Dieser Artikel betrifft nicht alle Geschäftsreisen nach Frankreich, sondern ausschließlich Reisen, bei denen eine PWN (Posted Workers Notification / Entsendemeldung) erforderlich ist.
Wenn ein Mitarbeitender nach Frankreich entsendet wird, muss eine medizinische Bescheinigung für mögliche Kontrollen verfügbar sein.
Dieser Artikel erklärt die zeitlichen Vorgaben, räumt häufige Missverständnisse rund um Fristen auf und zeigt, wie die zweisprachige Muster auf der WorkFlex Plattform verwendet wird.
Warum eine medizinische Bescheinigung erforderlich ist
Für Entsendungen nach Frankreich ist eine Posted Workers Notification (PWN) erforderlich, welche WorkFlex in Ihrem Namen einreicht.
Dadurch müssen bestimmte Dokumente verfügbar gehalten werden, darunter eine medizinische Bescheinigung, die von einem Arzt im Beschäftigungsland ausgestellt wurde. Diese Bescheinigung bestätigt, dass der Mitarbeitende die erforderliche arbeitsmedizinische Untersuchung absolviert hat, wie es nach den französischen Entsenderegelungen vorgeschrieben ist.
Im Falle einer Kontrolle können die französischen Behörden verlangen, dass dieses Dokument vorgelegt wird. Bitte beachten Sie, dass alle Dokumente im Zusammenhang mit der Entsendung den Behörden spätestens 15 Tage nach Aufforderung vorgelegt werden müssen. Kann der Arbeitgeber diese Dokumente nicht bereitstellen, können Sanktionen einschließlich Bußgeldern verhängt werden.
Wann die medizinische Untersuchung stattfinden muss
In Frankreich muss ein Mitarbeitender arbeitsfähig sein, sobald er einen Arbeitsplatz betritt. Für entsandte Mitarbeitende bedeutet dies in der Praxis:
Verfügt der Mitarbeitende bereits über eine arbeitsmedizinische Bescheinigung aus dem Beschäftigungsland, ist keine zusätzliche Untersuchung für die Entsendung nach Frankreich erforderlich. Eine französische Übersetzung kann jedoch notwendig sein. Mit anderen Worten: Wenn bereits eine Vorsorgebescheinigung des Betriebsarztes vorliegt, wird keine zusätzliche allgemeine Gesundheitsbescheinigung benötigt.
Die WorkFlex Muster für medizinische Bescheinigungen ist hauptsächlich für Fälle vorgesehen, in denen Mitarbeitende noch kein vergleichbares arbeitsmedizinisches Dokument im Beschäftigungsland besitzen.
Liegt keine solche Bescheinigung vor, muss vor der Entsendung ein Arzttermin organisiert werden, damit die Bescheinigung im Falle einer Kontrolle verfügbar ist.
Die medizinische Untersuchung selbst muss vor Reiseantritt erfolgen.
Eine nachträgliche medizinische Untersuchung nach Beginn der Reise ist nicht rechtskonform. Sollte ein Prüfer den Arbeitsplatz am ersten Tag kontrollieren und keine vorherige Bescheinigung vorliegen, haftet das Unternehmen.
Was die 15-Tage-Frist bedeutet
Das häufigste Missverständnis besteht darin, anzunehmen, dass die medizinische Untersuchung nach Reisebeginn stattfinden könne.
Nach französischem Recht besteht eine Frist von bis zu 15 Tagen, um erforderliche Dokumente nach einer arbeitsrechtlichen Kontrolle vorzulegen.
Zur Klarstellung:
Das 15-Tage-Fenster bezeichnet den Zeitraum, den der Arbeitgeber hat, um Dokumente nach einer behördlichen Anfrage den französischen Behörden vorzulegen.
Verwaltungsfristen für Unterzeichnung oder Einreichung der Bescheinigung beziehen sich auf die Dokumentenübermittlung an die Behörden, nicht auf das Datum der medizinischen Untersuchung.
Keine dieser Fristen erlaubt es, die medizinische Untersuchung erst nach Beginn der Reise durchzuführen.
Arzttermine frühzeitig vereinbaren
Das französische Recht definiert keine maximale Vorlaufzeit für medizinische Untersuchungen. Es gibt keine Regel, dass ein Termin „zu früh“ stattfinden kann.
Wenn bereits bekannt ist, dass die Reise stattfinden wird, kann der Termin Wochen oder sogar Monate im Voraus vereinbart werden.
Entscheidend ist, dass der Mitarbeitende vor Aufnahme der Tätigkeit in Frankreich über eine gültige medizinische Bescheinigung verfügt.
Verwendung der zweisprachigen WorkFlex Muster
Um den Prozess zu vereinfachen, stellt WorkFlex eine zweisprachige Muster für medizinische Bescheinigungen mit Anweisungen auf Deutsch und Englisch bereit. Der Arzt kann die markierten Felder direkt in der Muster ausfüllen.
Laden Sie die Muster über die WorkFlex Plattform herunter.
Vereinbaren Sie vor Beginn der Entsendung einen Arzttermin im Beschäftigungsland des Mitarbeitenden.
Lassen Sie die Muster vom Arzt ausfüllen und unterschreiben (die Felder mit „_________________“).
Laden Sie die unterschriebene Bescheinigung in das Document Center des Mitarbeitenden in WorkFlex hoch, damit sie im Falle einer Kontrolle verfügbar ist.
Diese Muster enthält sämtliche Informationen, die nach Angaben der französischen Behörden auf der medizinischen Bescheinigung enthalten sein sollten. Zusätzlich ist aufgrund der Zweisprachigkeit keine separate Übersetzung erforderlich.
Gültigkeit
Nach französischem Recht gibt es keine eindeutig definierte Gültigkeitsdauer und keine spezifische Regelung dazu, wie häufig die Bescheinigung erneuert werden muss.
In der Praxis arbeiten viele Unternehmen mit einer Gültigkeitsdauer von etwa 2 Jahren für Standard-Mitarbeitende, sofern lokale Vorschriften oder die Art der Tätigkeit keine kürzeren Intervalle vorsehen.
Für Dokumentationszwecke empfehlen wir, die Bescheinigung mindestens für die Dauer der Entsendung aufzubewahren und als praktische Orientierung bis zu zwei Jahre nach Ende der Entsendung zu archivieren.
Andere Länder mit vergleichbaren Anforderungen
Dieselbe Logik gilt für Polen: Die medizinische Untersuchung muss vor Reisebeginn durchgeführt werden. Eine nachträgliche Untersuchung erfüllt die Anforderungen nicht.