Nachdem Sie eine Geschäftsreiseanfrage eingereicht haben (oder sie automatisch erstellt wurde, weil Sie sie über Ihr internes Reisemanagementsystem gebucht haben), beginnt die WorkFlex-Engine mit ihrer Arbeit.
Ihre Reiseanfragen werden in der Übersicht „Meine Anfragen“ im Abschnitt „Geschäftsreisen“ aufgelistet.
Die WorkFlex-Engine markiert die Anfragen mit den folgenden Status:
Ausstehend
Bedeutet, dass zusätzliche Informationen oder Mitarbeitendendaten erforderlich sind, um die benötigten Compliance-Dokumente zu beantragen (meist bei Anfragen über ein Reisetool).
Überfällig
Wenn eine Reise noch den Status Ausstehend hat und das Startdatum der Reise bereits überschritten ist, ändert das System den Status automatisch von Ausstehend zu Überfällig.
Warum das hilfreich ist
HR-Admins können sich auf zukünftige, umsetzbare Reisen konzentrieren statt auf veraltete Anfragen.
Reisen, die aufgrund fehlender Informationen nicht mehr bearbeitet werden können, sind klar getrennt.
Überfällige Reisen bleiben im Anfragen-Dashboard sichtbar, jedoch gilt:
Der Pending-Filter zeigt nur noch relevante, bevorstehende Reisen an.
Erinnerungs-E-Mails werden nur für zukünftige, noch ausstehende Reisen versendet.
Das reduziert Verwirrung, spart Zeit und hilft HR, den Fokus auf Reisen zu behalten, die noch relevant sind.
In Bearbeitung
Bedeutet, dass die Compliance-Zusammenfassung gerade vorbereitet wird. Sobald dies abgeschlossen ist, ändert sich der Status automatisch zu Abgeschlossen.
Achtung
Bedeutet, dass diese Anfrage zusätzliche Aufmerksamkeit von der Administration oder den Mitarbeitenden erfordert. Um von der WorkFlex No-Risk-Haftungsabdeckung abgedeckt zu sein, müssen bestimmte Maßnahmen vom Unternehmen erfüllt werden. Bitte beachten Sie die Compliance-Zusammenfassung für weitere Informationen.
ESTA erforderlich/ ETIAS erforderlich/ ETA erforderlich/ NZeTA erforderlich/ KETA erforderlich
Zeigt an, dass eine Reisegenehmigung erforderlich ist, wobei die benötigte Art der Genehmigung angegeben wird.
Wenn Sie den Visum-Service über WorkFlex gebucht haben, kümmern wir uns darum.
Sollten Sie Unterstützung bei der Beantragung von Visa benötigen, können Sie sich gerne über die Chat-Funktion an das WorkFlex-Team wenden..
Abgeschlossen
Bedeutet, dass die WorkFlex-Teams die Dokumente bearbeiten oder dass alle erforderlichen Dokumente fertiggestellt wurden. Es sind keine weiteren Maßnahmen von der HR-Abteilung oder den Mitarbeitenden erforderlich.
Storniert
Die Geschäftsreiseanfrage wurde storniert.
Sollten Sie weitere Fragen zu Ihrem Anfrage-Status oder zur Compliance-Zusammenfassung haben, wenden Sie sich bitte über die Support-Chat-Schaltfläche an das WorkFlex-Support-Team.