-Administrator bei WorkFlex an
Navigieren Sie zu Einstellungen
Öffnen Sie den Bereich Ablaufplaner
So funktioniert der Workflow Builder
Das Erstellen eines Workflows ist einfach und interaktiv.
Workflow-Elemente per Drag & Drop hinzufügen
Wählen Sie Workflow-Schritte aus der Toolbox und ziehen Sie diese auf die Workflow-Arbeitsfläche.
Workflow konfigurieren
Ordnen Sie die Genehmigungsschritte und Automatisierungen visuell an und definieren Sie die gewünschte Logik.
Workflow einreichen
Senden Sie die konfigurierte Workflow-Anfrage an das WorkFlex-Team.
Implementierung
Unser Product- und Customer-Success-Team prüft Ihre Anfrage und stimmt die finale Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ab.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine visuelle Bestätigung, dass Ihre Anfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Verfügbare Workflow-Bausteine
Der Workflow Builder enthält mehrere konfigurierbare Elemente, mit denen Sie Ihren Workflow erstellen können.
Genehmigungsschritte
Sie können verschiedene Genehmigungsstufen hinzufügen, zum Beispiel:
Manager Genehmigung
HR Genehmigung
Andere Genehmigung (benutzerdefinierte Rolle und E-Mail-Adresse)
Der benutzerdefinierte Genehmigungsschritt kann beispielsweise für folgende Rollen genutzt werden:
CEO
Die Genehmigungen können in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet werden, um unterschiedliche Genehmigungsabläufe abzubilden.
Workation-Workflow konfigurieren
Für Workation-Anfragen können Sie im Workflow Builder unterschiedliche Genehmigungswege definieren - abhängig vom Ergebnis der Risk Assessment.
Die Risikoanalyse unterscheidet drei Status:
Low Risk
Medium Risk
High Risk
Jeder Status hat im Builder eine eigene Workflow-Lane.
So können Sie unterschiedliche Genehmigungsschritte festlegen, je nachdem wie hoch das Risiko der Reise eingeschätzt wird.
Beispiel:
HR-Teams können Genehmigungen je nach Risikostufe definieren.
Der Workation-Builder bietet außerdem automatische Entscheidungsoptionen:
Auto-approve
Die Anfrage wird automatisch genehmigt, ohne manuelle Prüfung.
Auto-reject
Die Anfrage wird automatisch abgelehnt, ohne manuelle Prüfung.
Workation-Workflow-Vorlagen
Um den Einstieg zu erleichtern, enthält der Workflow Builder drei vordefinierte Workation-Templates.
Diese Vorlagen basieren auf typischen Genehmigungsprozessen vieler Unternehmen.
Sie helfen dabei:
typische Workflow-Strukturen zu verstehen
schnell einen eigenen Workflow aufzubauen
Die Templates können jederzeit angepasst werden - zum Beispiel durch:
Hinzufügen weiterer Schritte
Entfernen von Genehmigungen
Umordnen der Prozessschritte