Dieser Artikel dient als umfassender Leitfaden für HR-Admins zur Verwaltung von administrativen Funktionen im System. Er beschreibt die Prozesse zur Einladung neuer Admins und Anpassung bestehender Profile, um HR-Admin-Rechte zu gewähren oder zu entziehen, und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten und -funktionen haben. Zusätzlich wird die Verwaltung bestehender HR-Admin-Profile behandelt, einschließlich der Optionen zur Deaktivierung oder Löschung, sowie die Steuerung von Benachrichtigungseinstellungen, um über Reiseaktivitäten informiert zu bleiben, ohne sich häufig einloggen zu müssen.
1. HR-Admin einladen
Jeder HR-Admin hat umfassenden Zugang, um alle Reiseanträge zu verwalten und alle Mitarbeitenden einzusehen. Erteilen Sie den Zugriff mit Bedacht.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
Wählen Sie „Admin-Benutzer“
Klicken Sie auf „HR hinzufügen“
Füllen Sie das Formular aus
5. Die eingeladene Person erhält eine Registrierungs-E-Mail und muss den Anweisungen folgen, um ihre HR-Admin-Rolle zu aktivieren.
Wichtig:
Prüfen Sie den Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht ankommt.
Sie können die Einladung erneut senden, indem Sie „Erneut einladen“ auswählen.
2. HR-Admin-Rechte für ein bestehendes Profil gewähren/entfernen
Ändern Sie die Rechte für bestehende Nutzende, die bereits ein Profil haben.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Mitarbeitendenverwaltung“
Suchen Sie die Person und klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte
Wählen Sie „Zu HR-Admin wechseln“, um HR-Admin-Zugriff zu gewähren
Bestätigen Sie die Änderung
Hinweis:
Der Wechsel von einer HR-Admin- zu einer Mitarbeitendenrolle folgt denselben Schritten: Wählen Sie „Zu Mitarbeitendem wechseln“ und bestätigen Sie.
3. HR-Admins verwalten
Passen Sie den Status von HR-Admins an, indem Sie ihre Profile bei Bedarf deaktivieren.
Deaktivieren: Sperrt das Konto für den Login, behält jedoch das Profil mit allen zugehörigen Mitarbeitendendaten bei. Es ist möglich, die Person wieder zu aktivieren.
Hinweis: Wenn eine Person ihre HR-Admin-Rechte verlieren soll, aber weiterhin als Mitarbeitende*r im Konto verbleiben soll, folgen Sie den Anweisungen unter 2. HR-Admin-Rechte für ein bestehendes Profil gewähren/entfernen.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
Wählen Sie „Admin-Benutzer“
Suchen Sie den HR-Admin und wählen Sie „Deaktivieren“
Wichtig:
Ein deaktivierter HR-Admin wird als „Inaktiv“ markiert.
Die Reaktivierung eines HR-Admins erfolgt über dieselben Schritte, indem Sie „Aktivieren“ auswählen.
4. Benachrichtigungen für HR-Admins ein-/ausschalten
HR-Admins können ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen, um Updates zu erhalten oder nicht. Durch das Aktivieren von Benachrichtigungen erhalten HR-Admins Updates zu allen Reiseanträgen im Konto. Diese Funktion ist besonders nützlich, um über ausstehende und bearbeitete Anträge informiert zu bleiben, ohne manuell nachsehen zu müssen.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
Wählen Sie „Admin-Benutzer“
Suchen Sie den HR-Admin und schalten Sie die Benachrichtigungseinstellungen ein oder aus
Vorteile:
HR-Admins können Reiseanträge direkt über die E-Mail-Benachrichtigung überprüfen, genehmigen oder ablehnen. Diese Funktion ist entscheidend, um die Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten und effizient zu gestalten, insbesondere wenn Admins nicht aktiv im System eingeloggt sind.