Dieser Artikel dient als umfassender Leitfaden für HR-Admins zur Verwaltung von administrativen Funktionen im System. Er beschreibt die Prozesse zur Einladung neuer Admins und Anpassung bestehender Profile, um HR-Admin-Rechte zu gewähren oder zu entziehen, und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten und -funktionen haben. Zusätzlich wird die Verwaltung bestehender HR-Admin-Profile behandelt, einschließlich der Optionen zur Deaktivierung oder Löschung, sowie die Steuerung von Benachrichtigungseinstellungen, um über Reiseaktivitäten informiert zu bleiben, ohne sich häufig einloggen zu müssen.
1. HR-Admin einladen
Jeder HR-Admin hat umfassenden Zugang, um alle Reiseanträge zu verwalten und alle Mitarbeitenden einzusehen. Erteilen Sie den Zugriff mit Bedacht.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
Wählen Sie „Admin-Benutzer“
Klicken Sie auf „HR hinzufügen“
Füllen Sie das Formular aus
5. Die eingeladene Person erhält eine Registrierungs-E-Mail und muss den Anweisungen folgen, um ihre HR-Admin-Rolle zu aktivieren.
Wichtig:
Prüfen Sie den Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht ankommt.
Sie können die Einladung erneut senden, indem Sie „Erneut einladen“ auswählen.
2. HR-Admin-Rechte für ein bestehendes Profil gewähren/entfernen
Ändern Sie die Rechte für bestehende Nutzende, die bereits ein Profil haben.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Mitarbeitendenverwaltung“
Suchen Sie die Person und klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte
Wählen Sie „Zu HR-Admin wechseln“, um HR-Admin-Zugriff zu gewähren
Bestätigen Sie die Änderung
Hinweis:
Der Wechsel von einer HR-Admin- zu einer Mitarbeitendenrolle folgt denselben Schritten: Wählen Sie „Zu Mitarbeitendem wechseln“ und bestätigen Sie.
3. HR-Admins verwalten
Passen Sie den Status von HR-Admins an, indem Sie ihre Profile bei Bedarf deaktivieren.
Deaktivieren: Sperrt das Konto für den Login, behält jedoch das Profil mit allen zugehörigen Mitarbeitendendaten bei. Es ist möglich, die Person wieder zu aktivieren.
Hinweis: Wenn eine Person ihre HR-Admin-Rechte verlieren soll, aber weiterhin als Mitarbeitende*r im Konto verbleiben soll, folgen Sie den Anweisungen unter 2. HR-Admin-Rechte für ein bestehendes Profil gewähren/entfernen.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
Wählen Sie „Admin-Benutzer“
Suchen Sie den HR-Admin und wählen Sie „Deaktivieren“
Wichtig:
Ein deaktivierter HR-Admin wird als „Inaktiv“ markiert.
Die Reaktivierung eines HR-Admins erfolgt über dieselben Schritte, indem Sie „Aktivieren“ auswählen.
4. Benachrichtigungen pro Lösung für HR-Admins verwalten
HR-Admins können ihre Benachrichtigungseinstellungen jetzt pro WorkFlex-Lösung anpassen. Statt eines einzelnen Ein/Aus-Schalters lässt sich für jede*n HR-Admin gezielt festlegen, zu welchen Lösungen E-Mail-Benachrichtigungen empfangen werden – so erhalten Admins nur die Updates, die für ihre Rolle relevant sind.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen"
Wählen Sie „Admin-Benutzer"
Suchen Sie den HR-Admin und klicken Sie auf das Dropdown „Benachrichtigungen" neben dem Namen
Aktivieren Sie unter „Pro Lösung aktivieren" die Kontrollkästchen für die Lösungen, für die der HR-Admin Benachrichtigungen erhalten soll:
Workation
Business Travel
Assignments
Travel Calendar
SOS
Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Lösungen, zu denen der HR-Admin keine Benachrichtigungen erhalten soll
Hinweis: Jede Lösung kann unabhängig ein- oder ausgeschaltet werden. Ein*e HR-Admin kann zum Beispiel Travel Calendar- und SOS-Benachrichtigungen erhalten und gleichzeitig Business Travel-Benachrichtigungen deaktivieren.
Hinweis: Wenn eine Lösung nicht für Ihr Unternehmen aktiviert ist, ist die entsprechende Option ausgegraut und kann nicht ausgewählt werden.
Vorteile:
HR-Admins erhalten ausschließlich die E-Mail-Benachrichtigungen, die für sie relevant sind, und können Reiseanträge direkt aus diesen E-Mails überprüfen, genehmigen oder ablehnen. Das hält Arbeitsabläufe effizient und reduziert das E-Mail-Aufkommen – besonders hilfreich in Organisationen, in denen verschiedene Admins für unterschiedliche WorkFlex-Lösungen zuständig sind.