Abhängig von Ihrer Integrationseinrichtung gibt es verschiedene Methoden, um Mitarbeitende einzuladen. Sehen wir uns die Schritte und Optionen an.
Einladen von Mitarbeitenden mit Integration
Wenn Ihr WorkFlex-Konto mit Systemen wie Personio, SAP SuccessFactors, HiBob oder Workday integriert ist, ist der Einladungsprozess nahtlos und automatisiert. So funktioniert es:
Personio:
SAP SuccessFactors:
HiBob:
Workday:
Detaillierte Anweisungen zur Integration finden Sie unter diesem link.
Automatische Einladungen:
Sobald die Integration aktiviert ist, werden alle aktiven und neu hinzugefügten Mitarbeitenden in Ihrem integrierten System automatisch eingeladen, sich bei der WorkFlex-Plattform anzumelden.
Dies stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeitenden ohne manuelle Einladungen Zugriff auf WorkFlex haben.
Einladen von Mitarbeitenden ohne Integration
Wenn keine Integration eingerichtet ist, können Sie Mitarbeitende manuell zur WorkFlex-Plattform einladen. Hier sind die Schritte:
Zugriff auf die Personalübersicht:
Melden Sie sich bei Ihrem WorkFlex-Konto an und navigieren Sie zum Abschnitt „Personalübersicht“.
Manuelles Einladen von Mitarbeitenden:
Klicken Sie im Abschnitt „Personalübersicht“ auf die Schaltfläche „Mitarbeitende einladen“.
Drei Methoden, um Mitarbeitende einzuladen
Without integration, you have three different methods to invite employees:
Bulk-Upload über CSV:
Bereiten Sie eine CSV-Datei mit den Daten der einzuladenden Mitarbeitenden vor. Eine Vorlage für diese CSV-Datei finden Sie im WorkFlex-Tool.
Stellen Sie sicher, dass Sie „Ja/Nein“ in der Spalte „Einladung zu WorkFlex“ auswählen:
Ja/Leer: Wenn Sie „Ja“ auswählen oder die Zelle leer lassen, wird der Mitarbeiter zur Plattform eingeladen. Der Mitarbeiter erhält eine Einladung per E-Mail und kann auf die Plattform zugreifen.
Nein: Wenn Sie „Nein“ auswählen, wird ein verwaltetes Profil erstellt, aber der Mitarbeiter kann nicht auf die Plattform zugreifen.
Laden Sie die CSV-Datei im Abschnitt „Mitarbeitende einladen“ hoch.
Das System verarbeitet die Datei und sendet Einladungen an alle gelisteten Mitarbeitenden.
2. Domain-Einrichtung für automatischen Zugriff:
Richten Sie eine Domain in den WorkFlex-Einstellungen ein.
Erteilen Sie allen Personen mit E-Mail-Adressen dieser Domain Zugang.
Teilen Sie den WorkFlex-Link mit Ihren Mitarbeitenden, damit sie nun ihr Profil erstellen können.
3.Individuelle Einladungen:
Geben Sie im Abschnitt „Mitarbeitende einladen“ die Daten jedes einzelnen Mitarbeitenden ein, den Sie einladen möchten.
Senden Sie die Einladung. Der Mitarbeitende erhält eine E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung auf der WorkFlex-Plattform.
