E-AIA (ehemals G35) ist eine arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge nach der deutschen Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) für bestimmte berufliche Auslandsaufenthalte. Dieser Artikel erklärt, wann sie erforderlich ist, wer wofür verantwortlich ist, wie lange eine bestehende Vorsorge zählt, was bei einem Verstoß droht und wo WorkFlex Sie unterstützt.
Was E-AIA ist
E-AIA kann insbesondere erforderlich sein bei:
Tätigkeiten in tropischen oder subtropischen Regionen; oder
anderen Geschäftsreisen ins Ausland mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsrisiken.
Es gibt keine offizielle abschließende Länderliste „E-AIA erforderlich" oder „E-AIA nicht erforderlich". Entscheidend sind der konkrete Arbeitsort, die Tätigkeit und die tatsächlichen Gefährdungen. Bei großen Ländern kann die Bewertung daher je nach Region unterschiedlich ausfallen.
Wer ist verantwortlich?
E-AIA ist eine vom Arbeitgeber zu organisierende Anforderung und keine Aufgabe, die die reisende Person selbstständig lösen muss.
Was WorkFlex übernimmt
WorkFlex unterstützt Sie dabei, eine mögliche E-AIA-Anforderung frühzeitig im Reiseprozess zu erkennen und zu dokumentieren. Wenn sich aus den Reisedaten ergibt, dass E-AIA erforderlich sein könnte, weist die Risikobewertung darauf hin. So wissen Sie bereits vor Reisebeginn, dass eine arbeitsmedizinische Vorsorge veranlasst werden muss.
Anschließend können Sie prüfen:
ob bereits eine Vorsorgebescheinigung vorliegt;
ob die nächste Vorsorge fällig ist;
ob sich das Gefährdungsprofil geändert hat; und
ob eine neue Vorsorge erforderlich ist.
Eine vorhandene Vorsorgebescheinigung können Sie in WorkFlex als Nachweis zum jeweiligen Fall im Dokumentenbereich der Person hinterlegen.
WorkFlex unterstützt den Prozess. WorkFlex ersetzt weder Ihre Gefährdungsbeurteilung noch die arbeitsmedizinische Beurteilung, vereinbart keine Vorsorgetermine, tritt nicht als Ihr Betriebsarzt auf und erhält keine medizinischen Informationen über Ihre Mitarbeitenden.
Was Sie als Arbeitgeber tun müssen
Wenn eine Pflichtvorsorge erforderlich ist, liegt die Verantwortung für die Organisation beim Arbeitgeber. Sie müssen insbesondere:
prüfen, ob E-AIA für die konkrete Geschäftsreise erforderlich ist;
prüfen, ob bereits eine passende Vorsorge vorliegt;
bei Bedarf eine neue Vorsorge veranlassen;
sicherstellen, dass die Person vor Aufnahme der relevanten Tätigkeit an der Pflichtvorsorge teilgenommen hat; und
verhindern, dass die Person die relevante Tätigkeit ohne vorherige Teilnahme an der Pflichtvorsorge ausübt.
Zwei weitere Arbeitgeberpflichten in diesem Zusammenhang haben eine eigene Rechtsgrundlage: Sie tragen die Kosten der arbeitsmedizinischen Vorsorge, denn Kosten für Maßnahmen des Arbeitsschutzes dürfen nicht den Beschäftigten auferlegt werden (ArbSchG). Außerdem müssen Sie eine Vorsorgekartei führen.
Mitarbeitende sollen nicht selbst beurteilen müssen, ob E-AIA gesetzlich erforderlich ist. Die rechtliche Verantwortung für die Organisation und Einhaltung der Pflichtvorsorge bleibt beim Arbeitgeber.
Solange eine erforderliche Pflichtvorsorge nicht erfolgt ist, darf die relevante Tätigkeit nicht ausgeübt werden.
Was Mitarbeitende tun müssen
Ist eine Pflichtvorsorge erforderlich, müssen Mitarbeitende vor Aufnahme der relevanten Tätigkeit am Vorsorgetermin teilnehmen. Verpflichtend ist die Teilnahme an der Vorsorge — einzelne medizinische Maßnahmen sind es nicht automatisch. Nicht automatisch verpflichtend sind zum Beispiel:
jede körperliche Untersuchung;
jede Blutuntersuchung; oder
jede Impfung.
