Warum das wichtig ist
Wird eine Reise dem falschen Modul zugeordnet, entsteht nicht nur Mehraufwand. Es kann auch zu übersehenen Compliance-Pflichten, fehlerhaften Risikobewertungen und kostspieligen Korrekturen führen.
Damit sich jede Reise unkompliziert korrekt einordnen lässt und die richtige Kategorie ausgewählt wird, enthält WorkFlex jetzt ein integriertes Trip Classification Tool. Es führt durch einige kurze Fragen und zeigt genau, welches Modul zu verwenden ist, inklusive dokumentierter Sonderfälle und Ausnahmen wie etwa wiederkehrender Reisen. Statt den Customer Success Manager oder den Support zu kontaktieren, steht ein Self-Service-Tool zur Verfügung, das in unter einer Minute eine Antwort liefert.
Besonders hilfreich ist es, wenn:
sich die Reise nicht eindeutig einer Kategorie zuordnen lässt (z. B. wenn Mitarbeitende einen Teil der Reise selbst zahlen oder die Dauer im Grenzbereich liegt)
die Reise einem ungewöhnlichen Muster folgt, etwa wiederkehrende Reisen zum selben Zielort oder mehrere Mitarbeitende, die rotierend im selben Projekt eingesetzt werden
Sonderfälle vorliegen, etwa ein unklares Rückreisedatum oder ein sehr langes Assignment
Wo das Tool zu finden ist
Als HR-Admin lässt sich das Tool über „Reise beantragen" oben rechts öffnen. Das Trip Classification Tool ist am unteren Ende des Drop-down-Menüs verlinkt.
2. Nach einem Klick auf den Link öffnet sich das Trip Classification Tool in einem Pop-up. Dort lassen sich die wenigen Fragen direkt beantworten, um das rechtskonforme Set-up zu finden.
Hinweis: Das Tool ist derzeit nur für HR-Admins sichtbar. Für eine Änderung genügt eine kurze Info an den WorkFlex Customer Success Manager.
So wird das Tool verwendet
Nach dem Öffnen des Tools folgt eine kurze Reihe von Fragen zur Reise. Jede Frage grenzt die Einordnung anhand der gegebenen Antworten weiter ein.
Schritt 1: Hat die Reise ein Enddatum?
Das zeigt dem Tool, ob eine Rückkehr beabsichtigt ist. Auch wenn noch kein genaues Datum feststeht, zählt die Absicht zurückzukehren als „Ja".
Schritt 2: Wer bezahlt die Reise?
Das unterscheidet arbeitgeberveranlasste Reisen (Business Trips und Assignments) von solchen, die von Mitarbeitenden veranlasst werden (Workations), und hat zudem Auswirkungen auf die Compliance.
Schritte 3–4: Dauer und lokale Integration
Diese Fragen betreffen arbeitgeberfinanzierte Reisen und bestimmen, ob der Aufenthalt als kurzer Business Trip oder als längeres Assignment gilt.
Je nach Antworten können weitere Folgefragen erscheinen, um Sonderfälle abzudecken.
Sobald alle relevanten Fragen beantwortet sind, zeigt das Tool das Ergebnis an: das zu verwendende Modul samt einer kurzen Begründung.
Über „Weitere Reise klassifizieren" lässt sich eine weitere Reise einordnen, und es ist möglich in der Ergebniskategorie eine Reise anzumelden.
Was nach der Klassifizierung passiert
Sobald das richtige Modul feststeht, wird die Reise wie gewohnt in diesem Modul eingereicht. Das Tool reicht die Reise nicht selbst ein, es hilft nur dabei zu bestimmen, wo die Einreichung erfolgen soll.
Verweist das Ergebnis auf ein Modul, das noch nicht aktiviert ist, genügt eine Nachricht an den WorkFlex Customer Success Manager, der es dann aktiviert.