In diesem Artikel führen wir Dich durch den Prozess der Geschäftsreise-Antragstellung auf der WorkFlex-Plattform.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Geschäftsreise-Antrag in der WorkFlex-Plattform zu erstellen:
Manuelle Einreichung: Du kannst den Antrag manuell auf der Plattform einreichen (Anleitung unten).
Buchungstool-Integration: Bei der Nutzung eines integrierten Buchungstools werden alle relevanten Daten automatisch an WorkFlex übertragen, das dann automatisch einen Antrag erstellt.
ⓘ Wichtig: WorkFlex erstellt automatisch nur Anträge basierend auf Zug- oder Flugbuchungen. Wenn Du ein Hotel buchst oder planst, mit dem Auto zu reisen, musst Du den Geschäftseise-Antrag manuell erstellen und einreichen (Anleitung unten).
ⓘ Hinweis: Stelle sicher, dass Dein WorkFlex-Profil vollständig ausgefüllt ist, und sei darauf vorbereitet, gegebenenfalls auf zusätzliche Fragen per E-Mail zu antworten.
Wie werden Deine Anträge von WorkFlex bearbeitet?
Einreichung des Reiseantrags: Unabhängig davon, ob Dein Antrag über die Buchungstool-Integration oder manuell erstellt wurde, beginnt WorkFlex mit der Bearbeitung nach der Einreichung.
Compliance-Risikoanalyse: WorkFlex analysiert die Reisedetails, um Compliance-Risiken zu identifizieren, und erstellt eine Compliance-Zusammenfassung.
Umsetzung von Compliance-Maßnahmen: Basierend auf der Risikoanalyse werden alle notwendigen Compliance-Maßnahmen umgesetzt. WorkFlex bietet außerdem Unterstützung und übernimmt die Haftung für alle genehmigten Reisen.
So beantragst Du eine Geschäftsreise manuell
ⓘ Wichtig: Stelle sicher, dass Dein Profil vollständig und auf dem neuesten Stand ist, bevor Du eine Anfrage einreichst.
Schritt 1: Neuer Antrag starten
Gehe zum Bereich „Meine Anfragen“ und wähle „Reise beantragen“ > „Geschäftsreisen“, um einen neue Geschäftsreise-Antrag zu erstellen.
Schritt 2: Reisedetails eingeben
Wähle das Zielland aus und gib die Start- und Enddaten Deiner Reise an. Klicke dann auf „Weiter“, um fortzufahren.
Hinweis: Für bestimmte Reiseziele können zusätzliche Fragen erscheinen (z.B. Belgien). Achte darauf, alle erforderlichen Fragen zu beantworten.
Schritt 3: Überprüfen und Einreichen
Überprüfe die Details Deiner Geschäftsreise in der Zusammenfassung. Setze die erforderlichen Häkchen (Du wirst zwei Kästchen sehen, falls eine Krankenversicherung in Deinem Paket enthalten ist). Sobald alles korrekt ist, klicke auf „Einreichen“, um Deinen Antrag abzuschließen.
Du kannst alle Deine Geschäftsreiseanträge und zugehörigen Dokumente im Bereich „Meine Anfragen“ unter „Geschäftsreise“ einsehen.
Schritt 4: Nach der Einreichung
Nach dem Einreichen Deines Antrags wird WorkFlex sofort mit der Analyse der Compliance-Risiken beginnen. Eine Compliance-Zusammenfassung wird hochgeladen und notwendige Compliance-Maßnahmen werden umgesetzt.
Indem Du eine spezifischen Antrag auswählst, hast Du Zugriff auf alle reisebezogenen Informationen, einschließlich der Compliance-Zusammenfassung und aller notwendigen Dokumente.
ⓘ Tipp: Stelle sicher, dass Du offline Zugriff auf Deine reisebezogenen Dokumente hast, indem Du sie vor Deiner Reise über die Download-Funktion herunterlädst.
