Was ist ein „entsandter Arbeitnehmer“?
Ein „entsandter Arbeitnehmer“ ist ein Mitarbeiter, der von seinem Arbeitgeber vorübergehend in ein anderes Land entsendet wird (meist innerhalb desselben Unternehmens oder Konzerns). Der Begriff wird häufig im Zusammenhang mit der Europäischen Union (EU) verwendet und bezieht sich auf Situationen, in denen ein Arbeitnehmer aus einem EU-Mitgliedstaat von seinem Arbeitgeber in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsendet wird. Diese Entsendung ist in der Regel zeitlich begrenzt, meist für ein bestimmtes Projekt oder einen festgelegten Zeitraum.
Was ist die „Entsenderichtlinie“?
Die sogenannte „Entsenderichtlinie“ (engl. Posted Worker Directive, kurz PWD) ist eine EU-Richtlinie, die die Rechte von Arbeitnehmern schützt, die vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedstaat arbeiten. Sie soll faire Behandlung, gleiche Arbeitsbedingungen und den Schutz der Arbeitnehmerrechte gewährleisten – insbesondere in Bezug auf Vergütung, Arbeitszeiten sowie Gesundheits- und Sicherheitsstandards.
Die Richtlinie verpflichtet die Gastländer, lokale arbeitsrechtliche Vorschriften auf entsandte Arbeitnehmer anzuwenden, um Sozialdumping zu verhindern und faire Wettbewerbsbedingungen im europäischen Binnenmarkt sicherzustellen. Arbeitgeber müssen die Bestimmungen der Richtlinie einhalten, um das Wohl und die Rechte der entsandten Arbeitnehmer zu schützen und gleichzeitig faire Wettbewerbsbedingungen sowie die grenzüberschreitende Arbeitsmobilität zu fördern.
Folgende Rechte werden durch die PWD geschützt:
Arbeitsbedingungen:
Sicherstellung, dass entsandte Arbeitnehmer faire und gleiche Arbeitsbedingungen wie lokale Beschäftigte erhalten – insbesondere hinsichtlich Arbeitszeit, Ruhezeiten und Urlaubsansprüchen.
Vergütung:
Gewährleistung, dass entsandte Arbeitnehmer im Einsatzland denselben Lohn für dieselbe Arbeit erhalten.
Gesundheit und Sicherheit:
Sicherung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds entsprechend den Gesundheits- und Sicherheitsstandards des Gastlandes.
Soziale Sicherheit:
Schutz der Ansprüche entsandter Arbeitnehmer auf Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Renten.
Arbeitsrechte:
Wahrung grundlegender Arbeitsrechte, darunter Schutz vor Diskriminierung, Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen.
In welchen Ländern unterstützt WorkFlex bei PWD-Meldungen?
WorkFlex ist der einzige Anbieter, der PWD-Meldungen für alle 31 EU- und EFTA-Länder abwickeln kann. Unser Ziel ist es, diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Verfahren und Dokumentationsanforderungen unterscheiden sich jedoch stark zwischen den Ländern – und in einigen Fällen sogar zwischen Regionen oder Kantonen.
