Note: Dieser Prozess gilt nur für Dienstreisen.
Falls Sie Ihre Dienstreisen über ein internes Travel Management System (TMS) wie zum Beispiel Travelperk, Navan, Lanes&Planes oder andere buchen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass dieses TMS mit WorkFlex verbunden ist.
Wie finde ich heraus, ob mein TMS mit WorkFlex verbunden ist?
Die Information, ob Ihr TMS mit der WorkFlex-Plattform verbunden ist oder nicht, sollte Ihnen in Ihrer internen Informationssitzung mitgeteilt worden sein. Ob es sich um ein All-Hands-Meeting, ein webbasiertes Training oder etwas anderes handelt – Ihre HR-Abteilung weiß alles über die Integration mit WorkFlex und hat Sie klar über den Buchungsprozess informiert.
Falls Ihnen mitgeteilt wurde, dass Sie Ihre Dienstreisen weiterhin über Ihr internes TMS buchen sollen, wurde es mit der Plattform verbunden.
Wenn Ihnen mitgeteilt wurde, dass Sie Ihre Reisen weiterhin über ein Reisebüro oder andere Mittel als ein TMS buchen und dann manuell einen Antrag auf der WorkFlex-Plattform erstellen sollen, wurde keine TMS-Integration mit WorkFlex vorgenommen.
Wie reiche ich eine Reiseanfrage über TMS ein?
Sobald Sie Ihre Buchung über das Travel Management System vorgenommen haben, wird automatisch eine Dienstreiseanfrage in WorkFlex erstellt. Die WorkFlex-Engine zieht die erforderlichen Daten (Name, Zielland und Reisedaten) aus der Buchungsbestätigung, die Ihnen ebenfalls zugesendet wurde. Basierend auf diesen Daten erstellt WorkFlex eine Compliance-Zusammenfassung und trifft alle notwendigen Compliance-Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu minimieren. Wenn Sie in Länder mit komplexen Vorschriften reisen (z. B. Schweiz), wird WorkFlex Sie immer mit einem zusätzlichen Fragebogen kontaktieren, da dort besondere Vorschriften berücksichtigt werden müssen.
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie mit dem Auto reisen, müssen Sie die Anfrage selbst über Ihr WorkFlex-Konto erstellen und einreichen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Welche Dokumente soll ich mitnehmen?
Im Allgemeinen empfehlen wir, dass Sie alle von WorkFlex bereitgestellten Dokumente während Ihres gesamten Aufenthalts im Ausland mitnehmen. In der Regel reicht es aus, sie in digitaler Form zu tragen, jedoch empfehlen wir, alle Dokumente auch offline verfügbar zu halten, falls Sie aufgefordert werden, sie zu zeigen und eine schlechte Internetverbindung haben.
Welche Dokumente verfügbar sind, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald Ihre Reisedokumente bereit sind. Diese können Sie alle in Ihrer Reiseanfrage auf der WorkFlex-Plattform finden. Zusätzlich werden sie Ihnen per E-Mail zugesendet.