Dieser Artikel betrifft nicht alle Geschäftsreisen nach Belgien, sondern nur Reisen, bei denen bestimmte Tätigkeiten unter die belgischen Meldevorschriften fallen.
Wenn Mitarbeitende nach Belgien entsandt werden, können bestimmte Tätigkeiten zusätzliche Pflichten über die übliche Entsendemeldung hinaus auslösen. Dies sind die Werkmeldung (Déclaration de travaux / Aangifte van werken) und in bestimmten Fällen das Anwesenheitsregistrierungssystem Checkinatwork.
Dieser Artikel erläutert, wann diese Pflichten gelten, worin sie sich unterscheiden und wie WorkFlex Sie dabei unterstützt.
Warum eine Werkmeldung erforderlich sein kann
Die Werkmeldung ist eine verpflichtende Meldung an die belgischen Behörden für bestimmte in Belgien ausgeübte Tätigkeiten. Sie ist vor allem relevant für:
Bau- und sonstige Arbeiten an unbeweglichen Sachen, etwa Bau-, Renovierungs-, Reparatur-, Wartungs- oder Installationsarbeiten.
Bestimmte Tätigkeiten im Bereich Sicherheit und Überwachung.
Bestimmte Tätigkeiten in der Fleischwirtschaft.
Die Pflicht gilt nicht für jede Geschäftsreise. Maßgeblich sind die Art der Tätigkeit, der Arbeitsort sowie – bei bestimmten Arbeiten – der Wert des Projekts und die Struktur der Unterauftragsvergabe.
Die Meldung muss vor Beginn der betreffenden Tätigkeiten erfolgen. Bei Verstößen können Sanktionen verhängt werden.
Was ist Checkinatwork?
Checkinatwork ist ein separates elektronisches System zur Anwesenheitsregistrierung, das mit bestimmten gemeldeten Arbeitsorten verknüpft ist. Die Anwesenheitsregistrierung ist verpflichtend:
Für alle Personen, die an unbeweglichen Sachen an einem Arbeitsort mit Gesamtkosten der Arbeiten von 500.000 EUR oder mehr tätig sind. Für Arbeiten, die zwischen dem 1. April 2014 und dem 29. Februar 2016 begonnen haben, gilt ein Schwellenwert von 800.000 EUR. Die Anwesenheit muss registriert werden, sobald der Schwellenwert erreicht ist – unabhängig davon, ob dies zu Beginn oder im Verlauf der Arbeiten geschieht.
Für alle Personen mit Tätigkeiten in der Fleischwirtschaft – Zubereitung von Fleisch und Fleischerzeugnissen sowie Schlachtung und Zerlegung von Huftieren, Geflügel und Kaninchen – in Betrieben, die von der Föderalagentur für die Sicherheit der Nahrungsmittelkette (FAVV) zugelassen sind.
Der Arbeitsort muss bereits durch eine Werkmeldung erfasst sein, damit Checkinatwork greifen kann.
Wie die Anwesenheitsregistrierung funktioniert
Sofern Checkinatwork erforderlich ist, kann die Registrierung in der Regel auf zwei Wegen erfolgen.
Option 1 – Der Mitarbeitende registriert sich selbst
Der Mitarbeitende nutzt den QR-Code auf seinem Limosa-Dokument.
Er bestätigt seine Anwesenheit über das Checkinatwork-System. Dies kann auch bereits vor Ankunft am Arbeitsort erfolgen.
Option 2 – Das belgische Unternehmen oder die Bauleitung registriert den Mitarbeitenden
Eine Person mit Zugang zu Checkinatwork registriert den Mitarbeitenden.
Der Mitarbeitende wird anhand seiner Limosa-Daten identifiziert.
Die Registrierung muss jeden Arbeitstag abdecken, an dem die Pflicht gilt, und vor Arbeitsbeginn abgeschlossen sein.
Wie WorkFlex Sie unterstützt
WorkFlex reicht die Werkmeldung in Ihrem Namen ein. Wenn eine Reise nach Belgien eine der oben beschriebenen Tätigkeiten umfasst, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, damit wir die Reise prüfen und die Meldung rechtzeitig einreichen können.
Wie bei allen Entsendemeldungen reichen Sie die Anfrage bitte mindestens 1 Werktag vor dem Reisebeginn ein.
Hinweis: Die Anwesenheitsregistrierung über Checkinatwork wird nicht von WorkFlex übernommen. Sie erfolgt entweder durch den Mitarbeitenden selbst oder durch das belgische Unternehmen bzw. die Bauleitung, wie oben beschrieben.
Sie brauchen Hilfe? Wenden Sie sich an das WorkFlex Support-Team unter [email protected] oder über die Chat-Funktion auf der WorkFlex-Plattform.