Dieser Artikel fasst unsere praktischen Erfahrungen zusammen, darunter:
✅ Eine Übersicht des PWD-Prozesses pro Land
📝 Besondere Anforderungen in Bezug auf Informationen und Dokumentation
🇪🇺 Europäische Union (EU) Länder
🇪🇺 Europäische Union (EU) Länder
Land | Wie & Wann einzureichen | Behörde & Bestätigung | Wichtige Anforderungen | Hinweise |
🇦🇹 Österreich | Online über das ZKO-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung hochgeladen, sobald eingereicht | Monatliches Gehalt, SSN und Krankenversicherer müssen angegeben werden; A1 erforderlich für Drittstaatenangehörige | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, sendet WorkFlex eine E-Mail an die Kunden auf Anfrage der Behörden; A1 muss für alle Staatsangehörigen bei der Inspektion verfügbar sein |
🇧🇪 Belgien | Online über das LIMOSA-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich (wird von WorkFlex bearbeitet); Standardarbeitszeit pro Woche: 38 Stunden | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein; PWD auch für Workations erforderlich. |
🇧🇬 Bulgarien | Online über nationales Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇭🇷 Kroatien | Per E-Mail, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung per E-Mail innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇨🇾 Zypern | Per E-Mail, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung per E-Mail innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | A1 muss dem zypriotischen Sozialversicherungsamt vorgelegt werden (wird von WorkFlex bearbeitet) | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, sendet WorkFlex eine E-Mail an die Kunden nach der PWD-Einreichung mit Anforderungen und Anweisungen |
🇨🇿 Tschechien | Online über das MPSV-SÚIP-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet); Arbeitsvertrag erforderlich bei Einreichung | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇩🇰 Dänemark | Online über das RUT-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | A1 sollte bei der Einreichung hochgeladen werden - PWD-Einreichung ist auch ohne möglich | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, kennzeichnen wir es als beantragt; A1 muss bei Folgeinspektionen verfügbar sein |
🇪🇪 Estland | Online über das TEIS-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇫🇮 Finnland | Online über das OSH-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇫🇷 Frankreich | Online über das SIPSI-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇩🇪 Deutschland | Online über das ZOLL-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇬🇷 Griechenland | Per E-Mail, vor Arbeitsbeginn | Regional; erste E-Mail-Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen, und Behördenbestätigung nach Erhalt hochgeladen | Eine separate Tabelle mit Gehalt muss zusammen mit der PWD eingereicht werden (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇭🇺 Ungarn | Online über das MVFF-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇮🇪 Irland | Per E-Mail, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung per E-Mail innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Entsandte Arbeiter müssen ihr wöchentliches Bruttogehalt bei der Einreichung angeben | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇮🇹 Italien | Online über das Cliclavoro-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Arbeitgeberprofil erforderlich (wird von WorkFlex bearbeitet); Angaben zur lokalen Kontaktperson erforderlich | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇱🇻 Lettland | Online über das VDI-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | A1-Nummer muss bei der Einreichung angegeben werden | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, wird eine Dummy-Nummer eingetragen mit dem Hinweis, dass es bald beantragt wird; A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇱🇹 Litauen | Online über das VDI-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Bestätigung über das Vorhandensein eines A1 ist erforderlich; Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, kennzeichnen wir es als erhalten; A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇱🇺 Luxemburg | Online über das e-Détachement-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | A1-Formular, Arbeitsvertrag und Dienstleistungsvertrag müssen bei der Einreichung vorgelegt werden; Aufenthaltserlaubnis erforderlich für Drittstaatenangehörige | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, sendet WorkFlex eine E-Mail an die Kunden, um es ins Dokumentcenter hochzuladen |
🇲🇹 Malta | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigungs-E-Mail innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Aufenthaltserlaubnis erforderlich für Nicht-EU-Staatsangehörige | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇳🇱 Niederlande | Online über das postedworkers.nl-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | A1-Bestätigung erforderlich; Arbeitgeberkontaktperson (wird von WorkFlex bearbeitet); Kontaktperson des Zielunternehmens (Kunde stellt bereit) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein; Zielunternehmen Kontaktperson muss die Benachrichtigung über ihr Konto akzeptieren |
