Bei WorkFlex bemühen wir uns, das Management von Mitarbeiter-Visa und die Sicherstellung der Compliance so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Mit unseren Visa-Diensten haben sowohl Mitarbeiter als auch HR-Admins die Kontrolle und Transparenz über Visadokumente sowie deren zugehörige Risikobewertung und Compliance-Zusammenfassungen.
Visa-Dokumenten-Upload
Visa-Dokumente werden auf die Plattform hochgeladen. Diese Dokumente sind in den Reisedetails zugänglich, sodass sowohl Mitarbeiter als auch HR die neuesten Informationen einfach einsehen können. Wenn ein neues Visum-Dokument hochgeladen wird, erhalten sowohl der Mitarbeiter als auch HR eine E-Mail-Benachrichtigung, die alle in Echtzeit informiert.
2. Aktualisierung des Risikostatus von Anfragen
Sobald ein Visum-Dokument hochgeladen wurde, aktualisiert WorkFlex automatisch die Risikobewertung und die Compliance-Zusammenfassung der Anfrage. Wenn visa-bezogene Probleme zuvor der alleinige Grund dafür waren, dass eine Anfrage als „Achtung/Attention“ oder „High Risk“ markiert wurde, passt das System den Anfragestatus automatisch auf „Abgeschlossen“ oder „Low Risk“ an. Ein Kommentar erscheint ebenfalls in der Anfrage, der darauf hinweist, dass die Risikobewertung basierend auf den neuen Visumdokumenten aktualisiert wurde. Dies stellt sicher, dass die Risikobewertung die aktuellsten Informationen widerspiegeln und der Prozess sowohl für Mitarbeiter als auch für HR-Admins vereinfacht wird.
3. Speichern von Visainformationen in den Mitarbeiterprofilen
Wir ermöglichen das Speichern von Visainformationen direkt in den Mitarbeiterprofilen, um eine einfachere Verfolgung und Compliance zu gewährleisten. Sie können wichtige Visadetails wie Visa-Typ, Ausstellungsland und Ablaufdatum hinzufügen. Dies stellt sicher, dass das System genaue Informationen für laufende Risikoanalysen und Compliance-Zusammenfassungen hat. Beachten Sie, dass dieses Feld optional ist, sodass Sie es je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens nutzen können.
4. So fügen Sie Ihre Visainformationen hinzu oder aktualisieren sie
Um Ihre Visainformationen hinzuzufügen oder zu aktualisieren, folgen Sie diesen einfachen Schritten:
1. Gehen Sie zu Ihrer Profilseite:
Klicken Sie auf Ihren Namen in der unteren linken Ecke des Bildschirms und wählen Sie „Profil“ aus dem Menü.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rechtliche und Reisedokumente“, der Felder für Ihre Visadaten enthält.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu, um Ihre Visadaten einzugeben.
4. Geben Sie Ihre Visadaten an
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, einschließlich Visa-Typ, Ausstellungsland und Gültigkeitsdaten des Visums (Beginn- und Enddatum), und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
Hinweis: Wenn Sie mehr als ein gültiges Visum haben, können Sie erneut auf + Neu klicken, um zusätzliche Visadaten hinzuzufügen.
5. Für HR-Admins:
Als HR-Admin, wenn Sie die Visainformationen für einen Mitarbeiter aktualisieren müssen, folgen Sie diesen Schritten:
Gehen Sie zum Bereich „Mitarbeiterverwaltung“.
Suchen Sie nach dem Mitarbeiter
Sobald Sie den Mitarbeiter gefunden haben, klicken Sie auf „Profil verwalten“, um auf die Profildetails zuzugreifen.
Von hier aus können Sie die gleichen Schritte wie ein Mitarbeiter befolgen, um dessen Visainformationen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Sobald Sie die Informationen eingegeben haben, werden sie in dem Profil des Mitarbeiters gespeichert und stehen für Risikobewertung und Compliance-Prüfungen zur Verfügung.