In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie du über die WorkFlex-Plattform eine Anfrage für eine Arbeitsreise ins Ausland stellen kannst.
Wie werden deine Anfragen von WorkFlex bearbeitet?
WorkFlex bietet verschiedene Workflows zur Beantragung von Arbeit aus dem Ausland an. Der primäre Workflow, den die meisten unserer Kunden nutzen, sieht folgendermaßen aus:
Du stellst über WorkFlex eine Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland.
Dein Manager wird per E-Mail über die Anfrage benachrichtigt und kann sie genehmigen oder ablehnen.
ⓘ Dein Manager muss sich nicht bei WorkFlex einloggen. Durch Klicken auf einen Link in der E-Mail öffnet sich ein Browserfenster, in dem die Genehmigung oder Ablehnung vorgenommen werden kann.WorkFlex analysiert die Risiken basierend auf Deinen persönlichen Informationen und den Reisedetails und erstellt eine Risikobewertung.
Die HR-Admins werden über die hochgeladene Risikobewertung benachrichtigt und können sowohl Deine Anfrage als auch die Risikobewertung überprüfen. Basierend darauf können die HR-Admins die endgültige Genehmigung oder Ablehnung Deiner Anfrage erteilen.
Nach der endgültigen HR-Genehmigung implementiert WorkFlex alle notwendigen Compliance-Maßnahmen. Zusätzlich zu diesen Maßnahmen bietet WorkFlex auch Unterstützung und übernimmt die Haftung für alle genehmigten Reisen.
Wie Du eine Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland stellst
ⓘ Wichtig: Stelle sicher, dass Dein Profil vollständig und aktuell ist, bevor Du eine Anfrage einreichst.
Schritt 1: Eine neue Anfrage starten
Gehe zum Bereich "Meine Anfragen" und wähle "Reise beantragen" > "Workation", um eine neue Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland zu erstellen.
Schritt 2: Gib Deine Reisedaten ein
Wähle das Zielland aus und gib die Start- und Enddaten Deiner Reise an.
ⓘ Hinweis: Wenn Du das Arbeiten aus dem Ausland mit Urlaub kombinierst, gib in Deiner Anfrage den gesamten Zeitraum Deines Aufenthalts an.
Bei der Frage "Werden Sie während Ihres gesamten Aufenthalts arbeiten?":
Klicke auf "Ja", wenn Du an allen Werktagen arbeiten wirst. Das System berechnet automatisch Deine Arbeitstage.
Klicke auf "Nein", wenn Du nicht an jedem Werktag arbeiten wirst, und gib die tatsächliche Anzahl Deiner Arbeitstage manuell ein.
Anschließend klicke auf "Weiter", um fortzufahren.
Schritt 3: Beantworte die Anfragen-Fragen
Folge den Fragen im Anfrageformular und gib die erforderlichen Antworten.
Tipp: Klicke auf das "ⓘ"-Symbol, um zusätzliche Informationen zu jeder Frage zu erhalten.
Schritt 4: Überprüfen und einreichen
Überprüfe die Details Deiner Workation-Anfrage in der Zusammenfassung und setze die erforderlichen Häkchen. Wenn alles korrekt ist, klicke auf „Einreichen“, um Deine Anfrage abzuschließen.
Du kannst alle Deine Workation-Anfragen und zugehörigen Dokumente im Abschnitt "Meine Anfragen" unter "Workation" einsehen.
Dieser Abschnitt bietet auch einen Überblick über die Risikobewertung und den Genehmigungsstatus für jede Reise.
Schritt 5: Nach der Einreichung
Nach der Einreichung Deiner Anfrage wird WorkFlex sofort mit der Analyse von Compliance-Risiken beginnen. Eine Risikobewertung wird hochgeladen, und notwendige Compliance-Maßnahmen werden umgesetzt.
Durch Auswahl einer spezifischen Anfrage kannst Du auf alle reisebezogenen Informationen zugreifen, einschließlich:
Risikobewertung (Screenshot A)
Genehmigungsstatus (Screenshot B)
Deinen Workation-Saldo (Screenshot C)
Antragsbezogene Dokumente (Screenshot D)
Screenshot A: Risikobewertung
Screenshot B: Genehmigungsstatus
ⓘ Hinweis: Wenn Deine Anfrage über einen längeren Zeitraum auf Genehmigung oder Ablehnung wartet, wende Dich bitte an Deine HR-Administratoren.
Screenshot C: Dein Workation-Saldo
Screenshot D: Antragsbezogene Dokumente
ⓘ Tipp: Stelle sicher, dass Du offline auf Deine reisebezogenen Dokumente zugreifen kannst, indem Du sie vor Deiner Reise über die Download-Funktion "Alle herunterladen" herunterlädst.