In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Trip Actions im Anfrage-Details-Pop-up für Workations und Geschäftsreisen in WorkFlex verwenden. Trip Actions zeigen, welche compliance-relevanten Aufgaben noch offen sind, und helfen dabei, den Fortschritt direkt in der Reiseansicht nachzuverfolgen.
Wann sollten Sie diese Funktion verwenden?
Sie sollten Trip Actions verwenden, wenn:
• Sie prüfen möchten, was für eine Workation oder Geschäftsreise noch erledigt werden muss
• Sie verstehen möchten, ob HR oder die reisende Person eine Aufgabe erledigen muss
• Sie den Fortschritt erforderlicher Compliance-Aufgaben nachverfolgen möchten
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie die entsprechende Workation oder Geschäftsreise in WorkFlex.
Öffnen Sie das Anfrage-Details-Pop-up.
Gehen Sie zum Bereich Trip Actions.
Prüfen Sie die Liste der erforderlichen Aktionen für die Reise.
Die Liste zeigt, welche Aufgaben noch offen sind und welche bereits abgeschlossen wurden.Prüfen Sie, wer die jeweilige Aktion abschließen muss. Aktionen, die nur von HR abgeschlossen werden können, sind mit dem Tag „Waiting on HR" gekennzeichnet. Alle anderen Aktionen können von jedem Nutzer abgeschlossen werden.
Führen Sie die erforderliche Aktion aus, sofern dies möglich ist.
Zum Beispiel müssen Sie eventuell ein fehlendes Visumdokument hochladen oder eine compliance-relevante Anforderung prüfen.Sobald eine Aktion als erledigt markiert ist, wird sie automatisch in den Bereich der abgeschlossenen Aktionen verschoben.
Welche Trip Actions können angezeigt werden?
Trip Actions werden individuell auf die jeweilige Reise und deren Compliance-Anforderungen abgestimmt. Beispiele sind:
• eine Posted Worker Notification (PWD) ist erforderlich, aber die PWD-Reisebearbeitung ist für das Unternehmen nicht aktiviert
• eine A1-Bescheinigung fehlt, weil die erforderliche Vollmacht (PoA) noch nicht vorliegt
• Der Reisende benötigt ein Visum für das Zielland, und WorkFlex übernimmt die Visumabwicklung für diesen Kunden nicht.
Wichtig
• Trip Actions sind im Anfrage-Details-Pop-up sowohl für Workations als auch für Geschäftsreisen verfügbar
• Aktionen sind für HR, Führungskräfte, Assistants und Mitarbeitende sichtbar
• Die meisten Aktionen können nur von HR abgeschlossen werden
• Abgeschlossene Aktionen werden in derselben Ansicht automatisch nachverfolgt
• Welche Aktionen angezeigt werden, hängt von den Compliance-Anforderungen der jeweiligen Reise ab