In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie als HR-Admin oder Assistent*inn Geschäftsreisen verwalten – einschließlich wann Sie Änderungen an einer Reise vornehmen können und wie Sie eine Reise bearbeiten, erneut einreichen oder stornieren.
Übersicht
Grundsätzlich können Sie eine Geschäftsreise jederzeit vor ihrem Start bearbeiten, neu planen oder stornieren – ohne Einschränkungen.
Sobald die Reise jedoch begonnen hat, sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich.
Hinweis!
Das Bearbeiten einer Geschäftsreise wird eine neue Anfrage-ID generieren, was bedeutet, dass ein neuer Credit/eine neue Reise entsprechend berechnet wird.
Die folgende Tabelle zeigt, wie HR-Admins und Assistent*innen Änderungen an Geschäftsreisen auf der WorkFlex-Plattform verwalten können – insbesondere beim Verlängern oder Verkürzen von Reisen – und wann der WorkFlex-Support eingebunden werden muss.
🕓 Reise verlängern
Szenario | Beispiel | Wer kann bearbeiten | Aktion |
Reise hat noch nicht begonnen | 01.11.25 – 15.11.25 (heute: 01.10.25) | HR-Admins, Assistenten, Reisende | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden |
Reise hat bereits begonnen (Enddatum liegt in der Zukunft oder ist heute) | 25.09.25 – 05.10.25 (heute: 01.10.25) | — | WorkFlex-Support kontaktieren |
Reise ist bereits beendet (Enddatum liegt in der Vergangenheit) | 25.09.25 – 29.09.25 | — | WorkFlex-Support kontaktieren |
✂️ Reise verkürzen
Szenario | Beispiel | Wer kann bearbeiten | Aktion |
Reise hat noch nicht begonnen | 01.11.25 – 15.11.25 (heute: 01.10.25) | HR-Admins, Assistierende, Reisende | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden |
Reise hat bereits begonnen (neues Enddatum liegt in der Zukunft oder ist heute) | 25.09.25 – 05.10.25 | — | WorkFlex-Support kontaktieren |
Reise hat bereits begonnen und ist abgeschlossen | 25.09.25 – 29.09.25 | — | WorkFlex-Support kontaktieren |
Wie man eine Geschäftsreise bearbeitet
Um Änderungen an einer Geschäftsreise vorzunehmen:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Seite mit den Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Anfrage bearbeiten“ aus dem Dropdown-Menü.
Nehmen Sie Änderungen an den Reisedaten oder den damit verbundenen Fragen vor.
Speichern Sie Ihre Änderungen, um die Bearbeitung abzuschließen.
Hinweis:
Wenn Sie eine Reise bearbeiten, werden alle vorherigen Informationen zu Ihrer Bequemlichkeit bereits vorausgefüllt.
Erneutes Einreichen einer Reise
Für Mitarbeiter:innen, die häufig dieselben Geschäftsreisen oder Workations unternehmen, bietet WorkFlex eine einfache Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, indem bestehende Reisen erneut eingereicht werden. Diese Funktion erstellt eine neue Reise auf Basis einer bestehenden, ohne dabei Änderungen an der ursprünglichen Reiseanfrage vorzunehmen.
Klicken Sie auf die Reiseanfrage, die Sie erneut einreichen möchten.
Klicken Sie im Dropdown-Menü unter Aktionen auf Duplizieren.
Sie werden zur Seite für die Reiseeinreichung weitergeleitet, auf der alle Reiseinformationen bereits vorab ausgefüllt sind.
Sie können das Datum oder andere Details nach Bedarf ändern.
Diese Option ermöglicht es, eine Reise schneller und einfacher einzureichen. Sie ist sowohl in der Assistant - als auch in der Mitarbeitendenansicht verfügbar - unabhängig vom aktuellen Reisestatus.
Wie man eine Geschäftsreise storniert
Als HR-Admin kannst du eine Geschäftsreise jederzeit und ohne Einschränkungen stornieren.
Um eine Geschäftsreise zu stornieren:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Seite mit den Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Stornieren“ aus dem Dropdown-Menü.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, um die Stornierung abzuschließen.
Bitte beachten: Das Stornieren einer vollständig verarbeiteten Geschäftsreise führt nicht zu einer Rückerstattung, da WorkFlex die erforderliche Dokumentenbearbeitung für die Reise bereits abgeschlossen hat.