🇵🇱 Polen | Per Post, vor Arbeitsbeginn | National; Formular innerhalb von 24 Stunden hochgeladen und Bestätigung nach Zustellung hochgeladen | Jahresgebühr pro Entität erforderlich (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇵🇹 Portugal | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇷🇴 Rumänien | Per E-Mail, mindestens 1 Tag vor Arbeitsbeginn | Regional; Bestätigung per E-Mail innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇸🇰 Slowakei | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇸🇮 Slowenien | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | — | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇪🇸 Spanien | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn - nur für Einsätze von mehr als 8 Arbeitstagen | Regional - Verfahren variieren je nach Region; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Spanisches digitales Zertifikat muss ausgestellt werden (wird von WorkFlex bearbeitet); Kontaktperson erforderlich (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇸🇪 Schweden | Online über das Arbetsmiljöverket-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet); Lokale Kontaktperson erforderlich (wird von WorkFlex bereitgestellt) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein |
🇪🇫 Europäische Freihandelsassoziation (EFTA) Länder
🇪🇫 Europäische Freihandelsassoziation (EFTA) Länder
Land | Wie & Wann einzureichen | Behörde & Bestätigung | Wichtige Anforderungen | Hinweise |
🇮🇸 Island | Online über das Vinnumálastofnun-Portal; vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Bestätigung über das Vorhandensein eines A1 erforderlich; Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | Wenn A1 nicht abgedeckt ist, kennzeichnen wir es als beantragt; A1 muss bei Folgeinspektionen verfügbar sein |
🇱🇮 Liechtenstein | Online über das EMS-Portal; für EU/EEA-Einsätze: vor Arbeitsbeginn; für CH/non-EU/EEA-Einsätze: mindestens 8 Tage vor Arbeitsbeginn | National; Einreichungsbestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen und Bestätigung nach Erhalt hochgeladen | Konto erforderlich pro Entität (wird von WorkFlex bearbeitet) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein; Servicebereitstellung auf 90 Tage pro Entität pro Kalenderjahr begrenzt; Änderungen oder Stornierungen können nur vor Arbeitsbeginn vorgenommen werden |
🇳🇴 Norwegen | Online-Portal, vor Arbeitsbeginn | National; Bestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen | Norwegische Org.-Nummer; D-Nummer für Kontaktperson & entsandte Arbeiter (wird vom Kunden bearbeitet); Sobald die Org.- und Kontaktpersonnummern verfügbar sind, erhält jeder Arbeiter ohne D-Nummer eine E-Mail mit schrittweisen Buchungsanweisungen und einer Checkliste mit erforderlichen Dokumenten für den Termin | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein; die D-Nummer des Arbeitnehmers kann nicht online erhalten werden, ein Termin mit der norwegischen Steuerbehörde muss im Voraus gebucht werden, und der Mitarbeiter muss persönlich erscheinen — vorzugsweise vor dem ersten Arbeitstag im Land |
🇨🇭 Schweiz | Online über das EasyGov-Portal, mindestens 8 Tage vor Arbeitsbeginn | Kanton; Einreichungsbestätigung innerhalb von 24 Stunden hochgeladen und Kantonbestätigung nach Erhalt hochgeladen | UID-Nummer; SSN und Gehalt des entsandten Arbeiters; Beginn des Aufenthaltstitels und Kopie des Reisepasses/ID für Drittstaatenangehörige erforderlich; Lokale Kontaktperson (wird vom Kunden bereitgestellt) | A1 sollte bei der Inspektion verfügbar sein; Servicebereitstellung auf 90 Tage pro Entität pro Kalenderjahr begrenzt; Änderungen oder Stornierungen können nur vor Arbeitsbeginn vorgenommen werden |
💡 Wichtige Erkenntnisse
PWD-Abdeckung: WorkFlex unterstützt PWD-Benachrichtigungen in allen 31 Ländern, in denen sie erforderlich sind. Benachrichtigungen werden innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt vollständiger Informationen eingereicht.
Vollmacht (POA): Eine gültige POA ist immer erforderlich, damit WorkFlex in Ihrem Namen handelt — auch wenn Ihr Unternehmen außerhalb des EWR oder der Schweiz ansässig ist.
Fragebogen: Stellen Sie sicher, dass der Fragebogen bei der Einreichung eines neuen Reiseantrags genau ausgefüllt wird. Jede Frage ist für die PWD-Registrierung verpflichtend.
Dokumente: Stellen Sie sicher, dass alle angeforderten Dokumente vollständig und pünktlich eingereicht werden. Fehlende oder unvollständige Dokumente verursachen Verzögerungen und zusätzliche Nachfragen der Behörde.
Einreichungszeitraum: Als allgemeine Regel verlangt WorkFlex, dass Anträge mindestens 3 Tage vor dem Startdatum eingereicht werden. Für verspätete Anträge fügen Sie bitte ein Ticket auf der Plattform hinzu oder kontaktieren Sie [email protected]
Durch die transparente Weitergabe dieser Anforderungen möchten wir Erwartungen managen und eine reibungslosere Zusammenarbeit gewährleisten.