In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Trip Actions im Anfrage-Details-Pop-up für Workations und Geschäftsreisen in WorkFlex verwenden. Trip Actions zeigen, welche compliance-relevanten Aufgaben noch offen sind, und helfen dabei, den Fortschritt direkt in der Reiseansicht nachzuverfolgen.
Wann sollten Sie diese Funktion verwenden?
Sie sollten Trip Actions verwenden, wenn:
• Sie prüfen möchten, was für eine Workation oder Geschäftsreise noch erledigt werden muss
• Sie verstehen möchten, ob HR oder die reisende Person eine Aufgabe erledigen muss
• Sie den Fortschritt erforderlicher Compliance-Aufgaben nachverfolgen möchten
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie die entsprechende Workation oder Geschäftsreise in WorkFlex.
Öffnen Sie das Anfrage-Details-Pop-up.
Gehen Sie zum Bereich Trip Actions.
Prüfen Sie die Liste der erforderlichen Aktionen für die Reise.
Die Liste zeigt, welche Aufgaben noch offen sind und welche bereits abgeschlossen wurden.Prüfen Sie, wer die jeweilige Aktion abschließen muss. Aktionen, die nur von HR abgeschlossen werden können, sind mit dem Tag „Waiting on HR" gekennzeichnet. Alle anderen Aktionen können von jedem Nutzer abgeschlossen werden.
Führen Sie die erforderliche Aktion aus, sofern dies möglich ist.
Zum Beispiel müssen Sie eventuell ein fehlendes Visumdokument hochladen oder eine compliance-relevante Anforderung prüfen.Sobald eine Aktion als erledigt markiert ist, wird sie automatisch in den Bereich der abgeschlossenen Aktionen verschoben.
Welche Trip Actions können angezeigt werden?
Trip Actions werden individuell auf die jeweilige Reise und deren Compliance-Anforderungen abgestimmt. Beispiele sind:
• eine Posted Worker Notification (PWD) ist erforderlich, aber die PWD-Reisebearbeitung ist für das Unternehmen nicht aktiviert
• eine A1-Bescheinigung fehlt, weil die erforderliche Vollmacht (PoA) noch nicht vorliegt
• Der Reisende benötigt ein Visum für das Zielland, und WorkFlex übernimmt die Visumabwicklung für diesen Kunden nicht.
Wichtige Hinweise
Reiseaktionen sind im Pop-up der Reisedetails sowohl für Workations als auch für Geschäftsreisen verfügbar
Aktionen sind für HR-Administratoren, Manager, Assistenten und Mitarbeiter sichtbar
Die meisten Aktionen können nur von HR-Administratoren abgeschlossen werden
Abgeschlossene Aktionen werden automatisch in derselben Ansicht nachverfolgt
Die angezeigten Aktionen hängen von den Compliance-Anforderungen der jeweiligen Reise ab
So laden Sie ein Visum direkt aus einer Reiseanfrage hoch
Diese Anleitung erklärt, wie Sie ein Visumsdokument direkt aus einer Geschäftsreiseanfrage in WorkFlex hochladen können. Auf diese Weise können Sie die Reiseaktion „Reisevisum oder Genehmigung einholen" abschließen, ohne die Anfrage verlassen zu müssen.
Wann sollten Sie diese Funktion nutzen?
Nutzen Sie diesen Prozess, wenn:
eine Geschäftsreise ein Visum erfordert und der WorkFlex-Visumservice für Ihr Unternehmen nicht aktiviert ist
eine Reise die Aktion „Reisevisum oder Genehmigung einholen" mit dem Status „Ausstehend" anzeigt
ein Reisender bereits über ein gültiges Visum verfügt und dieses der Reise zugeordnet werden soll
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie die Reiseanfrage in WorkFlex
Suchen Sie im Pop-up der Reisedetails die Reiseaktion Reisevisum oder Genehmigung einholen
Klicken Sie auf Hochladen
Geben Sie in dem angezeigten Formular den Visumtyp und die Gültigkeitsdaten ein und fügen Sie die Visumsdatei bei
Bestätigen Sie den Upload
Was nach dem Hochladen passiert
Das Visum wird im Dokumentencenter des Mitarbeiters gespeichert
Der Status der Reiseaktion wechselt von Ausstehend zu Abgeschlossen
Die Compliance-Zusammenfassung wird automatisch neu erstellt
Ein Kommentar wird zur Reise hinzugefügt, der bestätigt, dass das Visum vorliegt
Wichtige Hinweise
Das System prüft, ob die Gültigkeitsdaten des Visums den gesamten Reisezeitraum abdecken. Ist dies nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Diese Aktion kann von Mitarbeitern, Assistenten und HR-Administratoren durchgeführt werden.