Im Abschnitt Mitarbeitendenübersicht finden Sie verschiedene Status, die den Profilen der Mitarbeitenden zugeordnet sind:
Aktiv
Ausstehend
Inaktiv
Verwaltet
Dieser Artikel erklärt den Status „verwaltet“ und wie er in der Mitarbeitendenübersicht erscheint.
Was ist ein verwaltetes Mitarbeitendenprofil?
Der Status „verwaltet“ ist für Kunden gedacht, die es bevorzugen, dass ihre Mitarbeitenden sich nicht in die WorkFlex-Plattform einloggen oder E-Mails von uns erhalten. Um dies zu ermöglichen, bieten wir eine Funktion an, mit der HR-Admins oder Assistenten die Konten der Mitarbeitenden im Namen der Mitarbeitenden verwalten können. In solchen Fällen haben die Mitarbeitenden keinen Zugang zur Plattform und können keine Reisen selbst beantragen.
Wie erstelle ich ein verwaltetes Mitarbeitendenprofil?
Um ein verwaltetes Mitarbeitendenprofil zu erstellen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
Option 1: Während des Antragsprozesses
Sie können ein verwaltetes Profil im ersten Schritt des Reiseantragsprozesses erstellen.
Navigieren Sie zu Unternehmensanfragen und wählen Sie Eine Reise beantragen aus.
Wählen Sie Für einen Mitarbeitenden, wenn Sie eine Workation oder Geschäftsreise im Namen eines Mitarbeitenden beantragen möchten.
3. Wählen Sie im nächsten Fenster auf der rechten Seite Neuer Mitarbeitender aus.
4. Nachdem Sie die E-Mail-Adresse eingegeben haben, deaktivieren Sie das Kästchen unter dem E-Mail-Feld, wenn Sie ein verwaltetes Mitarbeitendenprofil ohne Plattformzugang erstellen möchten.
Hinweis: Der Mitarbeitende erhält keine E-Mails von WorkFlex, wenn Sie ein verwaltetes Konto erstellen.
Option 2: Über Einladung
Alternativ können Sie neue Mitarbeitende über die normale Einladungsfunktion zur Plattform einladen.
Gehen Sie zu Mitarbeitendenverwaltung und wählen Sie Mitarbeitende einladen.
Wählen Sie Einen neuen Mitarbeitenden einladen.
3. Füllen Sie die erforderlichen Formulare aus und klicken Sie statt auf „Einladung senden“ auf Nur Profil erstellen.
Wie ändere ich den Status eines Mitarbeitenden von „verwaltet“ zu „aktiv“?
Wenn ein Mitarbeitender beginnen soll, Reisen eigenständig zu beantragen, können Sie den Status ganz einfach von „verwaltet“ zu „aktiv“ ändern. So geht’s:
Suchen Sie den Mitarbeitenden in der Mitarbeitendenübersicht.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Profil.
Wählen Sie Mitarbeitenden einladen.
Der Mitarbeitende erhält dann eine Einladung per E-Mail, um WorkFlex beizutreten, und kann die Plattform anschließend eigenständig nutzen.
Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, den Status eines Mitarbeitenden von „aktiv“ wieder in „verwaltet“ zu ändern.