Wann die erste Vorsorge stattfinden muss
Die erste Vorsorge muss innerhalb der letzten drei Monate vor Aufnahme der relevanten Tätigkeit veranlasst werden (AMR 2.1). Bei Pflichtvorsorge muss die Person außerdem vor Aufnahme der Tätigkeit tatsächlich an der Vorsorge teilgenommen haben.
Für die Praxis empfiehlt es sich deshalb, den Prozess einige Wochen vor der geplanten Geschäftsreise zu starten. So bleibt ausreichend Zeit für die Terminvereinbarung und gegebenenfalls für empfohlene Impfungen oder andere präventive Maßnahmen.
Die Vorsorgebescheinigung
Nach der Vorsorge stellt der Arzt eine Vorsorgebescheinigung aus. Sie bestätigt insbesondere:
dass die Vorsorge stattgefunden hat;
wann sie stattgefunden hat;
aus welchem Anlass; und
wann eine weitere Vorsorge aus ärztlicher Sicht angezeigt ist.
Die Vorsorgebescheinigung ist keine allgemeine Bescheinigung über die Reisefähigkeit oder die Eignung für eine Tätigkeit im Ausland. Als Arbeitgeber erhalten Sie grundsätzlich keine Diagnosen, Laborwerte oder sonstigen vertraulichen medizinischen Ergebnisse.
Hinweis: Bei Entsendungen nach Frankreich deckt eine vergleichbare arbeitsmedizinische Bescheinigung die französische Anforderung an ein Gesundheitszeugnis bereits ab. Siehe Ärztliches Gesundheitszeugnis für Entsendungen nach Frankreich.
Die Vorsorgekartei
Als Arbeitgeber müssen Sie eine Vorsorgekartei führen. Darin ist zu dokumentieren, dass arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattgefunden hat und aus welchem Anlass.
Die Vorsorgekartei ist eine eigene gesetzliche Dokumentationspflicht. Wird sie nicht, nicht richtig oder nicht vollständig geführt, kann dies eine eigenständige Ordnungswidrigkeit nach der ArbMedVV darstellen.
Medizinische Befunde, Diagnosen oder Untersuchungsergebnisse gehören nicht in die Vorsorgekartei.
Wie lange eine bestehende Vorsorge zählt
Es gibt keine feste gesetzliche Gültigkeitsdauer wie „24 Monate gültig" oder „3 Jahre gültig". Stattdessen gelten Maximalfristen für die nächste Vorsorge:
Erste Vorsorge: innerhalb der letzten drei Monate vor Aufnahme der relevanten Tätigkeit veranlassen.
Zweite Vorsorge: spätestens 24 Monate nach Aufnahme der relevanten Tätigkeit.
Weitere Vorsorgen: spätestens 36 Monate nach der vorherigen Vorsorge.
Diese Fristen sind Maximalfristen, keine automatische Gültigkeitsdauer. Der Arzt kann auf der Vorsorgebescheinigung einen früheren Termin für die nächste Vorsorge festlegen — dann gilt dieser frühere Termin.
Wann eine bestehende Vorsorge eine neue Geschäftsreise noch abdeckt
Auf eine bestehende Vorsorge können Sie sich grundsätzlich weiterhin stützen, wenn:
eine passende Vorsorgebescheinigung vorliegt;
der nächste Vorsorgetermin noch nicht erreicht ist;
die einschlägige Maximalfrist von 24 bzw. 36 Monaten nicht überschritten ist; und
sich Reiseziel, Tätigkeit und Gefährdungsprofil nicht wesentlich verändert haben.
Hat sich die Gefährdung wesentlich verändert, muss die Gefährdungsbeurteilung überprüft und gegebenenfalls der Betriebs- oder Arbeitsmediziner einbezogen werden.
Hinweis: Eine Bescheinigung mit einem zukünftigen Termin deckt nicht automatisch jede weitere Reise bis zu diesem Datum ab.
