Mitarbeiter, die eine Workation planen, benötigen möglicherweise die direkte Genehmigung ihres Vorgesetzten. Dieser Prozess wird über die WorkFlex-Plattform optimiert, um sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten eine reibungslose Erfahrung zu gewährleisten.
Wie funktioniert der Genehmigungsprozess?
Antragseinreichung: Sobald ein Mitarbeiter eine Workation-Anfrage über die WorkFlex-Plattform einreicht, wird der Vorgesetzte automatisch per E-Mail benachrichtigt. So wird sichergestellt, dass der Vorgesetzte unverzüglich informiert wird, ohne die Plattform regelmäßig prüfen zu müssen.
E-Mail-Benachrichtigung: Die Benachrichtigungs-E-Mail an den Vorgesetzten enthält alle relevanten Details zur Workation-Anfrage, einschließlich der Dauer und etwaiger spezifischer Anmerkungen des Mitarbeiters.
Direkte Links: Besonders wichtig ist, dass die E-Mail einen direkten Link enthält, mit dem der Vorgesetzte die Anfrage genehmigen oder ablehnen kann. Der Vorgesetzte kann außerdem einen Kommentar im Kommentarfeld hinterlassen. ⚠️ Dafür ist weder eine Registrierung noch ein Login auf der WorkFlex-Plattform erforderlich.
Zusätzliche Informationen:
Keine Registrierung erforderlich: Vorgesetzte müssen kein registriertes Konto bei WorkFlex haben, um auf Workation-Anfragen zu antworten. Der Prozess ist so einfach und benutzerfreundlich wie möglich gestaltet, um schnelle Antworten und minimale Unterbrechungen zu fördern.
Durch diese Schritte können Vorgesetzte Workation-Anfragen effizient bearbeiten und sicherstellen, dass sowohl die geschäftlichen Anforderungen als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Wie kann ich meinen Vorgesetzten in meinem Profil ändern?
Sie können die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten einfach ändern, indem Sie sich in Ihr WorkFlex-Profil einloggen, auf „Mein Profil“ klicken und zum Abschnitt Job-Info scrollen. Dort können Sie auf der rechten Seite auf „Bearbeiten“ klicken und die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten anpassen.
Wenn Ihr Vorgesetzter im Urlaub ist und Sie eine Workation-Anfrage einreichen müssen, können Sie die E-Mail-Adresse für die Genehmigung aktualisieren, damit ein geeigneter Vertreter die Anfrage prüfen kann. Dies ermöglicht es einer anderen autorisierten Person, die Anfrage im Namen Ihres Vorgesetzten zu genehmigen.
Wichtiger Hinweis:
E-Mail-Einschränkungen: Die Genehmigungs-E-Mail muss direkt von der Person empfangen werden, die über die Anfrage entscheidet. Ihr Vorgesetzter kann die Genehmigungs-E-Mail nicht an einen anderen Vorgesetzten weiterleiten, damit dieser die Anfrage bearbeitet. Stellen Sie sicher, dass die richtige E-Mail-Adresse bei der Einreichung Ihrer Workation-Anfrage verwendet wird, um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass Workation-Genehmigungen effizient und sicher bearbeitet werden, auch in der Abwesenheit Ihres Vorgesetzten.
Wie sehe ich, ob mein Vorgesetzter meine Anfrage genehmigt hat?
Sobald der Vorgesetzte die Anfrage genehmigt hat, werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Loggen Sie sich einfach in Ihr WorkFlex-Profil ein, gehen Sie zu „Meine Anfragen“ und klicken Sie auf die Anfrage, die Sie überprüfen möchten.
Ein Pop-up-Fenster wird geöffnet, und am unteren Rand sehen Sie, ob der Vorgesetzte die Anfrage genehmigt/abgelehnt hat oder ob der Status noch aussteht.
Was kann ich tun, wenn mein Vorgesetzter meine Anfrage noch nicht genehmigt hat?
Um rechtzeitige Antworten sicherzustellen, sendet das WorkFlex-System zwei automatische Erinnerungs-E-Mails an den Genehmiger:
Erste Erinnerung: Wird 24 Stunden nach der ersten Einreichung der Anfrage gesendet, falls diese noch aussteht.
Zweite Erinnerung: Wird 48 Stunden (zwei Tage) nach der Einreichung der Anfrage gesendet, falls diese weiterhin nicht bearbeitet wurde.
⚠️ Bitte beachten Sie
Die Links in den E-Mails verfallen nicht. Falls Ihr Vorgesetzter die Anfrage nicht früher genehmigen/ablehnen kann, besteht jederzeit die Möglichkeit, die E-Mails erneut zu öffnen und eine Entscheidung zu treffen.