Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Administratoren und Assistenten, die lernen möchten, wie sie Mitarbeiterprofile innerhalb von WorkFlex verwalten und aktualisieren können. Egal, ob Sie das Profil eines Mitarbeiters vervollständigen oder bestehende Informationen bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten, um sicherzustellen, dass das Profil aktuell und vollständig ist.
Hinweis: Wenn Sie Ihr HRIS-System mit WorkFlex integriert haben, bearbeiten Sie bitte die Informationen direkt im HRIS-System, und sie werden automatisch in WorkFlex aktualisiert.
Bitte beachten Sie, dass die Synchronisierung nur in eine Richtung funktioniert. Änderungen, die in WorkFlex vorgenommen werden, werden nicht im HRIS-System widergespiegelt. Wenn Sie Informationen in WorkFlex ändern, wird dies während der nächsten Synchronisierung automatisch wieder auf die Informationen im HRIS-System zurückgesetzt.
1. Navigieren Sie zu Mitarbeiterverwaltung
Um das Profil eines Mitarbeiters zu verwalten, gehen Sie im linken Menü zu Mitarbeiterverwaltung. Wenn Sie ein Assistent sind, finden Sie dies unter Meine Reisenden. Verwenden Sie von dort aus die Suchfunktion, um den spezifischen Mitarbeiter zu finden, dessen Profil Sie aktualisieren möchten.
Sie können auch nach Mitarbeitern filtern, deren Profile nicht vollständig sind, indem Sie auf die Filter-Schaltfläche klicken und den Filter „Profil-Vervollständigungsstatus“ anwenden.
2. Zugriff auf das Profil
Sobald Sie den Mitarbeiter gefunden haben, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben seinem Namen. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie die Option Profil verwalten aus dem Menü, um fortzufahren.
Hinweis: Assistenten können nur die Profile von Mitarbeitern verwalten, die bereits ihre Zustimmung gegeben haben. Weitere Informationen zur Zustimmung finden Sie hier.
3. Überprüfen Sie auf fehlende Informationen
Wenn auf dem Profil Informationen fehlen, sehen Sie ein rosa Banner oben auf der Profilseite. Jedes Feld, das ausgefüllt werden muss, hat ein kleines rosa Warnzeichen daneben. Diese Indikatoren helfen Ihnen dabei, leicht zu erkennen, was aktualisiert werden muss.
4. Vervollständigen Sie die Profilabschnitte
Die Profilseite ist in 5 Abschnitte unterteilt, von denen jeder eine Reihe von Fragen enthält. Um einen Abschnitt zu vervollständigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Vervollständigen neben dem entsprechenden Abschnitt.
Füllen Sie die fehlenden Informationen aus und klicken Sie auf Speichern, sobald Sie fertig sind.
Wenn ein Abschnitt bereits ausgefüllt wurde, ändert sich die Schaltfläche von Vervollständigen zu Bearbeiten, sodass Sie bei Bedarf Updates vornehmen können.
5. Profilinformationen bearbeiten
Um bestehende Informationen im Profil eines Mitarbeiters zu bearbeiten, navigieren Sie zum entsprechenden Abschnitt und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
Nur für C-Level-Führungskräfte in Deutschland:
Wenn Sie die Informationen für eine C-Level-Führungskraft mit Gehaltsabrechnung in Deutschland ausfüllen, die keine Sozialversicherungsnummer hat, geben Sie bitte „00 000000 X 000“ in das Feld für die Sozialversicherungsnummer ein, damit wir die Sozialversicherungszertifikate entsprechend beantragen können.
6. Speicherung von Visa-Informationen in Mitarbeiterprofilen
Wir ermöglichen es, Visa-Informationen direkt in den Mitarbeiterprofilen zu speichern, um die Nachverfolgung und Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Sie können wichtige Visa-Details wie Visumtyp, Ausstellungsland und Ablaufdatum hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass das System genaue Informationen für laufende Risikobewertungen und Compliance-Zusammenfassungen enthält. Beachten Sie, dass dieses Feld optional ist, sodass Sie es basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens verwenden können.
Als HR-Admin, wenn Sie die Visa-Informationen eines Mitarbeiters aktualisieren müssen, folgen Sie diesen Schritten:
Navigieren Sie zum Abschnitt „Mitarbeiterverwaltung“.
Suchen Sie den Mitarbeiter.
Sobald Sie den Mitarbeiter gefunden haben, klicken Sie auf „Profil verwalten“, um auf die Profildetails zuzugreifen.
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rechtliche und Reiseunterlagen“, der Felder für Visa-Details enthält.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, um die Visa-Details des Mitarbeiters einzugeben.
6. Geben Sie die Visa-Details ein, einschließlich Visumtyp, Ausstellungsland und Visa-Gültigkeitsdaten (Start- und Enddatum) und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
Hinweis: Wenn der Mitarbeiter mehr als ein gültiges Visum hat, können Sie erneut auf + Neu klicken, um weitere Visa-Details hinzuzufügen.