Wann eine neue Prüfung erforderlich ist
Eine neue Prüfung ist insbesondere erforderlich, wenn:
die nächste Vorsorge bereits fällig ist;
die maximale Vorsorgefrist überschritten wurde;
sich Reiseziel oder Region wesentlich geändert haben;
neue oder andere Infektionsrisiken bestehen;
sich Klima, Arbeitsbedingungen oder Tätigkeit wesentlich geändert haben; oder
unklar ist, ob die bisherige Vorsorge die neue Geschäftsreise abdeckt.
Kann die Person ohne E-AIA trotzdem reisen?
Rein technisch ja. Entscheidend ist jedoch die Ausübung der Tätigkeit vor Ort: Wenn eine Pflichtvorsorge erforderlich ist, dürfen Sie die Person die relevante Tätigkeit erst ausüben lassen, nachdem sie an der Pflichtvorsorge teilgenommen hat.
Ein Arzt, eine Klinik oder ein medizinischer Notdienst am Reiseziel ersetzt die vorgeschriebene Pflichtvorsorge vor Aufnahme der Tätigkeit nicht.
Lässt sich die Vorsorge tatsächlich nicht rechtzeitig organisieren, ist die praktische Mindestmaßnahme, der reisenden Person während der gesamten Reise Zugang zu medizinischen Fachkräften vor Ort zu sichern. Das ist lediglich eine abmildernde Maßnahme: Sie ersetzt die Pflichtvorsorge nicht und beseitigt auch nicht die nachfolgend beschriebene Verantwortlichkeit des Arbeitgebers.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Tätigkeit trotzdem zulässt?
Wenn der Arbeitgeber eine erforderliche Pflichtvorsorge nicht oder nicht rechtzeitig veranlasst oder die Person die relevante Tätigkeit ohne vorherige Teilnahme ausüben lässt, kann dies eine Ordnungswidrigkeit nach der ArbMedVV darstellen. Das gilt sowohl bei vorsätzlichem als auch bei fahrlässigem Verhalten.
Auch das fehlende, unrichtige oder unvollständige Führen der vorgeschriebenen Vorsorgekartei kann eine eigenständige Ordnungswidrigkeit darstellen.
Für entsprechende Verstöße kann grundsätzlich ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR verhängt werden. Bei einer vorsätzlichen Verletzung der genannten Pflichten, durch die Leben oder Gesundheit einer Person gefährdet werden, können darüber hinaus strafrechtliche Konsequenzen entstehen.
Was nach der Geschäftsreise gilt
War für die Reise eine Pflichtvorsorge erforderlich, muss der Arbeitgeber nach Ende der Tätigkeit eine Angebotsvorsorge anbieten. Die Person ist jedoch nicht verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen.
Was zusätzlich empfohlen wird
Zusätzlich zur gesetzlichen Pflichtvorsorge ist es empfehlenswert:
den Prozess einige Wochen vor der Reise zu starten;
bei Unsicherheiten den Betriebs- oder Arbeitsmediziner einzubeziehen;
empfohlene Impfungen und gegebenenfalls Prophylaxe prüfen zu lassen;
für medizinische Unterstützung am Reiseziel zu sorgen; und
einen angemessenen Reiseversicherungs- und Notfallschutz sicherzustellen.
Diese Maßnahmen sind gute Praxis, ersetzen aber keine gesetzlich erforderliche Pflichtvorsorge.
Kurz zusammengefasst
Der Arbeitgeber ist verantwortlich: prüfen, ob E-AIA erforderlich ist, eine vorhandene Vorsorge kontrollieren, bei Bedarf rechtzeitig eine neue veranlassen und die gesetzlich erforderliche Vorsorgekartei führen.
Mitarbeitende müssen an einer erforderlichen Pflichtvorsorge teilnehmen.
Eine bestehende E-AIA zählt nur weiter, wenn sie zeitlich noch aktuell ist und weiterhin zum Gefährdungsprofil der neuen Geschäftsreise passt.
Ohne erforderliche Pflichtvorsorge kann die Person zwar technisch reisen, die relevante Tätigkeit darf jedoch nicht beginnen.