E-Mails, die Mitarbeitende während eines Assignments erhalten

Alle E-Mails werden automatisch von der WorkFlex-Plattform gesendet, basierend auf Assignment-Ereignissen und Zeitplänen.

E-Mail 1: Das Assignment wurde bestätigt Wird unmittelbar gesendet, wenn das Assignment in WorkFlex bestätigt wird. Mitarbeitende erhalten eine Zusammenfassung der Assignment-Details — Heimatland und Gastland, Start- und Enddatum sowie Dauer — zusammen mit einem Überblick über die verfügbaren Funktionen auf der Plattform: To-do Liste, Compliance-Dokumente, eine 24/7-Notfallhotline, ein Sicherheits- und Gesundheitsbriefing sowie das Aufgabenmanagement

E-Mail 2: Einladung zu WorkFlex Wird gesendet, wenn das WorkFlex-Konto der entsandten Person erstellt wird. Die entsandte Person wird eingeladen, das Konto einzurichten, um Zugang zur Plattform zu erhalten.

E-Mail 3: Die PWN-Meldung wurde ausgestellt Wird gesendet, sobald die PWN-Meldung ausgestellt wurde. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass das Dokument im Tab „Dokumente" des WorkFlex-Kontos verfügbar ist. Die E-Mail erläutert, dass eine PWN-Meldung eine offizielle Meldung ist, die bei den Behörden des Gastlandes eingereicht wird und den Status als entsandte Person bestätigt. Das Dokument ist den lokalen Behörden während des Assignments ggf. vorzulegen.

E-Mail 4: Die A1-Bescheinigung wurde ausgestellt Wird gesendet, sobald die A1-Bescheinigung ausgestellt wurde. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass das Dokument im Dokumentenzentrum in WorkFlex verfügbar ist. Die A1-Bescheinigung bestätigt, welche Sozialversicherungsgesetzgebung während des Assignments gilt. Es wird empfohlen, eine Kopie mitzuführen, da die Behörden des Gastlandes diese möglicherweise verlangen.

E-Mail 5: Das Certificate of Coverage wurde ausgestellt Wird gesendet, sobald das Certificate of Coverage (CoC) ausgestellt wurde. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass das Dokument im Dokumentenzentrum in WorkFlex verfügbar ist. Das CoC bestätigt, dass die entsandte Person weiterhin im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes versichert ist und keine Beiträge in das System des Gastlandes einzahlen muss. Eine Kopie ist griffbereit aufzubewahren.

E-Mail 6: Die Arrival Card wurde ausgestellt Wird gesendet, sobald eine Arrival Card in WorkFlex hochgeladen wird. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass das Dokument im Dokumentenzentrum in WorkFlex verfügbar ist. Die E-Mail erläutert, dass eine Arrival Card ein formelles Dokument ist, das bei der Einreise in das Gastland erforderlich sein kann und in der Regel den Grenz- oder Einwanderungsbehörden bei der Ankunft vorgelegt wird. Am Reisetag ist eine digitale oder gedruckte Kopie bereitzuhalten. Bei Unsicherheit, ob das Dokument vorgelegt werden muss, ist vor Reiseantritt die WorkFlex-Koordination zu kontaktieren.

E-Mail 7: Das Visum wurde ausgestellt Wird gesendet, sobald ein Visum in WorkFlex hochgeladen wird. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass das Dokument im Dokumentenzentrum in WorkFlex verfügbar ist. Es ist zu prüfen, ob die Visumsdaten — Name, Daten und Zielland — korrekt sind und ob das Visum für die gesamte Dauer des Assignments gültig ist. Eine Kopie ist für die Einreisebehörden bereitzuhalten. Bei festgestellten Fehlern ist umgehend die WorkFlex-Koordination zu kontaktieren.

E-Mail 8: Das Assignment beginnt in 30 Tagen Wird 30 Tage vor dem Assignment-Startdatum gesendet. Mitarbeitende werden zu ihrer WorkFlex-To-do-Liste weitergeleitet, um zu prüfen, was vor der Abreise zu erledigen ist.

E-Mail 9: Noch 2 Wochen bis zur Abreise Wird 14 Tage vor dem Assignment-Startdatum gesendet. Mitarbeitende werden daran erinnert, ihre Assignment-Details in WorkFlex zu überprüfen. Dazu gehören Hotline-Nummern, relevante Dokumente und Briefings.

E-Mail 10: Noch 3 Tage — Letzte Aufgaben vor Assignment-Start Wird 3 Tage vor dem Assignment-Startdatum gesendet. Mitarbeitende werden gebeten, sicherzustellen, dass alle Aufgaben vor der Abreise abgeschlossen oder an die Koordination gemeldet wurden. Die E-Mail enthält außerdem einen Bereich mit Kontaktdaten, damit die richtigen Ansprechpersonen vor der Reise gespeichert werden können.

E-Mail 11: Das Assignment hat begonnen — Willkommen in [Gastland] Wird am Assignment-Startdatum gesendet. Mitarbeitende werden zu ihrem WorkFlex-Dashboard und ihrer To-do-Liste weitergeleitet — der zentralen Anlaufstelle für alle anstehenden Aufgaben und Termine während des Assignments.

E-Mail 12: Halbzeit — Jetzt in WorkFlex einchecken Wird zur Hälfte der Assignment-Dauer gesendet. Mitarbeitende werden gebeten, ausstehende Aufgaben zu überprüfen — darunter mögliche Dokumentenverlängerungen, jährliche Compliance-Prüfungen oder Aktualisierungen der Koordination — und der Koordination ein kurzes Feedback zum bisherigen Verlauf des Assignments zu geben.

E-Mail 13: Die Repatriierung steht bevor — Das ist als Nächstes zu erwarten Wird gesendet, wenn der Assignment-Status in WorkFlex auf „Repatriierung starten" wechselt. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass ihr Assignment in die letzte Phase eintritt und die Rückkehr ins Heimatland bald beginnt.

E-Mail 14: Der Repatriierungsprozess wurde gestartet — Jetzt in WorkFlex einloggen Wird gesendet, wenn HR den Repatriierungsprozess in WorkFlex formell startet. Diese E-Mail ist von E-Mail 13 zu unterscheiden — sie wird durch eine aktive Aktion der HR-Koordinator:in ausgelöst, nicht durch eine automatische Statusänderung. Mitarbeitende werden zu WorkFlex weitergeleitet, wo die Repatriierungsaufgaben nun verfügbar sind.

E-Mail 15: Das Assignment ist beendet — Willkommen zurück Wird am Assignment-Enddatum gesendet. Mitarbeitende werden darüber informiert, dass ihr Assignment offiziell beendet ist, und zu den verfügbaren Post-Assignment-Unterstützungsangeboten auf der Plattform weitergeleitet.